Die ePA ist da - und jetzt

Die elektronische Patientenakte ePA ist eine versichertengeführte elektronische Akte innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) und ist im Oktober 2025 eingeführt worden. Wie kann aus der ePA ein Mehrwert im Versorgungsprozess der Pflege entstehen?

Gemäß § 72 SGB XI waren ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen dazu verpflichtet, bis zum 1. Juli 2025 alle Voraussetzungen für den Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA) und den Anschluss an die Telematikinfrastruktur gemäß § 306 zu schaffen ( § 341 Abs. 8 SGB V). Am 1. Oktober 2025 ist die ePA in Deutschland flächendeckend eingeführt worden. Über 72 Millionen Bürger, überwiegend gesetzlich versichert, haben die ePA von ihrer Krankenkasse erhalten. Auch acht private Krankenkassen bieten ihren Versicherten die ePA inzwischen an. 

Wo steht die TI-Anbindung der Pflege? 

Seit Oktober 2025 haben Arztpraxen den Aktenkontext der ePA über eine Milliarde Mal, Apotheken knapp 500 Millionen Mal und Akut- Kliniken mehr als elf Millionen Mal geöffnet. Millionenfach werden Befunde, Diagnosen, Berichte, elektronische Arztbriefe und Medikationspläne hoch- und heruntergeladen. Der intensivste Informationsaustausch erfolgt zwischen Haus- und Fachärzten. Informationen werden neben der manuellen Eingabe durch den Leistungserbringer auch automatisch in die ePA übertragen. Jede elektronische Medikamenten-Verordnung (E-Rezept) wird bei Erstellung an den E-Rezept-Fachdienst gesendet und ist durch die einlösende Apotheke abrufbar. Der E-Rezept-Fachdienst speichert diesen digitalen Datensatz inklusive Dispensierdaten automatisch in der elektronischen Medikationsliste (eML) der ePA des Patienten. Nach dem Verkauf in der Apotheke wird das substituierte Medikament zudem im eML ergänzt. Ab Mitte 2026 soll der elektronische Medikationsplan (eMP) folgen, der von einem Arzt oder Apotheker aus dem eML kuratiert werden kann. Mit vollständiger Abbildung des Bundeseinheitlichen Medikationsplans (BMP), soll dieser durch den eMP der ePA abgelöst werden. Für die Pflege fehlt dazu noch das E-Rezept-BTM, das erneut verschoben, in 2027 folgen soll. 

Die ePA eines Klienten bildet nicht die vollständige Dokumentation aller Leistungserbringer ab, sondern nur ausgewählte Bereiche. Sie stellt gezielt die für nachgelagerte Versorgungsprozesse relevanten Informationen bereit. Dadurch wird die ePA zum Herzstück eines digital unterstützten Versorgungsökosystems. Gleichzeitig ist und bleibt sie lediglich ein Ausschnitt der digitalen Dokumentation jedes einzelnen Leistungserbringers, da nicht alle Daten für die ePA maßgeblich sind. Jeder Pflegeeinrichtung mit Zugriff auf die individuelle Klienten-ePA liegt eine wertvolle Quelle an zusätzlichen relevanten medizinischen Informationen vor. Die Gematik (Nationale Agentur für Digitale Medizin) orchestriert das Anforderungsmanagement, das der Gesetzgeber durch Termine vorgibt. Pflegedokumentationen werden mit Arzt-, Apotheken- und Krankenhausinformationssystemen enger zusammenarbeiten und Versorgungsprozesse besser abbilden. 

Alle Akteure stehen vor Veränderungen, die Versorgungsprozesse neu und digital gestalten. Veränderungen, die eine Lernkurve, Motivation, Flexibilität und gewisse Frustrationstoleranz erfordern. ePAs werden als dokumentenbasierte „Gemeinschaftsakte“ zunächst eher einer Wohngemeinschaft gleichen, die mal mehr oder weniger befüllt ist. Das liegt zum Teil an den einstellenden Leistungserbringern, deren dokumentenerstellender Software, wie auch der Bereitschaft der Klient:innen, den Zugriff auf die ePA zu teilen. 

Die ePA wird mit eML und eMP zu einer strukturierten, maschinenlesbaren und interoperablen Datenbasis, um den digital unterstützten Medikationsprozess (dgMP) abzubilden. 

Der technische Zugriff auf die ePA erfolgt über die digitale Pflegdokumentation. Viele Softwarehersteller haben diese bereits implementiert, sind in der Testphase oder starten den Roll-out. Eine weitere Herausforderung ist die Zugriffsfreigabe: Für gesetzlich Versicherte muss der Zugriff alle 90 Tage durch Einstecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) erneuert werden, privat Versicherte aktivieren ihn über die ePA-App. 

