E-Rechnung in der Arztpraxis: Was ab 2025 wichtig wird

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung – kurz: E-Rechnung – auch für Arztpraxen relevant. Die gute Nachricht: Ärztinnen und Ärzte müssen in der Regel keine E-Rechnungen selbst versenden, aber sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Empfangspflicht gilt für alle Unternehmer – also auch für medizinische Einrichtungen. Doch was bedeutet das konkret für den Praxisalltag? Und wie können Sie sich optimal vorbereiten?

Eine E-Rechnung ist mehr als nur ein PDF per E-Mail. Damit ein Dokument als elektronische Rechnung gilt, muss es im strukturierten XML-Format vorliegen, sodass es automatisiert verarbeitet werden kann. Die EU-Norm EN 16931 definiert verbindlich, wie eine gültige E-Rechnung aussehen muss. Gängige Formate sind:

• XRechnung
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1
• Peppol-BIS Billing
• Factur-X (in Frankreich, entspricht ZUGFeRD)

Tipp: Manche Formate kombinieren ein lesbares PDF mit der maschinenlesbaren XML-Datei. Achten Sie darauf, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Praxen E-Rechnungen empfangen können – egal ob per E-Mail, über ein Portal oder eine Schnittstelle. Ein Anspruch auf eine Papierrechnung besteht dann nicht mehr. Wer E-Rechnungen nicht verarbeiten kann, hat das Nachsehen: Die Rechnung gilt trotzdem als zugestellt.

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen. Wenn Sie selbst Rechnungen an Unternehmen stellen, etwa für Gutachten oder Privatverkäufe (z. B. Kontaktlinsen), sind Sie nur bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen betroffen. Und selbst dann gilt: Bis 2027 dürfen Rechnungen noch als PDF oder auf Papier versendet werden, sofern Ihr Jahresumsatz unter 800.000 Euro liegt.

Die meisten ärztlichen Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit und richten sich an Privatpersonen. Daher sind viele Praxen nicht zur Ausstellung der E-Rechnungen verpflichtet.

Aber: Der Empfang von E-Rechnungen ist jedoch ab 2025 Pflicht – unabhängig von Umsatzhöhe oder Fachrichtung. Die wichtigsten Maßnahmen sind daher:

• Technisch vorbereiten: Ihre Praxissoftware oder Buchhaltungslösung muss E-Rechnungen im XML-Format erkennen, verarbeiten und archivieren können.
• Organisatorisch klären: Wie werden E-Rechnungen intern bearbeitet? Wer ist zuständig? Wie unterscheiden Sie zwischen klassischen und elektronischen Rechnungen?
• Rechtssicher archivieren: E-Rechnungen müssen 10 Jahre digital aufbewahrt werden – ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus.

• IT-Dienstleister einbinden
  Sprechen Sie mit Ihrem IT-Betreuer oder Buchhaltungssoftware-Anbieter: Ist Ihre Lösung e-rechnungsfähig? Müssen Anpassungen vorgenommen werden?
• Separate E-Mail-Adresse einrichten
  Nutzen Sie eine eigene Adresse für E-Rechnungen und informieren Sie alle relevanten Lieferanten und Dienstleister.
• Abläufe definieren
  Erstellen Sie klare interne Prozesse für den Umgang mit E-Rechnungen – idealerweise dokumentiert und für das gesamte Team nachvollziehbar.
• Aufbewahrung sicherstellen
  Nutzen Sie digitale Archivsysteme, die revisionssicher arbeiten. Auch Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die E-Rechnung ist ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung – und sie kommt verbindlich. Wer frühzeitig prüft, ob die technischen Voraussetzungen stimmen, klare Zuständigkeiten im Team schafft und praktikable Abläufe definiert, ist gut gerüstet. Auch wenn Arztpraxen nur selten selbst E-Rechnungen stellen müssen, ist der Empfang ab 2025 gesetzlich vorgeschrieben. Wer hier vorbereitet ist, verhindert spätere Reibungsverluste – und spart im besten Fall Zeit und Aufwand.

Quelle:

• Hausärztinnen- und Hausärzteverband Hessen, Pflicht zur eRechnung – was bedeutet das für Ärztinnen und Ärzte? unter https://www.haev-hessen.de/aktuelles/news/892-e-rechnung-was-bedeutet-das-fuer-aerzte
• VirchowBund, Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 – Das gilt für die Arztpraxis unter https://www.virchowbund.de/praxisaerzte-blog/pflicht-zur-e-rechnung-ab-2025-das-gilt-fuer-die-arztpraxis