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CGM PRAXISARCHIV: Der Schlüssel zum modernen Praxisalltag
Mit CGM PRAXISARCHIV präsentiert das Expertenteam hinter CGM Dentalsysteme das nächste Kapitel revisionssicherer und ganzheitlicher Dokumentenmanagementsysteme. Als revisionssichere digitale Dokumentenablage ersetzt das Archiv antiquierte Papierarchive zugunsten eines Workflows, der dem Anspruch des modernen Praxisalltags gerecht wird. CGM PRAXISARCHIV setzt enorme Leistungsreserven in jeder Zahnarztpraxis frei und trägt somit zu einem ökonomischeren und für Zahnärztinnen und Zahnärzte sowie ZFAs ruhigeren und konzentrierteren Arbeiten bei.
Kein Stress statt Regress
Das Patientenrechtegesetz §630f BGB von 2013, das Medizinern im Fall einer unzureichenden Dokumentation die volle Beweiserbringung im Streitfall aufbürdet, bestätigt ein Problem, dem diese sich bereits seit Jahrzehnten ausgesetzt sehen: Um Regressansprüche verlässlich abzuwehren, bedarf es einer lückenlosen Dokumentation der Behandlung, um ihren Beweiswert nachweisen zu können.
Die von CGM PRAXISARCHIV offerierte revisionssichere Dokumentenverwaltung verfolgt als eines seiner obersten Ziele, Regressansprüche mittels einer lückenlosen Dokumentenverwaltung ohne negative Folgen für Ihre Praxis, Sie selbst oder Ihr Personal abzuwehren.
Das meistgenutzte medizinische Archivierungssystem Deutschlands
30.000Mal lizensiert
5.000Zufriedene Zahnarztpraxen
Das kann nur CGM PRAXISARCHIV
SDSS (Secure Document Storage System)
Mit seinem innovativen SDSS bietet CGM PRAXISARCHIV ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem auf höchstem Sicherheitsniveau.
Dokumentenschutz
Einmal archiviert, können Dokumente weder vorsätzlich manipuliert noch versehentlich gelöscht werden. Ein unschätzbarer Vorteil für den langjährigen Erhalt einer lückenlosen Dokumentation.
Langzeitarchivierung
Verlustfreie und dauerhafte Langzeitarchivierung auf CD und DVD sowie bei Bedarf auf Netzwerkspeichern mit WORM-Funktionalität (Langzeitarchiv PLUS).
Änderungshistorie
Jede an Ihren Dokumenten vorgenommene Änderung wird protokolliert. Darüber hinaus ist der Originalzustand jederzeit wieder herstellbar.
Am laufenden Beispiel: Entdecken Sie CGM PRAXISARCHIV
Der kleinste Aktenschrank der Welt: CGM PRAXISARCHIV WEB
Jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente
CGM PRAXISARCHIV WEB ist mit iPad OS, Android sowie Windows kompatibel und bietet dem Praxisteam unerreichten Komfort beim Zugriff auf sämtliche in CGM PRAXISARCHIV archivierten Dokumente – ganz gleich, ob per Windows-PC oder modernem Tabletcomputer. Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation innerhalb des Teams, sondern hebt überdies die Qualität der Patientenberatung, da Bilder, Dokumente und Videos auch kabellos – das heißt, fernab von festinstallierten Computern – abgerufen und präsentiert werden können.
CGM PRAXISARCHIV WEB bedarf keiner gesonderten Installation. Für die Anwendung genügt ein Standardbrowser.
Beispiellos verzahnt: CGM Z1 und CGM PRAXISARCHIV
Mit seiner konkurrenzlosen Tiefenintegration in CGM Z1 und CGM Z1.PRO hat CGM PRAXISARCHIV nicht nur die Anerkennung von Anwendern, sondern auch von E-Health-Funktionären auf der ganzen Welt für sich gepachtet. Klar ist: Eine derart übersichtliche, intuitive und spezifisch von den Erfordernissen der Dentalmedizin geprägte Bedienung bietet lediglich der E-Health-Pionier.
