Erfolgreiche Implementierung der CGM SOZIAL Suite

Ein Gespräch mit Sonja Rau, Projektleiterin Lebenshilfe Vaihingen-Mühlacker e.V., über Herausforderungen und Perspektiven

Ausgangssituation und Motivation 

Die Lebenshilfe Vaihingen-Mühlacker e.V. ist Träger von 2 Wohnheimen, einer Außenwohngruppe, dem Bereich ambulant betreutes Wohnen, 2 Kindergärten und dem Bereich Offene Hilfen. Die Organisation mit rund 90 Mitarbeitenden, stand vor der Herausforderung, ihre bestehenden Softwarelösungen zu modernisieren. Das bisherige System deckte zwar Bereiche wie Dienstplanung, Zeiterfassung, Stammdatenverwaltung, Abrechnung und Dokumentation ab, war aber technologisch überholt und nicht BTHG-konform. Zentrale Funktionen wie digitale Anbindungen für E-Mail-Kommunikation, automatisierte Rechnungsprozesse und moderne Schnittstellenintegration fehlten. In einer ausführlichen Evaluierungsphase kamen die Systeme mehrerer Anbieter auf den Prüfstand. Die CGM SOZIAL Suite überzeugte durch ihre Flexibilität, vielfältige Anwendungsmöglichkeiten und die nahtlose Integration der Lösungen. Die fachliche Kompetenz der CGM-Mitarbeitenden spielte zudem eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für CGM.

CGM SOZIAL TOPSOZ bringt Effizienz-Schub in Stammdatenpflege und Abrechnung

Die Lebenshilfe Vaihingen-Mühlacker e.V. setzte für die erfolgreiche Einführung der CGM SOZIAL Suite auf ein Key-User-Konzept: Ein ausgewähltes Team wurde geschult und bildete anschließend die Kolleginnen und Kollegen weiter. „Dieses Vorgehen war ein Garant für die Akzeptanz und den reibungslosen Rollout“, erklärt Sonja Rau. So konnte eine schnellere und reibungslosere Implementierung in der Breite realisiert werden. Die Einführung erfolgte in mehreren Phasen. Ein bedeutender Meilenstein war der Produktivstart von CGM SOZIAL TOPSOZ und der Finanzbuchhaltung. Diese ermöglichen nun die präzise und effiziente Abrechnung neuer Vergütungsstrukturen sowie eine erhebliche Zeitersparnis durch vereinfachte Stammdatenpflege.

 

„Bärenstark“ im Kontext BTHG

TOPSOZ punktet auch bei der Umsetzung der BTHG-Anforderungen. Die Einführung eines individuell erstellten Leistungskataloges ermöglicht einfach und übersichtlich die Abbildung aller gesetzlichen Abrechnungsmodalitäten. Mit TOPSOZ konnte die Umsetzung der neuen Vergütungsstrukturen (Abrechnung nach Leistungsmodulen und teilhabeorientierten Leistungen) erfolgreich realisiert werden. Darüber hinaus ermöglicht TOPSOZ eine schnelle und fehlerfreie Abrechnung per Knopfdruck. Ein weiterer Gewinn: Sobald neue Vergütungsvereinbarungen mit Landkreisen oder anderen Kostenträgern abgeschlossen werden, können die erforderlichen Änderungen direkt komfortabel im System hinterlegt werden. Korrekturabrechnungen werden automatisch erstellt.

„Mit TOPSOZ können wir wesentlich schneller abrechnen“, obwohl die neuen BTHG-Anforderungen die Prozesse deutlich anspruchsvoller gemacht haben,“ resümiert Sonja Rau.

Intuitive Benutzeroberfläche und präzise Planung

Die Einführung von CGM SOZIAL P&D (Planung und Dokumentation) für alle 90 Mitarbeitenden der Lebenshilfe kann, Dank der vorausgegangenen, sorgfältigen Stammdatenpflege, als großer Erfolg gewertet werden. Die Mitarbeitenden konnten nach dem Go-live dank der intuitiven und leicht zugänglichen Benutzer-Oberfläche sofort produktiv mit dem System arbeiten. 

