Tschüss-Excel!
Zukunftssichere Dienstplanung mit CGM SOZIAL HRM

Beim Trägerverein Theresien Kinder- und Jugendhilfezentrum und St. Josephshaus e.V.
 

Gesetzliche Pflicht als Wendepunkt: 
Von der Eigen- zur Profi-Lösung

Mit der neuen gesetzlichen Pflicht zur rechtssicheren Arbeitszeiterfassung war für den Trägerverein Theresien Kinder- und Jugendhilfezentrum und St. Josephshaus e.V. klar: Die selbst entwickelte Excel- Lösung hat ausgedient. Rund 50 Organisationseinheiten, das komplexe AVR-C-Tarifwerk der Caritas und individuelle Betriebsvereinbarungen mussten nun transparent, nachvollziehbar und rechtskonform abgebildet werden. 

Geschäftsführer Frank Wiedenmann resümiert: „Die Eigenlösung hat lange gut funktioniert, ist aber heute weder skalierbar noch rechtssicher.“ Zwei zentrale Ziele standen im Fokus: Die Zeiterfassung sollte für alle Einrichtungen rechtssicher sein, und das AVR-C-Tarifwerk verlässlich als Basis für Planung und Abrechnung im System hinterlegt werden. Damit war klar, dass es eine professionelle Lösung braucht und einen Partner, der tarifliche Logiken wirklich versteht. Nach der Prüfung verschiedener Anbieter, die den AVR-C-Tarif grundsätzlich abbilden konnten, überzeugte die Lösung von CompuGroup Medical (CGM). Ein großer Pluspunkt dabei war das moderne webbasiertes Design und die intuitive Handhabung.

Maßgeschneiderte Umsetzung mit CGM

Gemeinsam mit CGM wurde ein präzises Pflichtenheft erstellt: Die vielfältigen Arbeitsrealitäten in 50 Organisationseinheiten, komplexe Zuschlags- und Mehrarbeitsregelungen im AVR-C sowie individuelle Betriebsvereinbarungen und teils divergierende Positionen der Mitarbeitervertretungen erforderten eine maßgeschneiderte Umsetzung. 

„Das war definitiv kein Projekt von der Stange“, betont CGM-Berater Oliver Herrmann und unterstreicht damit den hohen Anspruch des Vorhabens. 

Besonders komplex war unter anderem die transparente Darstellung spezieller Stundenkontingente, die zunächst sichtbar gemacht und anschließend gezielt auf individuelle Konten gebucht werden sollten. Auch die Abbildung von Feiertagszuschlägen mit Split-Logik stellte hohe Anforderungen, da ein Teil als Zeitausgleich und ein Teil zur Auszahlung vorgesehen ist und beides sauber sowie rechtssicher im System hinterlegt sein musste. Hinzu kamen einrichtungsspezifische Regelungen, die flexible Sonderlösungen erforderlich machten.

Gefordert war und ist eine intelligente, hochdynamische Systemlogik, die sich durch eine enge und kontinuierliche Abstimmung aller Beteiligten immer wieder neu justiert, um den vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden und eine reibungslose, transparente Umsetzung sicherzustellen.

Zwischen Euphorie und Realität

Wie viele Digitalisierungsprojekte begann auch dieses mit positiver Aufbruchstimmung und durchlief anschließend eine Phase der Ernüchterung. Neue Masken, neue Prozesse und neue Denkmuster führten im Alltag zu Detailfragen, die im Konzept noch theoretisch gewirkt hatten. 

Entscheidend war jedoch, dass der Dialog zwischen den Projektpartnern nie abriss. Rückmeldungen wurden ernst genommen, Konfigurationen nachgeschärft und Sonderfälle fachlich korrekt sowie praxistauglich modelliert.

Spürbare Effekte im Alltag

Auch wenn noch nicht alle Potenziale ausgeschöpft sind, zeigen sich bereits deutliche Verbesserungen im Arbeitsalltag. Die Zeiterfassung ist heute rechtssicher aufgestellt, das AVR-C-Tarifwerk wird präzise im System abgebildet und manuelle Nacharbeiten sind signifikant reduziert. Zeitkonten sind transparent geführt, Mehrarbeitsregelungen klar strukturiert, Rückfragen nehmen ab und Auswertungen stehen schneller zur Verfügung. 

Die konkrete Zeit- und Kostenersparnis ist bislang nicht in Euro messbar aber im Arbeitsalltag deutlich spürbar. Mit jeder korrekt durchgeführten Abrechnung wächst die Akzeptanz im Team.

Der Blick nach vorn

Derzeit nutzt der Trägerverein Theresien Kinderund Jugendhilfezentrum und St. Josephshaus e.V. rund 60 bis 70 Prozent der HRM-Funktionalitäten. Ein starker Wert und zugleich der Ausgangspunkt für die nächsten Schritte. Perspektivisch sollen weitere Organisationseinheiten angebunden und die Automatisierung in Abrechnung und Zeitkonten ausgebaut werden. Zudem ist geplant, die Lösung zu einer integrierten CGM SOZIAL Suite mit P&D und TOPSOZ zu erweitern. 

Die Vision ist klar. Maßnahmen werden geplant, Zeiten mobil gebucht, Leistungen dokumentiert und sämtliche Daten fließen automatisiert in Dienstplanung, Abrechnung und Zeitkonten zusammen. Oder, wie es intern heißt, „Dann wird wirklich ein Schuh draus.“

Der Trägerverein Theresien Kinder- und Jugendhilfezentrum und St. Josephshaus e.V. hat damit nicht einfach ein neues Werkzeug eingeführt, sondern ihr Personalmanagement strategisch weiterentwickelt. Mit Mut zur Veränderung, tariflicher Präzision und einem Partner, der bereit ist, auch komplexe Wege konsequent mitzugehen.