Die Einheit aus CGM Z1 und CGM PRAXISARCHIV adaptiert die Vorzüge moderner Softwareapplikationen, um Benutzern einen bequemen Arbeitsablauf zur Verfügung zu stellen, ohne sich hierbei seiner Verantwortung als ganzheitliche Lösung für den modernen Praxisalltag von Zahnmedizinern und ZFAs zu entziehen.
Revisionssichere Archivierung
Der Wert eines Dokumentenmanagementsystems bemisst sich unter anderem auch daran, wie umfassend es seine Anwender dabei unterstützt, gesetzlichen Leitlinien Rechnung zu tragen. Denn abgesehen von möglichem Regress greifen in Deutschland strikte Regularien, was die Aufbewahrung von Dokumenten anbelangt. Hierzu zählen unter anderem die Notwendigkeit, die Datenintegrität zu wahren, um einer Manipulation vorzubeugen, sowie die Protokollierung jeder Revision oder Aktualisierung.
CGM PRAXISARCHIV sollte daher nicht lediglich als Mittel für mehr Effizienz und optimiertere Prozesse betrachtet werden, sondern als Absicherung vor etwaigen Gesetzesverstößen, wie sie sich aus dem Umgang mit Patientendaten wie Dokumenten, Röntgenaufnahmen, extraoralen Abbildungen oder Videos von Behandlungen ergeben könnten.
Das Wichtigste auf einen Blick: Archivierung mit CGM PRAXISARCHIV
Vorschriftskonform nach GoBD und DSGVO
CGM PRAXISARCHIV entspricht den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Datei-Importe in CGM PRAXISARCHIV
Datei-Import für patientenübergreifende Archivierung
Der Datei-Import stellt Ihnen eine äußerst leistungsstarke Methode zur Archivierung von Dokumenten innerhalb CGM PRAXISARCHIV an die Seite, welche insbesondere durch Übersichtlichkeit und Effizienz punktet. Er gehört zum Lieferumfang jedes Archiv-Arbeitsplatzes und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die speziell für die Stapelverarbeitung von Dokumenten entwickelt wurde. Daher eignet er sich ideal für Vorgänge, bei denen mehrere bereits vorliegende Dateien und Dokumente zu unterschiedlichen Patienten archiviert werden sollen. Die Auswahl der entsprechenden Dokumente sowie die Zuordnung zu Ihren Patienten erfolgen manuell über entsprechende Menüpunkte in CGM PRAXISARCHIV.
Zu den besonderen Vorteilen des regulären Datei-Importes zählt seine direkte Integration in Ihr Z1. Darüber hinaus werden bei der Archivierung der Ihrerseits ausgewählten Dokumente automatisch Karteikarteneinträge mitsamt der entsprechenden Dokumentenlinks erzeugt, welche sich bei Bedarf um Kommentare ergänzen lassen, um sowohl die Dokumentation selbst als auch die Nachvollziehbarkeit zu verbessern.
Smart-Import für automatisierte Archivierung
Anwender, die CGM PRAXISARCHIV PRO oder ein gleichwertiges Paket nutzen, profitieren von unserem Smart-Import – einer vollautomatisierten Verzeichnisüberwachung, die Ihren Archivierungsprozess signifikant erleichtert und Kapazitäten für andere Praxisprozesse freisetzt. Anstatt Daten händisch auszuwählen, werden festgelegte Ordner kontinuierlich auf Dokumenteneingänge geprüft, um automatisch archiviert werden zu können.
Smart-Import kann individuell auf ein von Ihnen festgelegtes Namenskonzept angepasst werden, um Dokumente automatisch Ihren Patienten zuzuordnen. Dokumente ohne Patientenbezug werden in einem eigenen Ordner abgelegt und können im Nachhinein zugewiesen werden.
