Spezialisieren statt migrieren – der Solinger Weg mit AESCUDATA

Wenn ein Klinikum seine IT-Landschaft auf SAP S/4HANA umstellt, scheint der Weg oft vorgezeichnet: alles migrieren. Das Städtische Klinikum Solingen hat sich für einen anderen Weg entschieden – und die Apotheke bewusst außen vor gelassen. Statt sie in die S/4HANA-Migration zu integrieren, setzt das Klinikum mit CGM AMOR und CGM MUSE von AESCUDATA auf eine spezialisierte Fachlösung. 
Die vorliegende Entscheiderreferenz basiert auf einem Interview mit Frank Kriege, Leiter Informations- und Medizintechnik am Klinikum. 
 

Eine Apotheke im Wandel 

Rund 658 Betten, über 1.900 Mitarbeitende, mehr als 60.000 Patientinnen und Patienten jährlich – das Städtische Klinikum Solingen befindet sich mitten im Wandel. Parallel zum Neubau eines Bettenhauses mit Hubschrauberlandeplatz treibt das Haus auch seine IT-Transformation voran. 

Früh im Fokus: die Apotheke. Mit einem Wechsel in der Leitung gerieten etablierte Prozesse auf den Prüfstand – bei Stammdaten, Dokumentation und Prozessbeschreibungen zeigte sich Potenzial für die Korrektur bekannter Schwachstellen und mehr Standardisierung. Gleichzeitig wuchsen die Ansprüche an Nachvollziehbarkeit: Abläufe sollten eindeutig beschrieben, Verantwortlichkeiten klar zugeordnet und jederzeit prüfbar sein. Die IT-Transformation wurde so zum Anlass, die Apotheke als Ganzes neu zu denken – Prozesse, Organisation und Systemunterstützung gemeinsam. 
 

Die Grundsatzfrage: SAP oder Speziallösung? 

Im Zuge der S/4HANA-Planung stellte sich eine strategische Frage: Materialwirtschaft und Apotheke innerhalb der SAP-Landschaft weiterentwickeln – oder eine spezialisierte Fachlösung nutzen? 

Beide Wege waren technisch möglich. Eine Lösung innerhalb von SAP hätte jedoch eine umfassende Überarbeitung bestehender Strukturen bedeutet, eingebettet in ein bereits ambitioniertes Transformationsprogramm. Für Frank Kriege ging es dabei weniger um die grundsätzliche Leistungsfähigkeit der Systeme als um die konkrete Passung: Welche Lösung deckt die benötigten Prozesse bereits ab? Wie schnell entstehen nachvollziehbare, prüfbare Abläufe? Und mit welchem Aufwand? 

Die Antwort fiel gegen eine vollständige SAP-Integration und für CGM AMOR und CGM MUSE aus. 
 

Warum CGM AMOR? 

Den Ausschlag gab eine Kombination aus drei Faktoren. Erstens: Erfahrung. Die neue Apothekenleitung kannte CGM AMOR bereits aus einem früheren Haus – inklusive der darin abgebildeten Apothekenprozesse. Zweitens: Tiefe. AMOR deckt die spezifischen Abläufe einer Krankenhausapotheke durchgängig ab – von Bedarfsermittlung und Bestellung über Lagerhaltung und Herstellung bis zur Dokumentation und Übergabe an nachgelagerte Systeme. Drittens: Geschwindigkeit. Viele apothekenspezifische Prozesse liegen in AMOR bereits als etabliertes Modell vor. Solingen musste sie nicht neu entwickeln, sondern nur anpassen. 

Auch Frank Kriege, der AMOR aus anderen Krankenhausprojekten kannte, ordnet die Entscheidung so ein: Vieles ließe sich grundsätzlich auch in einem ERP-System abbilden – nur eben mit erheblichen zusätzlichem Konzeptions- und Anpassungsaufwand, den Solingen sich in diesem Projekt sparen wollte. 
 