Ein weiterer Mehrwert resultiert aus dem Controlling -Tool DS, das eine vertiefte Kostenanalyse und präzisere Planungsprozesse ermöglicht. Hierbei betonte Sonja Rau insbesondere die einfache Handhabung von Umlagen und Abgrenzungsbuchungen. 

FAME wurde für die digitale Klienten- und Personalaktenführung eingeführt. Erste Erfolge konnte man bereits beim Klientenakten-Management erzielen – mit einer umfassenden und strukturierten digitalen Aktenführung. 

Während die Basisfunktionen in Betrieb genommen wurden, befindet sich die Lösung insgesamt noch in einer frühen Ausbaustufe. Geplant ist, FAME mit den Monaten und Jahren weiter auszubauen, um das digitale Aktenmanagement vollständig zu integrieren und die Vorteile der Digitalisierung in diesem Bereich weiter zu nutzen.

Effizienzsteigerungen und Mehrwerte im Überblick

Das Zusammenspiel von TOPSOZ, P&D, FAME und DS ermöglicht nun eine ganzheitliche Betrachtung und Steuerung der Organisation. Viele vormals getrennte Prozesse sind in einer Suite zusammengeführt, wodurch Redundanzen eliminiert und Schnittstellenprobleme deutlich reduziert wurden. Dies lässt einen nahtlosen Übergang zwischen Dokumentation, Controlling und Abrechnung zu.

„Sonja Rau hat mit ihrer Weitsicht und ihrem Engagement den digitalen Wandel bei der Lebenshilfe Vaihingen-Mühlacker e.V. entscheidend geprägt. Ihr vertrauensvoller und authentischer Führungsstil hat das gesamte Projekt zu einem besonderen Erfolg gemacht.“ Simone Sieber, CGM SOZIAL

Nachhaltigkeit und Perspektiven

Die Lebenshilfe ist mit der Einführung der CGM SOZIAL Suite ein entscheidender Schritt in die digitale Zukunft gelungen. Prozesse sind schneller, effizienter und präziser geworden. Die Zeitersparnis, die nun durch automatisierte Abrechnungen und eine zentrale Stammdatenpflege erzielt wird, gibt dem kleinen, aber hochmotivierten Verwaltungsteam den Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Menschen einzubinden.

Ein Blick in die Zukunft

Die Lebenshilfe Vaihingen-Mühlacker e.V. sieht in der weiteren Digitalisierung erhebliche Chancen. Die Organisation plant die Einführung mobiler Lösungen, etwa über Tablets, um Mitarbeitenden im Außeneinsatz Zugriff auf relevante Daten zu ermöglichen. Außerdem verschiedene Workflows wie die digitale Eingangs- und Ausgangsrechnung. Und ganz grundsätzlich die weitere Optimierung der vorhandenen Module.

Bilanz

Die Einführung der CGM SOZIAL Suite bei der Lebenshilfe Vaihingen-Mühlacker e.V. ist eine Erfolgsgeschichte, die zeigt, was leistungsfähige Software, Engagement, Expertise und Teamarbeit bewirken können. Sonja Rau hat ein System aufgebaut, das so viel mehr ist als nur eine neue IT-Landschaft. Es ist ein ganzheitliches System, das dazu beiträgt, den Alltag der Mitarbeitenden zu erleichtern und die Versorgung der Klienten noch besser zu gestalten. 

Besonders beeindruckend findet Sonja Rau die Stabilität und Anwenderfreundlichkeit von CGM SOZIAL: „Mit CGM SOZIAL haben wir ein stabiles und anwenderfreundliches System implementiert, das unseren Arbeitsalltag spürbar erleichtert. Es ist schön zu sehen, wie unsere Mitarbeitenden – ob im Büro oder im Außeneinsatz – zuverlässig und intuitiv auf alle relevanten Daten zugreifen können – ein echtes Plus für unser ganzes Team und die Versorgung unserer Klienten“ so Sonja Rau.

Die Lebenshilfe Vaihingen-Mühlacker e.V., eine anerkannte Organisation im Bereich sozialer Hilfe für Menschen mit geistiger Behinderung, hat sich für die Einführung der CGM SOZIAL Suite entschieden. Sonja Rau, Projektleiterin der Lebenshilfe, gibt im Interview spannende Einblicke in den Transformationsprozess – von den Herausforderungen und Erfolgen bis hin zu Zukunftsaussichten.