Archivprinter: Archivierung aus nahezu jeder Anwendung heraus
Mit dem Archivprinter können Inhalte aus nahezu allen externen Anwendungen, die über keine direkte Anbindung zu CGM PRAXISARCHIV verfügen, bequem archiviert werden. So lassen sich zum Beispiel Besprechungsergebnisse komfortabel und schnell ins Archiv "drucken". An jedem Archiv-Arbeitsplatz steht ein kostenloser Archivprinter zur Verfügung, um sicherzustellen, dass sämtliche im Patientenkontext entstehenden Informationen sicher und zentral archiviert werden können.
Der Archivprinter funktioniert im Prinzip wie ein PDF-Drucker und ist daher mit sämtlichen externen Programmen kompatibel, die über eine Druckausgabe verfügen. Anstatt, wie gewohnt, ein physisches Dokument auszugeben, wird ein digitales Abbild archiviert. Somit sind für diese Dokumente auch die Komfortfunktionen CGM PRAXISARCHIVs nutzbar – von der revisionssicheren Ablage über die Einbindung in Karteikarten und den Z1-Archivkasten bis hin zur Volltextsuche basierend auf Volltexterkennung.
Direkte Dokumentenablage per Quick-Archivierung
Neben dem Archivprinter stelle CGM PRAXISARCHIV eine weitere komfortable Methode zur Archivierung Ihrer Dokumente aus externen Quellen ohne direkte Archivanbindung zur Verfügung. Im Gegensatz zum Archivprinter, welcher ein Druckbild archiviert, legt die Quick-Archivierung Originaldateien – seien es Fotos, Bilder sowie video- oder textbasierte Dokumente – ab. Auf diese Weise lassen sich präzise und vollständigere Archivierungen von Originaldokumenten und Dokumentenserien vornehmen. Was die Bedienung der Funktion anbelangt, erweist sich diese als besonders einfach: Das gewünschte Dokument bzw. die gewünschten Dokumente können mit den bekannten Windows-Funktionen markiert und per Rechtsklick über das Kontextmenü Ihres Betriebssystems archiviert werden. Die Quick-Archivierung eignet sich besonders gut für das schnelle Ad-hoc-Archivieren von PDF-Dokumenten, Bildern, Grafiken und Textdateien sowie Tabellen, für die es keine anderen Dokumentenschnittstellen gibt – sei es das aktuelle Patientenfoto bei einem Blick auf die SD-Karte einer Kamera oder das aktuell im Download befindliche PDF-Dokument. Da die Quick-Archivierung an jedem Archiv-Arbeitsplatz kostenfrei mitinstalliert wird, steht sie überall und jedem per rechtem Mausklick sofort zur Verfügung.
Beinahe Magie: CGM PRAXISARCHIV easyFIND
Um langwierige Suchen zu vermeiden, verfügt CGM PRAXISARCHIV über eine moderne Volltextsuche. Basierend auf einer professionellen Volltexterkennung analysiert CGM PRAXISRCHIV alle gescannten Dokumente, alle Bilder und alle archivierten PDFs nach Textinhalten. Damit hebt es die künftigen Dokumente aber auch den bestehenden Dokumentenbestand auf ein neues Level. Langwierige Suchen anhand von Indexinformationen wie Datum der Erfassung, Kommentar, Kategorie oder Unterkategorie wird nun ergänzt durch eine neuartige Suchmethode.
So, wie Sie es heute von überall gewohnt sind, geben Sie einfach den gesuchten Begriff, eine Buchstabenfolge, eine Adresse, einen Geldbetrag, eine Rechnungsnummer in das Suchfeld ein. CGM PRAXISARCHIV erstellt dann das entsprechende Rechercheergebnis, aus dem Sie sich das gesuchte Dokument einfach heraussuchen können. CGM PRAXISARCHIV easyFIND gestaltet somit auch das Auffinden falsch abgelegter Dokumente, Bilder und PDF-Akten angenehm wie nie zuvor.
