Neue E-Rechnungspflicht: Das ändert sich 2027 für Apotheken

Bereits seit 2025 müssen Apotheken E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 folgt nun für viele Betriebe der nächste Schritt: Apotheken mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Auch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 € läuft die Übergangsfrist Ende 2027 ab. Höchste Zeit also, die eigenen Rechnungsprozesse auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Wir zeigen Ihnen, was sich konkret ändert – und wie sich die E-Rechnung mit WINAPO ux, WINAPO 64 und CGM STELLA umsetzen lässt.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die einfach elektronisch  ausgestellt wird – oder? Nicht ganz, denn technisch gibt ein paar Unterschiede: Während ein PDF zwar digital ist, wird eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Die enthaltenen Rechnungsdaten können so von geeigneten Softwaresystemen direkt ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

Zu den in Deutschland gängigen Formaten der E-Rechnung zählen:

• XRechnung, die ausschließlich aus strukturierten Daten besteht
• ZUGFeRD, das strukturierte XML-Daten mit einer PDF-Darstellung kombiniert

Der Vorteil der E-Rechnung: Durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren und durchgängig digitale Rechnungsprozesse erleichtern.

Grundlage für die schrittweise Einführung der E-Rechnung ist das Wachstumschancengesetz von 2024, mit dem unter anderem die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben für Rechnungen neu geregelt wurden. Die E-Rechnung betrifft dabei grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen – also den B2B-Bereich.

• Seit 1. Januar 2025: Apotheken müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang darf seit diesem Zeitpunkt keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr vorausgesetzt werden.
• Ab 1. Januar 2027: Wer als Rechnungsaussteller im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt hat, ist zum Ausstellen von E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft verpflichtet.
• Ab 1. Januar 2028: Die umsatzabhängige Übergangsregelung endet. Damit wird die E-Rechnung im betroffenen inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich unabhängig von der Umsatzhöhe verpflichtend.
• WICHTIG: Für den Versand von E-Rechnungen wird eine revisionssichere Ablage für die Belege, ein Datenmanagementsystem (DMS), benötigt. CGM LAUER bietet kein eigenes DMS an, jedoch hilft Ihr zuständiger Berater gerne bei der Auswahl eines geeigneten Programms.
   

Für Apotheken mit WINAPO 64 gibt es alternative Lösungen wie zum Beispiel DATEV Auftragswesen next oder DATEV E-Rechnungsschreibung. Für mehr Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Berater.

Apotheken, die nur wenige B2B-E-Rechnungen ausstellen, können Rechnungen darüber hinaus auch unabhängig von WINAPO direkt mit DATEV Auftragswesen next erstellen und versenden. Dafür werden DATEV Unternehmen online und DATEV Auftragswesen next benötigt. Kunden-, Unternehmens- und Artikeldaten werden dort hinterlegt. Anschließend wird der Verkaufsbeleg erstellt – und daraus die E-Rechnung erzeugt und versendet.

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Impuls, Rechnungsprozesse in der Apotheke weiter zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen eine elektronische Weiterverarbeitung und können so manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche reduzieren sowie Verwaltung und Archivierung erleichtern.

Mit den Softwarelösungen von CGM LAUER haben Sie dafür eine flexible Grundlage, die sich an den individuellen Bedarf Ihrer Apotheke anpassen lässt.