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Informationen zur Einführung der ePA für alle
Allgemeine Informationen zur ePA für alle
Abrechnungs- und Leistungsfragen
Informationen zum Zugriff und zur Einsichtnahme
Informationen zu Datenschutz und Widerspruch
Informationen zum Befüllen der ePA
Informationen zur Nutzung der ePA durch Versicherte
Sicherheit, Rechtsfragen und Pflichten
Die bundesweite Einführung der elektronischen Patientenakte 3.0 „ePA für alle“ ist am 29. April 2025 gestartet. Seit diesem Zeitpunkt können auch Praxen außerhalb der initialen Modellregionen die ePA nutzen. Seit dem 01. Oktober ist die Nutzung für ärztliche Einrichtungen verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2026 sind dann Sanktionen für Ärztinnen und Ärzte vorgesehen, die die ePA für gesetzlich Versicherte nicht nutzen. Weitere Informationen stellt auch die KBV auf Ihrer Website KBV - BMG gibt Zeitplan bekannt: Einführung der ePA in Praxen ab 29. April - Verpflichtende Nutzung ab 1. Oktober bereit. Ziel der neuen elektronischen Patientenakte ist es, den Patientinnen und Patienten eine bessere und einfachere Verwaltung ihrer Gesundheitsdaten zu ermöglichen.
Bis zum Jahresende 2025 sollen keine Sanktionen vorgesehen sein, sofern Vertragsärzte nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich der Verpflichtung des § 372 Abs. 3 SGB V widersprechen. Siehe: KBV - BMG gibt Zeitplan bekannt: Einführung der ePA in Praxen ab 29. April - Verpflichtende Nutzung ab 1. Oktober. Darüber hinaus erhalten Sie auch weitere Informationen auf den Webseiten der gematik oder der KBV, wie z. B. https://www.kbv.de/html/epa.php („KBV - Elektronische Patientenakte - ePA“).
Die „ePA für alle“ ist eine digitale Gesundheitslösung zur zentralen und sicheren Speicherung medizinischer Daten. Sie verbessert die medizinische Versorgung durch den schnellen Zugriff auf Gesundheitsdaten. Wichtige Informationen für die Behandelnden sind so einrichtungs- und sektorübergreifend jederzeit schnell verfügbar.
Die „ePA für alle“ wird für alle gesetzlich Versicherten in Deutschland automatisch eingerichtet, sofern sie nicht widersprechen, und wird damit auch Teil der täglichen Arzt-Patienten-Kommunikation. Die ePA für alle ist somit die sogenannte Opt-Out-Version der elektronischen Patientenakte. Bislang war es so, dass alle Patientinnen und Patienten selbst eine ePA bei ihrer Krankenkasse beantragen mussten. Das ist jetzt nicht mehr der Fall.
Kinder und Jugendliche bekommen ab dem Moment eine ePA, ab dem sie (gesetzlich) krankenversichert sind und eine Krankenversicherungsnummer besitzen. Ab Vollendung des 15. Lebensjahres können sie dann selbst entscheiden, ob sie eine ePA nutzen wollen. Vorher können die Eltern bzw. die Erziehungsberechtigten der ePA für Ihre Kinder widersprechen. Auch private Krankenversicherungen können Ihren Versicherten eine ePA anbieten.
Das Angebot einer elektronischen Patientenakte gibt es schon seit 2021. Damit sich das Potenzial der ePA für die oder den Einzelnen sowie für die gesamte Bevölkerung aber voll entfalten kann, muss sie mehr genutzt werden. Bislang war es so, dass alle Patientinnen und Patienten selbst eine ePA bei ihrer Krankenkasse beantragen mussten. Ab Einführung der „ePA für alle“ erhalten alle gesetzlich Versicherten in Deutschland automatisch eine ePA ihrer Krankenkasse. Wenn sie das nicht möchten, können sie jederzeit widersprechen.