Jetzt Beratung vereinbaren
Wichtige Funktionen im Überblick: Der Archiv-Workflow mit CGM PRAXISARCHIV
Textdokumente zentralisiert betrachten
Um Ihnen eine fokussierte und vor allem bequeme Sichtung Ihrer Dokumente zu ermöglichen, unterstützt CGM PRAXISARCHIV nahezu alle gängigen Textformate. Hierdurch entfällt lästiges wechseln zwischen unterschiedlichen Dokumentenviewern.
Hochwertige Archivierung von Bildern und Videos
Dank zahlreicher Indexfunktionen gelingt die Archivierung von patientenbezogenen Dokumenten sowie weiteren medizinischen Bild- und Videoformaten nicht nur in hoher Qualität, sondern dank Archivordner sowie Kategorien und Unterkategorien entsprechend Ihrem individuellen Ordnungssystem.
Digitale Bildformate: Zentrale und effiziente Archivierung
Nahezu alle gängigen Bildformate lassen sich zentral archivieren, sodass einer Sortierung von Dokumenten nach Datenquelle, Erfassungs- oder Archivierungsdatum nichts mehr im Weg steht. So behalten Sie stets den Überblick, auch wenn Sie umfangreiche Recherchen erstellen, die zum Beispiel alle archivierten Dokumente eines bestimmten Tages oder eines gesamten Quartals anzeigen sollen. Darüber hinaus hilft Ihnen das Archiv bei bestimmten Zahnnummern wie dem klassischen verlagerten 48er oder bei einem bestimmten Dokumententyp, wenn beispielsweise alle interoralen Kameraaufnahmen des jeweiligen Jahres ausgespielt werden sollen.
Archivierung von Untersuchungsvideos
Selbstverständlich gestattet CGM PRAXISARCHIV eine sichere und geordnete Ablage sämtlicher Untersuchungsvideos, die im Zuge Ihrer Tätigkeit angefertigt werden. Zwecks einfacherer Erfassung individualisierter Aufnahmen lassen sich sowohl ganze Videos als auch – vorzugsweise und speicherschonend – Standbilder per Hand- oder Fußschalter erfassen, um im Handumdrehen auf Basis des Video-Livesbildes ganze Bilderserien archivieren zu können. In Verknüpfung mit der entsprechenden Patienten-Karteikarte in CGM Z1 entsteht somit eine vollständige und jederzeit zugängliche Dokumentation des Behandlungsprozesses.
E-Mails: Wichtige Korrespondenzen sicher archivieren
E-Mails lassen sich unmittelbar im System archivieren, um Nachweise über den Erhalt bzw. die Weiterleitung wichtiger Information sofort griffbereit zu haben. Hierbei kann CGM PRAXISARCHIV je nach E-Mail-Programm direkt auf das Postfach zugreifen und E-Mails sowie deren Anhänge patientenbezogen archivieren. Das kann sehr praktisch sein, wenn über das E-Mail-Postfach gearbeitet werden soll. Für alle E-Mail-Lösungen, die kein lokales Postfach pflegen, besteht jederzeit die Möglichkeit, E-Mails oder Chatnachrichten direkt aus der entsprechenden Anwendung ins Archiv zu drucken, in einen überwachten Ordner zu exportieren oder einfach aus dem Downloadpfad direkt aus dem Dateiexplorer heraus mit einem Mausklick zu archivieren. Nichts bleibt dem Zufall überlassen, praktisch für jede Arbeitsweise gibt es eine Lösung.
Faxdokumente: Einfache Digitalisierung und Archivierung
Gleichwohl das Fax in vielen Zahnarztpraxen mittlerweile als obsolet betrachtet wird, erachten wir es als wichtig, Anwendern Lösungen zu präsentieren, die sich nahtlos in ihren bestehenden Praxisalltag einfügen. CGM PRAXISARCHIV bietet daher weiterhin noch eine Verwaltung von Faxdokumenten.
Sowohl der Faxeingang als auch der Faxversand sind direkt aus dem Archiv möglich. Mittelfristig wird diese Lösung jedoch durch andere Übermittlungswege abgelöst werden.
