Dauerhafter ePA-Zugriff: Praktische Anleitung für Pflegeteams und Klient:innen

Die ePA wird seit dem bundesweiten Roll-out am 1. Oktober 2025 wöchentlich von durchschnittlich 7 Pflegeeinrichtungen genutzt. Im Vergleichszeitraum nutzten über 55.000 Ärzte und 10.000 Apotheker die ePA. Erfahren Sie im Folgenden, wie Ihr Pflegeteam die ePA bestmöglich nutzt. 

Status der TI- und ePA-Nutzung in der Pflege 

Mit 82,6 % der Pflegeheime mit beantragter Institutionskarte (SMC-B) liegt Nordrhein-Westfalen bundesweit auf Platz 1; während Hessen mit 65,3 % das Schlusslicht bildet. 

Die SMC-B ist der technische Schlüssel, der Pflegeeinrichtungen ermöglicht, sich sicher mit der Telematikinfrastruktur (TI) zu verbinden und Gesundheitsdaten digital sektorenübergreifend auszutauschen. 

23.762 von bundesweit 32.054 Einrichtungen erfüllen diese Voraussetzung bereits. 47 % der Einrichtungen haben ihre SMC-B schon erhalten und im Herstellerportal die Freischaltung bestätigt. Damit wird der Name der Einrichtung im Verzeichnisdienst, den „Gelben Seiten“ des Gesundheitswesens für TI-Teilnehmer, geführt. 

Allerdings haben nur 7.979 der 47 % berechtigten Einrichtungen einen TI-Anschluss, der zu 100 % der TI-Pauschale entspricht. Dazu muss die SMC-B mit einer KIM-Adresse registriert sein. 

Die geringe Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) in der Pflege ist primär darauf zurückzuführen, dass lediglich 25 % der Pflegeeinrichtungen an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sind. Hauptursache dafür ist das „kleinteilige“, aufwändige Antrags- und Herstellungsverfahren für die SMC-B. 

Dass 22 % der Einrichtungen noch auf ihren TI-Anschluss warten, liegt vor allem daran, dass Pflegeeinrichtungen zuerst ihren Softwareanbieter kontaktieren, dessen TI-Kooperationspartner die Anbindung häufig nur schrittweise umgesetzt bekommt. 

Der BAGFW bestätigt dies mit einer Umfrage Mitte 2025 unter 1.460 Pflegeinrichtungen. Hier ist Geduld oder der Wechsel auf einen unabhängigen TI-Partner mit höheren Umsetzungskapazitäten ratsam.

So erhält das Pflegeteam die Zugriffsberechtigung für die ePA

Der technische Zugriff auf die ePA erfolgt über die digitale Pflegedokumentation. Viele Softwarehersteller haben diese implementiert, sind in der Testphase oder starten mit dem Roll-out. Ab Mitte 2026 ergänzt der elektronische Medikationsplan (eMP) die ePA um eine weitere sinnvolle Anwendung. 

Als patientenzentrierte Akte erfordert die ePA die Freischaltung des Pflegeteams durch Klienten:innen oder deren Stellvertreter:innen. Technisch geschieht dies durch das Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) am Kartenterminal der Telematikinfrastruktur (TI). Damit wird ein Lese- und Schreibzugriff für 90 Tage gewährt. Dieses Prozedere stellt insbesondere für den ambulanten Bereich die zentrale Hürde dar. Deutlich praktikabler ist eine dauerhafte Freigabe des Zugriffs für das Pflegeteam. Diese kann über die ePA-App der gesetzlichen Krankenkasse oder, bei einigen privaten Kassen, ebenfalls durch Klient:innen oder ihre Stellvertreter:innen erteilt werden. 

Die Vorteile liegen auf der Hand - die eGK muss nicht extra vom Klienten zu einem Kartenterminal des Pflegeteams gebracht werden. Zudem entfällt das Terminmanagement zum Stecken der eGK je Klient, um nach 90 Tagen weiterhin den Zugriff zu behalten.  

Im stationären Bereich wurde bislang empfohlen, die ePA Freischaltung über die ePA-App als Thema in die Anlage der Unterbringungsverträgen aufzunehmen. Im ambulanten Bereich kann bei einem persönlichen Gespräch in der Häuslichkeit mit Klient:innen, An- und Zugehörigen dazu informiert werden. 

 

Handreichung zur dauerhaften Freigabe der ePA in der Pflege

In einer Kooperation von starken Partnern aus Pflege, Technik und Verbänden hat die Diakonie Deutschland Anfang November eine Handreichung für Klient:innen zur ePA-Freigabe mit dem Titel, „Die ePA in der Pflege, Zugriff dauerhaft freigeben für Ihre rundum gute Versorgung“ veröffentlicht. 

Die Broschüre erklärt präzise und gut verständlich, wie die ePA funktioniert und warum die ePA-Freigabe für das Pflegeteam sinnvoll ist. Die Anleitung zeigt den Registrierungs- und Anmeldeprozess der ePA-App Schritt für Schritt - bis zur Berechtigung des Pflegeteams. Zusätzlich gibt es Hinweise zu Vertretungen und den unterschiedlichen Anbietern der ePA-Apps. 

Die neue Handreichung zur ePA-Freigabe kann ab sofort im Webshop der Diakonie Deutschland für eine kleine Schutzgebühr bestellt werden. Der kostenlose PDF-Download ist bei der Diakonie Deutschland und den beteiligten Kooperationspartnern abrufbar. 

Die Handreichung markiert einen wichtigen Meilenstein für die bevorstehende Einführung sowie Nutzung des elektronischen Medikationsplans (eMP) in Pflegeteams. Ein langfristiger ePA-Zugriff beschleunigt die Verfügbarkeit des eMP im Versorgungsprozess.