Die Umsetzung: Die Apotheke macht den Anfang 

Das Klinikum geht schrittweise vor. Zunächst wird die Apotheke mit CGM AMOR neu aufgestellt, CGM MUSE ergänzt sie als Plattform für Anforderungen und Bestellungen. Server und Anwendungen stehen bereits; der Schwerpunkt liegt jetzt auf der Prozessarbeit – Soll-Abläufe, Rollen und Berechtigungen werden in einem detaillierten Fachkonzept festgehalten. 

Go-Live: 7. November. Ab diesem Tag laufen auch die Bestellungen von Apothekenartikeln über CGM MUSE, das ebenfalls für Medical-Produkte vorgesehen ist. Ob und wann weitere Bereiche der Materialwirtschaft folgen, entscheidet das Klinikum bewusst erst nach den ersten Erfahrungen aus der Apotheke – die Architektur bleibt so lange flexibel, wie sie es sein muss. 
 

Mehr als ein IT-Projekt: 
die Prozessarbeit 

Ein Großteil der Projektarbeit spielt sich nicht im System, sondern in den Abläufen selbst ab. Aus einer Soll-Ist,-Analyse, als Basis für die Implementierung, entsteht ein Fachkonzept, das zugleich als Grundlage für Tests und spätere Prüfungen dient. 

Die Rollen sind klar verteilt: Die Apothekenleitung verantwortet die fachliche Ausgestaltung der Prozesse und die Anwendung selbst. Die IT sichert Infrastruktur und Integration – ein fester Mitarbeiter begleitet das Projekt durchgehend und unterstützt auch bei Prozessfragen. Frank Kriege steuert übergeordnet: Zeitplan, Integration, Governance, Prüfbarkeit. Selbst sensible Bereiche wie Herstellung und Dokumentation in der Krankenhausapotheke werden in die neuen Abläufe integriert. 

Denn eine neue Software allein verändert noch keine Prozesse. Deshalb gehört Schulung von Anfang an zum Projekt – die Mitarbeitenden lernen neue Abläufe und neue Software zugleich. Ob sich die neuen Strukturen im Alltag bewähren, zeigt sich vor allem in den ersten Monaten nach Go-Live; diese Zeit soll gezielt genutzt werden, um nachzujustieren. 

Zusammenarbeit mit CGM/AESCUDATA 

Frank Kriege bewertet die Zusammenarbeit positiv – vor allem wegen kurzer Kommunikationswege und der Möglichkeit, Projektentscheidungen offen zu diskutieren. Das zeigte sich bei der Einführung von MUSE: Verschiedene Szenarien und der Einführungsumfang wurden im Projektverlauf gemeinsam nachjustiert, ohne das Gesamtprojekt aus dem Takt zu bringen. Auch die Vertragsgestaltung trägt diesem Ansatz Rechnung – sie lässt Raum, weitere Bereiche später einzubeziehen, ohne diese Entscheidung heute schon treffen zu müssen. 
 

Fazit: Eine Entscheidung, die über Software hinausgeht 

Rückblickend fällt Frank Kriege ein klares Urteil: Für die konkrete Situation Solingens – parallel zur S/4HANA-Transformation die Apothekenprozesse auf eine verlässliche, prüfbare Grundlage stellen – war der spezialisierte Weg der richtige. Eine vollständige Weiterentwicklung innerhalb von SAP wäre möglich gewesen, hätte aber zusätzliche Ressourcen und Projektumfang gebunden. Mit CGM AMOR und CGM MUSE stand stattdessen eine erprobte, bereits vertraute Lösung zur Verfügung. 

Für andere Krankenhäuser liegt darin die eigentliche Lehre aus Solingen: Eine anstehende S/4HANA-Transformation ist der richtige Moment, um bestehende Strukturen zu hinterfragen und für jeden Fachbereich bewusst die Lösung zu wählen, die seine Anforderungen am besten erfüllt. Nicht jeder Prozess gehört in dieselbe Systemwelt.