Als Pflegeeinrichtung in der Versorgungslandschaft gut vernetzt zu sein, zahlt sich nun aus, um als neuer ePA-Akteur in einem regionalen TI-Cluster wahrgenommen zu werden. 

Alles in allem ist es wenig überraschend, dass seit dem Start der ePA die Akten in der Pflege bis Anfang Dezember 2025 erst rund 1.400-mal geöffnet wurden. 

Wo Handlungsbedarf in den Einrichtungen besteht 

Die Telematikinfrastruktur orientiert sich beim Pflege-Zugriff auf die ePA am niedergelassenen Arzt – den 90 Tagen eines Abrechnungsquartals und dem Stecken der eGK beim Betreten der Praxis in einem eHealth-Kartenterminal (KT). Es empfiehlt sich, je Aufnahmezimmer in einer Einrichtung ein KT vorzuhalten. Für gesetzlich Versicherte Klient:innen ist während des gesamten Aufenthalts das Stecken der eGK mehrfach erforderlich. Der ePA-Zugriff erfolgt über die Pflegedokumentation, wobei technisch die eindeutige Telematik-ID ihrer SMCB in der elektronischen Patientenakte (ePA) hinterlegt wird (Standardfreigabe). Die zentrale Verwaltung des ePA-Zugriffs liegt jedoch bei der ePA-App des Versicherten. Diesen kann der Versicherte selbst oder eine von ihm bevollmächtigte Person individuell anpassen und so die Standardfreigabe dauerhaft überschreiben oder sperren. 

Klient:innen bzw. deren Stellvertretung (Anund Zugehörige oder Personen ihres Vertrauens) werden zum Schlüssel eines dauerhaften ePA-Zugriffs. Anfang November hat die Diakonie Deutschland gemeinsam mit Partnern aus Pflege, Technik und Verbänden eine Handreichung veröffentlicht: „Die ePA in der Pflege – Zugriff dauerhaft freigeben für Ihre rundum gute Versorgung“. Diese bietet eine Schritt-für- Schritt-Anleitung und stärkt die Beratungskompetenz im Aufnahmeprozess. Zu beachten ist, dass die ePA derzeit keine Benachrichtigung über Änderungen versendet, auch nicht zur Zugriffsdauer. Eine dauerhafte Freigabe wird somit erst mit dem nächsten Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) in die Pflegedokumentation übernommen. Ratsam ist, im Unterbringungsvertrag eine ePA-Anlage zu integrieren, die für Ihre Einrichtung wichtige Abläufe und Informationen bündelt. 

Privatversicherte Klient:innen können die Freigabe nur über eine ePA-App erteilen. Der Zugriff über die eGK ist bei der privaten Krankenversicherung (PKV) nicht möglich. Für den Zugriff ist die Krankenversichertennummer (KVNR) erforderlich, die ggf.in der Pflegedokumentation ergänzt werden muss. 

Was sich für bereits angeschlossene Einrichtungen ändert 

Das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege (BEEP) verpflichtet Einrichtungsleiter, sicherzustellen, dass die Pflegedienstleitung oder eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter einen gültigen elektronischen Heilberufsausweis oder eine digitale Gesundheits-Identität nach § 340a Absatz 6 besitzt. Bislang wurden 28.592 elektronische Heilberufsausweise (eHBA) vom elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR) ausgegeben. Damit verfügen theoretisch 89 Prozent der Pflegeeinrichtungen über mindestens einen eHBA. Mit Inkrafttreten des BEEP ist zu erwarten, dass sich diese Zahl verdoppeln wird. Die TI-Förderung für Pflegeeinrichtungen berücksichtigt bis zu zwei Pauschalen für eHBAs, die künftig auch vorgehalten werden sollten. Für die Produktion empfiehlt es sich, Kartenhersteller zu wählen, die eine vollelektronische und medienbruchfreie Abwicklung gewährleisten. Dank der digitalen Unterschrift per eID des Personalausweises entfällt das zeitintensive Ausdrucken des Produktionsauftrags, die persönliche Identitätsprüfung sowie die Postlaufzeit im Bestellprozess. So kann eine Pflegefachkraft den eHBA, nach Freigabe durch das eGBR, in zwei bis drei Wochen in den Händen halten. 

Auch trägt die Einrichtungsleitung nun persönlich Verantwortung, dass die SMC-B-Pflege, als Komponente zur Authentifizierung von Leistungserbringerinstitutionen weder entgeltlich noch unentgeltlich unbefugt weitergegeben werden darf. 

Beide Änderungen wurden zudem mit der 45. Änderung im 3. Artikel des BEEP zur Änderung des § 399 SGB V strafbewährt. Wer die SMCB weitergibt oder ohne eHBA dessen Sperrung nicht oder nicht rechtzeitig über das eGBR veranlasst, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder einer Geldstrafe bestraft.