Die ePA liefert Ärztinnen und Ärzten einen umfassenden Überblick über die Gesundheit ihrer Patientinnen und Patienten. Sie bietet viele Vorteile wie z.B. Vermeidung von Doppeluntersuchungen oder die Anforderung von Dokumenten bei anderen Einrichtungen. Die elektronische Medikationsliste verschafft einen Überblick über alle Medikamente, die über ein E-Rezept verordnet wurden. Das kann für mehr Arzneimitteltherapie-Sicherheit sorgen.
Das sollten Sie wissen:
Für Praxen, die bereits eine ePA-Lizenz besitzen, entstehen keine weiteren Softwarepflege-, oder Lizenzkosten. Die Implementierung der neuen elektronischen Patientenakte in der Version 3.0 (ePA für alle) ist mit der Softwarepflege des aktuellen ePA-Pakets abgedeckt.
Der Dokumentenname, den Sie in Ihrem Programm festgelegt haben, wird übernommen und kann von Ihnen angepasst werden.
Da die ePA als lebenslange Akte angelegt wird, gibt es keine Limitierung.
Nein. Bei der ePA für alle handelt es sich um eine versicherten geführte Patientenakte. Die Primärdokumentation der Ärztinnen und Ärzte sowie der Psychotherapeutinnen und -therapeuten entfällt nicht. Medizinisch relevante Informationen und Behandlungen müssen weiterhin zeitnah dokumentiert werden.
KIM und ePA sind unabhängig voneinander. Ein elektronischer Arztbrief (eAB) ist über KIM an die entsprechenden Empfänger zu versenden und dann zusätzlich in die ePA hochzuladen.
Unter dem digitalen gestützten Medikationsprozess (dgMP) versteht man einen neuartigen Anwendungsfall der „ePA für alle“, der schrittweise ab Mitte 2026 eingeführt wird. Der dgMP besteht aus drei wesentlichen Bestandteilen: der elektronischen Medikationsliste (eML), dem elektronischen Medikationsplan (eMP) sowie zusätzlichen Informationen zur Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS-rZI). Das Hauptziel besteht darin, die Transparenz bezüglich der Medikation der Patienten zu erhöhen und eine umfassende sowie zentralisierte Dokumentation medikationsbezogener Informationen zu ermöglichen.
Bereits seit Einführung der ePA für alle haben Sie die Möglichkeit, mit der eML zu arbeiten. Sobald die Akte eines Versicherten vorliegt, erzeugt jedes E-Rezept einen Eintrag in der elektronischen Medikationsliste (eML). Sie enthält somit die Verordnungs- und Dispensierinformationen für alle verschriebenen und eingelösten E-Rezepte eines Patienten. Zu einem späteren Zeitpunkt ist es geplant, auch rezeptfreie Medikamente (OTC), Nahrungsergänzungsmittel und andere Arzneimittel, die nicht über E-Rezepte erfasst werden, sowie Medikationshinweise und AMTS-rZI in die eML aufzunehmen. Diese Daten sollen die Erstellung und Aktualisierung des eMP unterstützen.
Der elektronische Medikationsplan (eMP), der auf die elektronische Gesundheitskarte (eGK) geschrieben wird, kann zusätzlich als PDF/A in die ePA hochgeladen werden. Mit der Einführung des vollständigen digital gestützten Medikationsmanagements erfolgt dann zu einem späteren Zeitpunkt (voraussichtlich zweite Jahreshälfte 2026) eine Speicherung strukturierter Daten in der ePA. Der Anspruch auf Erstellung und Pflege eines Medikationsplans bleibt für gesetzlich Versicherte nach § 31 a SGB V bestehen.
Bis dato ist die ePA nur in der Gesetzlichen Krankenversicherung verpflichtend anzubieten. Darüber hinaus bieten jedoch auch schon einige private Krankenkassen ihren Versicherten eine ePA an.
Patientinnen und Patienten und diejenigen, die Zugriff auf die ePA haben.
Die Pauschale für die Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte kann in 2025 weiterhin abgerechnet werden. Der Bewertungsausschuss hat die EBM-Leistung bis Ende 2025 verlängert. Mit Blick auf den Start der neuen elektronischen Patientenakte (ePA) wurde außerdem vereinbart, die Vergütung von Leistungen, die im Zusammenhang mit der ePA durchgeführt werden müssen, zu überprüfen.