Effizientes Scannen und Archivieren mit CGM PRAXISARCHIV
CGM PRAXISARCHIV ist nicht nur mit nahezu allen handelsüblichen Dokumentenscannern kompatibel, sondern bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Einstellungen hinsichtlich des Scanvorgangs direkt aus dem Programm heraus zu tätigen. Die korrekten Einstellungen vorausgesetzt, können Scans mit lediglich einem Klick in Auftrag gegeben und seitens des Patienten eingereichte Dokumente umgehend wieder zurückgegeben werden. Nichts bleibt künftig liegen und muss aufwendig nachgereicht werden: Einfach das mitgebrachte Papierdokument mit einem Klick aus der Z1-Karteikarte ins Archiv übernehmen und das Papieroriginal sofort wieder aushändigen. Eine enorme Zeitersparnis und eine wirkliche Entlastung für Ihr Praxispersonal sowie eine beträchtliche Optimierung Ihres Dokumentenarchivs, da alles sofort archiviert wird, sich keine Stapel bilden und jeder in der Praxis sofort Zugriff auf die Informationen in den Dokumenten hat!
Gerade, weil das Einscannen von papierbasierten Dokumenten immer noch einer der häufigsten Archivierungsvorgänge in vielen modernen Arztpraxen ist, legen wir größten Wert auf einen optimalen Workflow.
Kennen Sie schon den Ein-Klick-Scan? Richtig, ein gut konfigurierter Scanner kann den Archivierungsvorgang mit genau einem Klick durchführen!
Hierbei werden gleich ganze Dokumentenserien archiviert; Leerseiten, wie die leere Rückseite eines Dokuments, unterdrückt oder wichtige textbasierte Informationen aus den gescannten Dokumenten für die Volltextsuche aufbereitet. Selbstverständlich können wichtige Informationen zum Dokument wie z.B. Adressat oder Dokumententyp weiterhin in einem Arbeitsgang manuell ergänzt werden. Sie haben die Möglichkeit, einen Zeitstempel zu setzen, beispielsweise wenn Dokumente nachgelagert archiviert werden. Voraussetzung ist ein schneller Scanner mit einer Duplexfunktion, die beide Seiten gleichzeitig abscannt. Meiden Sie sogenannte Multifunktionsgeräte, da sie hier meist aufstehen müssen, um das Papier einzulegen und zu entnehmen. Besser sind Geräte, die direkt in den Rezeptions-Bereich passen. Solche Scanner schaffen gerne mal 80 Seiten die Minute. Legen Sie hier bitte den größten Wert auf Qualität und Geschwindigkeit. Ihr Serviceteam hält entsprechende Geräte für Sie bereit. Oder fragen Sie uns gerne nach geeigneten Geräten, wenn Sie sich unsicher sind.
Sichere Archivierung von Rechnungen und praxisbezogenen Dokumenten
Um einen Überblick über sämtliche für Ihre Praxis wichtigen Dokumente zu behalten, bietet CGM PRAXISARCHIV neben speziellen Ablagemodulen für Patientendaten eine Verwaltungsakte für sämtliche Unterlagen, die nicht patientenbezogen archiviert werden soll – zum Beispiel Dokumente wie Rechnungen und praxisbezogene Dokumente. So kann die Z1-Materialverwaltung Steriberichte im Verwaltungsarchiv ablegen, damit diese für spätere Praxisrevisionen sicher aufbewahrt werden können.