Die Neuregelung reagiert auf Enthüllungen des Chaos Computer Clubs, die den Verkauf von TI-Komponenten bei Praxisauflösungen aufdeckten – ein Missbrauch, der den unbefugten Zugriff auf die Telematikinfrastruktur ermöglicht. Die Verschärfung trifft auch die Pflege. 

Mit der für 2026 geplanten Apothekenreform bietet das Bundesgesundheitsministerium einen Lösungsansatz für den Versorgungsprozess um das E-Rezept in der Pflege an (KIM-Nachricht für E-Rezept). Das Gesetz hebt das direkte Kommunikationsverbot zwischen Arzt und Apotheke auf, wenn der Patient in einer Pflegeeinrichtung mit einem Heimversorgungsvertrag nach § 12a ApoG versorgt wird. Pflegeeinrichtungen, die sich in der Medikationsversorgung im Driver- Seat sehen, werden nun die Stirn runzeln.

Die Chancen und Herausforderung bei den anstehenden Veränderungen sind eine detaillierte Betrachtung wert. 

Welche Aufgabe hat der eHBA-Träger in der Pflege? 

Ein eHBA-Träger verantwortet die Arbeit mit der ePA in seiner Einrichtung und ist für die Autorisierung des Zugriffs auf die ePA verantwortlich. 

Mit der ePA arbeiten dürfen berechtigte Personen der Berufsgruppen nach § 352 SGB V Abs. 9 bis 11. Dieser Kreis erweitert sich noch um Pflegepersonen (§ 352 SGB V Abs. 12), die zulässigerweise aufgrund zu erledigender Tätigkeiten, unter Aufsicht auf die ePA zugreifen dürfen. 

Berechtigte Personen dürfen auf die ePA-Daten nach § 341 Absatz 2 Nummer 1 bis 11 zugreifen, auslesen, speichern und verwenden. Zudem wird die Verarbeitung von Daten ermöglicht, also die Speicherung in der ePA, die sich aus der pflegerischen Versorgung ergeben, soweit dies für die Versorgung der Versicherten erforderlich ist (§ 341 Absatz 2 Nummer 10). 

Pflege-Softwarehersteller müssen diese Anforderungen in Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie eine Protokollierung der Zugriffe (§ 339 SGB V Abs. 3) umsetzen. 

Einrichtungsleiter müssen bei einem Wechsel des eHBA-Trägers den nahtlosen Übergang oder die rechtzeitige Sperrung der SMC-B beim eGBR sicherstellen. 

Welche Finanzierungsmöglichkeiten es gibt 

Die TI-Förderung für Pflegeeinrichtungen sichert eine angemessene Finanzierung des technischen Anschlusses, die seit ihrer Einführung jährlich angepasst wurde. Der Antragsprozess erfolgt automatisiert über das GKV-Antragsportal und beinhaltet eine Prüfung, ob eine KIM-Adresse im Verzeichnisdienst hinterlegt ist. Fehlt diese KIM-Adresse, wird aktuell die Förderung nicht gewährt. Die Auszahlung erfolgt vierteljährlich. Ansprüche auf die TI-Pauschale, die mehr als ein Jahr zurückliegen, können nicht mehr geltend gemacht werden. 

Arbeitgeber erhalten zudem eine Erstattung für vorliegende eHBAs, während die Kosten für den eHBA vom Mitarbeiter getragen werden. Gemäß § 339 Abs. 3 SGB V muss die Pflegeeinrichtung die Zugriffsberechtigung durch mindestens einen eHBA-Inhaber sicherstellen. Deshalb sollten Vereinbarungen zur Kostenerstattung mit den Mitarbeitenden getroffen werden, solange diese die Rolle des eHBA-Trägers mit den damit verbundenen Aufgaben für die Einrichtung übernehmen. 

Einrichtungen, die noch über ihr Budget nach § 8 Abs. 8 SGB XI verfügen, können Schulungen zur Verbesserung von Arbeitsabläufe und Organisation in der Pflege im Kontext der Zusammenarbeit zwischen Ärzten und stationären Pflegeeinrichtungen einreichen. 

Es ist ratsam, den Transformationsprozess eng zu begleiten, für jede Einrichtung ePA-Ansprechpersonen zu benennen und die zusätzlichen Aufwände in die Pflegesatzverhandlungen einzubeziehen. Die Einführung der ePA sowie die Kommunikation mit Ärzten und Apothekern ist, wie eine Teilnehmerin der CGM SOZIAL TISprechstunde treffend bemerkte, „hoch spannend, aber kein Hobby“.

Die Erstveröffentlichung finden Sie auf www.altenheim.net.