Das Suchen hat ein Ende: So profitieren Praxen von einem digitalen Dokumentenarchiv

Mitarbeitende in Arztpraxen verbringen mindestens eine Stunde am Tag damit, an wichtige Informationen zu gelangen. Das zeigt die Studie von Vanson Bourne aus dem Jahr 2007. Auch wenn die Studie bereits etwas in die Jahre gekommen ist: Viel hat sich seither in Deutschland nicht getan. Auch heute verlieren Praxen noch wertvolle Zeit aufgrund von fehlendem Dokumentenmanagement. Gerade Arztpraxen sind aber auf einen reibungslosen Austausch von Informationen angewiesen. Mit einem digitalen Dokumentenarchiv können Patientenakten, Befunde, Rechnungen und Belege geordnet abgelegt und bei Bedarf schnell aufgerufen werden.

Faxe, Überweisungen oder Arztbriefe verschwinden schnell in den Untiefen dicker Ordner oder in Papierstapeln. Zum Wohle der Patientinnen und Patienten ist es insbesondere im Praxisalltag wichtig, dass Informationen nicht verloren gehen. Mit einem digitalen Dokumentenarchiv können Informationen bis zu 10-mal schneller gefunden werden. So kann sich das Praxisteam auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Statt eine Karteikarte händisch zu suchen, das Dokument herauszulegen und in den Behandlungsraum zu bringen, erscheint die gewünschte Information mit einem Klick am gewünschten Endgerät. Mit dieser Zeitersparnis können sich Ärztinnen, Ärzte und Personal ganz den Bedürfnissen der Patientinnen und Patienten widmen.

Ein digitales Archiv ist in der Regel rasch und einfach eingeführt und mit wenig Aufwand für das Praxisteam verbunden. Je nach Produktausprägung und Konfiguration durch den Servicepartner, werden im Praxisverwaltungssystem sogenannte Shortcuts, also Schnellstartfunktionen eingerichtet, die eine Bedienung einfach und unkompliziert machen.

So können Dokumente dort abgelegt werden, wo sie entstehen. Dieses „frühe Archivieren“ schafft einen immensen Zeitvorteil und integriert die Ablage in die täglichen Prozesse der Praxis. Moderne Dokumentenscanner sind eine große Hilfe: Sie können in einem Arbeitsschritt beidseitig scannen. Die Verknüpfung des gescannten Dokuments mit der Karteikarte im Praxisverwaltungssystem trägt zu einer vollständigen Patientendokumentation bei.

Nichts bleibt liegen, es bilden sich keine Dokumentenstapel und die Arbeitsabläufe werden insgesamt stressfreier. Auch Belege können sofort archiviert werden, sodass der Patient bzw. die Patientin die Originale gleich wieder mitnehmen kann. Ein Vorschaubild in der Karteikarte des Praxisverwaltungssystems zeigt an, um welches Dokument es sich handelt. Wenn etwas auf Anhieb nicht gefunden wird, hilft eine Volltextsuche, die das Objekt anhand eines Schlagwortes, eines Geldbetrags oder einer Lieferscheinnummer blitzschnell ausfindig macht.

Ein großes Plus: Vieles passiert automatisch im Hintergrund, z. B. das Archivieren aller gedruckten Belege. Bei der Auswahl des passenden Ablagesystems sollten Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber auf eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Arbeitsweise achten. Ein Testat von dritter Stelle sollte zu einer höheren Beweiskraft der so abgelegten Dokumente beitragen.

CGM PRAXISARCHIV ist besonders im Praxisteam beliebt. Dank der kurzen Einarbeitungszeit und der vielen automatischen Prozesse, fällt es leicht, den Überblick in der Praxis zu behalten. Durch die folgenden praktischen Programmfunktionen trägt CGM PRAXISARCHIV zu einer besseren Dokumentation in der Praxis bei.

• CGM PRAXISARCHIV easyFIND
  CGM PRAXISARCHIV easyFIND bietet Ihnen eine integrierte Volltextsuche. So finden Sie eingescannte Dokumente nicht mehr nur anhand von Patientennamen, Kategorien oder Archivierungsdatum wieder. Das spart eine Menge Zeit. Sie können auch nach jedem Schlagwort suchen, das im eingescannten Dokument vorkommt, sei es ein Fachbegriff, eine Bemerkung oder ein Geldbetrag. So können Sie sogar versehentlich falsch abgelegte Dokumente sehr schnell wiederfinden.
• CGM PRAXISARCHIV CLINICAL NOTES
  Mit CGM PRAXISARCHIV CLINICAL NOTES können Sie Informationen aus eingehenden Dokumenten jetzt noch schneller erfassen und somit wertvolle Zeit sparen. CLINICAL NOTES strukturiert die Inhalte für Sie sehr übersichtlich: Alle Informationen werden kategorisiert und für Sie im Dokument farblich markiert. Erhalten Sie sofort einen Überblick über den Zeitraum des stationären Aufenthalts sowie die Diagnosehistorie, Medikationshistorie, Laborhistorie und Blutdruckhistorie. Sie erhalten außerdem Vorschläge zu den entsprechenden ICD-10-Codes.
• CGM PRAXISARCHIV WEB
  Schnell mal ein Dokument oder eine Wundheilungsverlauf abfotografieren und patientenbezogen Archivieren: Mit dem neuartigen CGM PRAXISARCHIV WEB haben Sie auch über Ihr Tablet oder Ihren Laptop Zugriff auf Ihre archivierten Dokumente – jederzeit und überall. Zeigen Sie Ihren Patientinnen und Patienten die entsprechenden Dokumente ganz komfortabel am Tablet oder Notebook, während Sie die weitere Therapie mit ihnen besprechen. Erfassen Sie so sehr schnell wichtige Dokumente oder schießen Sie ein Foto. Dabei bleiben Sie flexibel und unabhängig von einem festinstallierten Arbeitsplatz.