Dental-Röntgenbilder: Effiziente Archivierung und Verwaltung
CGM PRAXISARCHIV kann Dental-Röntgenbilder der meisten Röntgenhersteller archivieren und verwalten, um eine vollständige Patientenakte zusammenzustellen. Hierbei nutzt CGM PRAXISARCHIV entweder die VDDS-Media-Schnittstelle oder andere mit den Herstellern vereinbarte Wege. Der Clou an dieser Sache ist, dass bestimmte Indexdaten auf diesem Wege ausgetauscht werden, wodurch die Weiterverarbeitung im Archiv und in der Z1-Karteikarte erleichtert wird. Hierdurch stellen Sie sicher, dass die verschiedenen bildgebenden Verfahren zentral und übersichtlich in einem Archiv-System abgebildet werden und jederzeit von Ihrem Praxisteam eingesehen werden können. Auch dann, wenn Sie womöglich einmal den Anbieter Ihres bildgebenden Systems wechseln. Die Dokumente bleiben dabei weiterhin in Ihrem Archiv.
Importdokumente: Archivierung externer Unterlagen
Je nach Präferenz können Importe über viele verschiedene Wege erfolgen – entweder mittels Einzelimport über den Windows-Desktop oder per Smart-Import. Die Import-Datenquellen sind dabei vielseitig einsetzbar. Hinsichtlich des Smart-Imports sei hervorgehoben, dass im Vorhinein festgelegte Windows-Ordner automatisch überprüft und neue Dokumente anhand ihrer Dateinamen automatisiert in den Dokumentenbestand in CGM PRAXISARCHIV überführt werden können.
Export von Dokumenten: Einfache Weitergabe von Patientenakten
Mit CGM PRAXISARCHIV lassen sich ganze Dokumentensammlungen einer Patientenakte per Mausklick auf einen mobilen Datenträger exportieren. Mit einem zusätzlichen Inhaltsverzeichnis und einem einfachen Übersichtsdokument erstellen Sie auf diese Weise persönliche Miniarchive, die Patienten bei Bedarf mitgegeben werden können. Natürlich behalten Sie hierbei jederzeit die Kontrolle über die Art und Anzahl der geteilten Dokumente.
Bildimport am Tablet-PC: Einfache Integration mobiler Aufnahmen
Eine unmittelbare Archivierung von Bildern und Dokumenten mit modernen Tablet-Computern erleichtert dem Praxisteam die Dokumentation z.B. von extraoralen Aufnahmen. Hierzu kann der Dokumentenbestand des Patienten in einem gesonderten Dokumenten-Viewer auf einem Tabletcomputer, zum Beispiel einem iPad, aufgerufen werden. Dies gestattet die Erfassung und Archivierung eines neuen Bildes mit der im Tabletcomputer verfügbaren Kamera.
Darüber hinaus eröffnet diese Funktion einen kabellosen Zugriff auf Archivdokumente, wodurch sowohl die Patientenaufklärung als auch der Praxisalltag zusätzlich erleichtert und auf eine neue professionelle Ebene gehoben wird.
Nie wieder Dokumentenverlust
Die Kurzlebigkeit physikalischer Speichermedien wie Festplatten und Bandlaufwerken kann zum Verlust wichtiger Patientendaten führen. Auch Backup-Prozesse sind hiervon betroffen, da beschädigte Datensätze bei erneuten Backups häufig unbemerkt alte intakte Backups überschreiben können.
Um Ihnen die Verwahrung digital archivierter Dokumente so angenehm und zukunftssicher wie möglich zu gestalten, verfügt CGM PRAXISARCHIV über eine Reihe hochmoderner Sicherheitsfunktionen, die Ihnen einen lückenlosen Erhalt sämtlicher praxisrelevanter und patientenbezogener Dokumente und Daten ermöglichen. Mit seinem Modul für die Langzeitarchivierung stellt CGM PRAXISARCHIV eine volumenabhängige, nachgelagerte und regelmäßige Langzeitarchivierung der Datencontainer auf CD, DVD oder so genannten WORM-NAS-Laufwerken zur Verfügung.
Tipp für den Fall, dass das Brennen von CDs oder DVDs für Ihre Praxis keine Option darstellt: Nutzer der Langzeitarchivierung PLUS profitieren bei Bedarf von einer digitalen Archivierung in Netzwerkspeichern mit WORM-Funktionalität, die revisionssicher und vollautomatisch an CGM PRAXISARCHIV angebunden werden.
