Umstieg mit Augenmaß – Wie eine Praxismanagerin den Wechsel zu CGM XDENT vorantreibt

Die Zahnarztpraxis von Dr. Marcus Wilberg gehörte zu den ersten Pilotpraxen, die gemeinsam mit dem Entwicklungsteam den Umstieg von CHREMASOFT auf die Cloudlösung CGM XDENT begleitet haben. Jutta Böttcher, Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis, hat den Wechsel deshalb bewusst in Etappen geplant. Ein vorsichtiges, strukturiertes Vorgehen, das gut zu ihrer Arbeitsweise passt. So kann sie Veränderungen anstoßen, ohne den Praxisalltag aus dem Gleichgewicht zu bringen.

Seit mehr als 30 Jahren ist sie Teil der Praxis und seit zwei Jahrzehnten das organisatorische Rückgrat am Empfang. Terminvergabe, Abrechnung, Koordination: Bei ihr laufen die Fäden zusammen. Entsprechend groß war ihre Verantwortung, als es um die Einführung einer neuen Praxissoftware ging.

Ihr erster Eindruck war eindeutig: „Es ist strukturierter. Die Maske ist wesentlich schöner aufgebaut.“ Ein Satz, der bereits zeigt, worauf es im Alltag ankommt: Übersichtlichkeit und klare Abläufe.

Vom „Old School“-Terminbuch zur digitalen Organisation

Der Wechsel kam nicht aus einer akuten Not heraus, sondern aus der Überzeugung, dass es langfristig eine neue Lösung braucht. „Wenn nicht jetzt, wann dann? Es ist nie der richtige Zeitpunkt“, beschreibt Jutta Böttcher ihre Entscheidung.

Ein sichtbares Zeichen des Umbruchs: Das klassische Terminbuch hat ausgedient. Seit Jahresbeginn arbeitet die Praxis vollständig digital und wird durch den integrierten CLICKDOC-Kalender unterstützt. Für Jutta Böttcher ist das ein echter Fortschritt, vor allem im täglichen Umgang mit Patientenanfragen. Termine lassen sich schneller finden, verschieben und organisieren.

Gerade in einer Praxis mit hoher Auslastung und personellen Engpässen zählt jede eingesparte Minute. Die Möglichkeit, Termine direkt digital zu verwalten oder sie perspektivisch online buchen zu lassen, reduziert den Aufwand spürbar – insbesondere am Telefon.

Schritt für Schritt zur Routine

Der Umstieg erfolgte parallel zum laufenden Praxisbetrieb und zunächst auch parallel zum alten System. Das bedeutete zwar doppelte Arbeit, ermöglichte aber auch einen direkten Vergleich.

Typische Herausforderungen blieben dabei nicht aus. Vor allem die Datenübernahmen aus dem Altsystem sorgten anfangs für Mehraufwand, etwa wenn Patienten oder Krankenkassen doppelt angelegt waren. Inzwischen sind diese Themen bereinigt und die Praxis hat deutliche Fortschritte gemacht.

Unterstützung bekommt sie dabei vom CGM-Team, das sich bei Bedarf direkt auf das System aufschaltet und Lösungen schnell umsetzt. Gleichzeitig erarbeitet die Praxis vieles selbstständig – oft auch außerhalb der Praxiszeiten. Ein Ansatz, der zu ihrer Arbeitsweise passt: ausprobieren, verstehen, optimieren.

Intuitiv und nah am Praxisalltag

Ein wesentlicher Vorteil von CGM XDENT ist aus ihrer Sicht, dass sich viele Funktionen von selbst erschließen. „Viele Funktionen sind selbsterklärend“, beschreibt Jutta Böttcher ihre Erfahrung.

Gerade in der Abrechnung und Behandlungsplanung zeigen sich praktische Verbesserungen. Leistungen werden übersichtlich dargestellt und mögliche Abrechnungspositionen direkt vorgeschlagen. Auch die Gestaltung von Rechnungen empfindet sie als moderner und klarer strukturiert als im bisherigen System.

Hinzu kommt die Flexibilität einer cloudbasierten Lösung: Auf wichtige Funktionen kann bei Bedarf auch außerhalb der Praxis zugegriffen werden. Ein Aspekt, der im Alltag zusätzliche Spielräume schafft.

Mehr Überblick für die Praxissteuerung

Neben den Abläufen am Empfang spielt auch die Auswertung eine wichtige Rolle – vor allem für den Praxisinhaber Dr. Marcus Wilberg. Bereits im alten System waren Statistiken ein zentrales Instrument zur Steuerung.

Auch mit CGM XDENT bleibt diese Transparenz erhalten. „Die Statistiken in CGM XDENT sind übersichtlich aufgebaut. Mein Chef kann sich einfach anschauen, was wir in der Woche oder im Quartal gearbeitet haben – das funktioniert einwandfrei.“

Damit lassen sich Entwicklungen schnell erkennen und Entscheidungen fundiert treffen – ein Aspekt, der im laufenden Praxisbetrieb zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Ein klarer Rat aus der Praxis

Was würde Jutta Böttcher anderen Praxen raten, die vor einer ähnlichen Entscheidung stehen? Ihre Antwort kommt ohne Zögern: „Mach es.“ Ihr Rat lautet, den Wechsel aktiv anzugehen und keine Scheu vor neuen Systemen zu haben. Viele Funktionen sind intuitiv aufgebaut, und es lässt sich nichts „kaputtklicken“.