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Tipps für ein effizientes Terminmanagement

Mit Online-Terminmanagement zu entspannteren Praxisabläufen

Praxisabläufe so zu optimieren, dass alle zufrieden sind, ist nicht immer einfach. Hinzu kommt, dass das Praxispersonal durch telefonische Terminvereinbarungen oder Rückfragen an das Telefon gebunden ist und in dieser Zeit keine anderen Aufgaben übernehmen kann. Ein digitales Terminmanagement kann hier für viel Entlastung sorgen. Wir zeigen, wie Online-Terminmanagement das Praxisteam, aber auch Patientinnen und Patienten zufriedener machen kann, und wie eine neue Funktion vor allem Gynäkologinnen und Gynäkologen die Terminvereinbarung erleichtert.

Viel Optimierungsbedarf bei der Terminvereinbarung

Für die meisten Patientinnen und Patienten ist ihr Anliegen dringend und soll umgehend berücksichtigt werden. In solchen Situationen wird die Terminorganisation für Praxen eine echte Herausforderung, denn natürlich wollen die meisten immer gleich und umfassend behandelt werden. Mitunter setzen Patientinnen und Patienten dabei vehement ihre Bedürfnisse durch. Hier läuft die Praxis jedoch Gefahr, dass kein planbarer Feierabend und keine Pausen mehr gewährleistet sind und die Termine anderer Patientinnen und Patienten nicht mehr verlässlich gelten. Daneben gibt es aber auch fachrichtungsspezifische Anforderungen, die beachtet werden müssen. So hat eine Hausarztpraxis andere Anforderungen an das Terminmanagement als eine dermatologische oder gynäkologische Praxis. Bleiben wir bei der gynäkologischen Praxis: Wie auch in anderen Arztpraxen gehören ein häufig klingelndes Praxistelefon und gut gefüllte Wartezimmer zum Praxisalltag. Hinzu kommen Akutfälle und wiederkehrende bzw. präventive Untersuchungen wie die Krebsvorsorge oder die Schwangerschaftskontrolle.

Terminmanagement digital unterstützen

Digitale Lösungen können dabei helfen, den Terminvergabeprozess für Patientinnen, Patienten und Praxisteam zu vereinfachen. Mit einem digitalen Terminmanagement kann die gesamte Terminplanung effizienter gestaltet werden. Ein Online-Terminmanagement kann die Anrufbelastung in der Arztpraxis erheblich reduzieren. Die Angestellten profitieren von einer nachweislichen Entlastung während der Sprechstundenzeiten und einem ruhigeren Arbeitsumfeld. Insbesondere junge Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben keine Zeit, in der Praxis anzurufen und vereinbaren Termine daher gerne außerhalb der telefonischen Erreichbarkeit. Die Online-Terminvergabe ist bei dieser Zielgruppe besonders gefragt.

Online-Terminbuchung und Terminerinnerung

Eine Online-Terminbuchung und automatisierte Terminerinnerungen führen zu einer spürbaren Arbeitserleichterung bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Arztpraxis. Aber nicht nur die Zufriedenheit des Praxispersonals wird gesteigert, auch Patientinnen und Patienten profitieren von diesem zusätzlichen Service. Der Anbieter CLICKDOC bietet hierbei folgende Möglichkeiten:

  • optimale Steuerung der Praxiskapazitäten für bestimmte Behandlungsarten durch intelligente Terminvergabe
  • einfache Arzt-zu-Arzt-Buchung
  • Steigerung der Patientenzufriedenheit durch zeitgemäße Online-Terminbuchung und optimale 24/7-Erreichbarkeit
  • Zeitersparnis im Praxisalltag durch automatischen elektronischen Versand von Dokumenten wie Anamnese- oder Aufklärungsbögen schon bei Terminvergabe
  • signifikante Reduktion von Terminausfällen
  • automatisierter Versand von Terminbestätigungen und -erinnerungen per SMS und E-Mail

Als digitale Kommunikationsplattform kombiniert CLICKDOC dabei modernen Patientenservice mit intelligenten Lösungen zur Entlastung des Praxisteams und sorgt damit für reibungslose Praxisabläufe. Neben der bereits beschriebenen Online-Terminbuchung und der automatischen Terminerinnerung stehen zudem eine Videosprechstundenlösung, ein App-Verordnungscenter für Digitale Gesundheitsanwendungen (DiGA) und die Möglichkeit, E-Rezepte per CLICKDOC-App zu verordnen, zur Verfügung.

Anwenderinnen und Anwender einer CGM-Praxissoftware wie CGM M1 PRO, CGM MEDISTAR, CGM TURBOMED und CGM ALBIS haben zudem die Möglichkeit, CLICKDOC KALENDER in ihre Praxissoftware zu integrieren. Für Gynäkologinnen und Gynäkologen bietet diese Anwendung eine besonders hilfreiche Funktion: die Anzeige der Schwangerschaftswoche (SSW). Der Schwangerschaftswochenzähler führt zu Zeitersparnis bei jeder Terminvergabe, indem die jeweilige Schwangerschaftswoche automatisch mitberechnet wird und im Kalender bei der Terminvereinbarung angezeigt werden kann. Auch in der Patientenübersicht ist die Schwangerschaftswoche immer direkt sichtbar. Möglich ist dies durch die tiefe Integration von CLICKDOC KALENDER in die jeweilige CGM-Praxissoftware. So ergibt sich eine optimale Interaktion zwischen der Karteikarte der Patientin bzw. des Patienten und dem Praxiskalender.

CLICKDOC übernimmt die Kosten für:
- die Konfiguration in Ihrer Praxis 
- die Schulung Ihres Praxisteams
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