Tipps & Tricks: 
Daten in die ePA einstellen - so geht's in CGM TURBOMED

Spätestens seit dem 1. Oktober ist die „ePA für alle“ in den Praxisalltag eingezogen und wird nun immer mehr zum integralen Bestandteil der medizinischen Dokumentation in Deutschland. Um diese Umstellung für alle so reibungslos wie möglich zu gestalten, haben wir Ihnen bereits zahlreiche Informationen und Videoanleitungen bereitgestellt und verschiedene Online-Seminare angeboten. Diese finden Sie auf unserer Website cgm.com/epafueralle. Selbstverständlich möchten wir Sie auch weiterhin bei der Einführung und optimalen Nutzung der ePA in Ihrem CGM TURBOMED unterstützen. 

Erfahren Sie heute zum Beispiel, wie Sie Daten in die ePA einstellen können.

In Ihrem [ePA-Center] können Sie alle verfügbaren Dokumente, die in die elektronische Patientenakte hochgeladen werden können, einsehen und verwalten. Das [ePA-Center] besteht aus den Reitern [Dokumentenliste], [Medikationsliste], [Metadaten], [Einstellungen] und [ePA FAQ].

Für das Einstellen von Dokumenten in die ePA bleiben Sie im Reiter [Dokumentenliste].

Über die Dokumentenliste können komfortabel alle zulässigen Dateieinträge in die elektronische Patientenliste hochgeladen werden. Diese Dokumentenliste kann direkt aus dem Patientendesktop und der Karteikartenansicht heraus über den Menüpunkt [Verwalten / elektronische Patientenakte (ePA) / Dokumentenliste des Patienten öffnen] aufgerufen werden.

Alternativ kann der Aufruf auch via ePA-Icon durchgeführt werden:

Die Dokumentenliste erfasst alle ePA-kompatiblen Dokumenteneinträge aus der Karteikarte des zurzeit geöffneten Patienten und zeigt diese zur Auswahl an. Über die Filter können bequem die Einträge entsprechend angezeigt bzw. ausgeblendet werden. Über den Zeitraum „von“ und „bis“ kann die Menge der angezeigten Daten gesteuert werden.

Die entsprechenden Metadaten für das jeweilige Dokument können auf der rechten Seite angepasst werden. Im Reiter [Metadaten] können Sie die Dokumentenarten und -klassen, die Sie häufig nutzen, als Favoriten markieren. Diese werden nach dem erneuten Öffnen des ePA-Centers dann in den Drop-down-Auswahllisten mit einem Sternchen markiert und an den Anfang der Liste gesetzt. Die Voreinstellungen zu den Angaben des Behandlers, die unter dem Menüpunkt [Sonstiges / Wartung / CGM ePA / Voreinstellungen Arzt] gesetzt wurden, werden genutzt, um die Metadaten zur Institution sowie den Behandler und Einsteller des Dokuments entsprechend vorauszufüllen. Personen und Institution werden anhand der Angaben im Karteikarteneintrag abgeleitet.

Wird ein PDF-Dokument, das nicht dem PDF/A-Format entspricht, aus der Dokumentenliste hochgeladen, so wird darauf hingewiesen und eine Konvertierung des Dokuments angeboten. Bei Bestätigung über den Button [Ja] erfolgt die Konvertierung und das Dokument wird in die elektronische Patientenakte des aktuellen Patienten hochgeladen.

Hinweis:

Enthält das PDF-Dokument Formularfelder, verwenden Sie am besten den Konverter in der Karteikarte und das Format PDF/A-1B. Laden Sie anschließend das konvertierte Dokument hoch.

Für jedes hochladbare Dokument kann ein Widerspruch gesetzt werden, um ein Hochladen in die elektronische Patientenakte zu verhindern. Über den Button [Widerspruch setzen] kann dieser gesetzt werden, was am Status des markierten Dokuments ersichtlich ist.

Wird versucht, ein widersprochenes Dokument hochzuladen, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Durch Klicken des Buttons mit dem Icon einer Mülltonne kann der Widerspruch jederzeit wieder zurückgezogen werden. Nun ist ein Upload des Dokuments möglich.

Hochgeladene Dokumente besitzen den Status „hochgeladen“, aus der ePA importierte Dokumente den Status „heruntergeladen“.

Folgende Statusarten sind in der Dokumentenliste für die einzelnen Dokumente zu finden:

• hochgeladen
• heruntergeladen
• vorbereitet
• in Bearbeitung
• widersprochen

Zur schnellen Steuerung innerhalb des ePA-Centers per Tastatur wurden folgende Steuerungsbefehle implementiert:

Tastenkürzel zur direkten Steuerung der Buttons:

Bei der Ausstellung einer eAU wird die Ausfertigung des Versicherten automatisch in die elektronische Patientenakte des Patienten hochgeladen. Dies geschieht unmittelbar und wird über eine Hinweis-Meldung dargestellt.

Im Fall eines Fehlers oder bei sonstigen Problemen werden Sie ebenfalls mit einer Warnmeldung informiert:

Hierbei ist zu beachten, dass für diesen automatischen Vorgang die Zustimmung des Patienten zum Hochladen von Dokumenten mit sensiblen Informationen vorliegen und in CGM TURBOMED dokumentiert sein muss. Diese Zustimmung kann in den Einstellungen der ePA zum Patienten (Doppelklick auf das ePA-Desktop-Icon) erfasst werden. Zudem muss im Reiter [Einstellungen] im ePA-Center der automatische Upload von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für den jeweiligen Patienten aktiviert sein.