Aktuell gibt es drei Gebührenordnungspositionen (GOP), die Ärzte und Psychotherapeuten für die Befüllung einer ePA abrechnen können. Bitte beachten Sie immer die aktuellen Regelungen zum EBM. Im November 2025 finden Sie auf der KBV Seite KBV - Elektronische Patientenakte unter „Abrechnung und Vergütung“ die nachfolgenden Informationen zu den GOP 01648, 01647 und 01431:
Erstbefüllung
GOP 01648 (89 Punkte / 11,03 Euro)
Weitere Befüllung
Weitere Befüllung: GOP 01647 (15 Punkte / 1,86 Euro)
Weitere Befüllung ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt und ohne Arzt-Patienten-Kontakt per Video: GOP 01431 (3 Punkte / 37 Cent)
Überprüfung der GOP geplant
Das Einlesen und Speichern von Daten, das Informieren der Patienten und Dokumentieren von Widersprüchen – diese Aufgaben kommen mit der ePA auf die Praxen zu und kosten Zeit. Die KBV fordert eine angemessene Vergütung für diese Aufgaben, allerdings lässt sich der Aufwand bislang nur schätzen. Sie hat deshalb mit dem GKV-Spitzenverband vereinbart, die Vergütung von Leistungen im Zusammenhang mit der ePA auf Anpassungen zu überprüfen.
Nein - zu keinem Zeitpunkt. Weder vom Patienten noch vom medizinischen Personal.
Aktuell noch nicht, ein mobiler Zugriff ist jedoch für eine der nächsten Ausbaustufen geplant.
Liegt der Zeitpunkt des Einlesens der eGK mehr als 90 Tage zurück- oder ist der Zugriff durch den Patienten verkürzt worden, ist die eGK erneut einzulesen um die Zugriffsberechtigung zu erneuern. Ein Ersatzverfahren oder auch die elektronische Ersatzbescheinigung sind also nicht ausreichend. Verfügt der Patient über die ePA-APP seiner Krankenkasse kann er den Zugriff über diese einrichten.
Nein, Krankenkassen können die ePA nicht einsehen – auch nicht für ihre eigenen Versicherten.
Der „Behandlungskontext“ wird durch das Stecken der eGK nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff – standardmäßig 90 Tage - auf die ePA-Inhalte.
Siehe auch: ePA für alle | gematik
Die Patientin bzw. der Patient muss nicht mehr jeden Zugriff auf die ePA einzeln freigeben. Ab Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) wird medizinischem Personal für 90 Tage Zugriff gewährt. Die Apotheken haben drei Tage Zugriff. Der Zeitraum des erlaubten Zugriffs kann jederzeit durch die Patientin bzw. den Patienten mithilfe einer App ihrer Krankenkasse verändert werden.
Nein. Alle Mitarbeiter der Praxis haben Zugriff auf die ePA und können Dokumente einsehen, hoch – bzw. herunterladen. Darüber hinaus können auch Patienten sowie die Krankenkassen Daten in die ePA einstellen. Der Arzt darf das Einstellen von Dokumenten in die ePA an geschultes Personal delegieren, bleibt aber verantwortlich für die medizinische Dokumentation.
Nein, solange der Zeitraum des Behandlungskontextes noch nicht abgelaufen ist (90 Tage) oder wenn der Patient einer medizinischen Einrichtung in der ePA-App einen zeitlich unbegrenzten Zugang zugestanden hat.
Ja, Patienten können die Dauer des Zugriffs in der ePA-App individuell einstellen. Der Zugriff kann dann auch länger oder kürzer als die standardmäßigen 90 Tage dauern oder auch unbegrenzt sein.
Die Daten bleiben erhalten, aber nach Ablauf der 90 Tage haben Sie keinen Zugriff mehr, es sei denn, der Patient hat Ihnen einen unbegrenzten Zugriff ermöglicht. Durch das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) erhalten Sie erneut Zugriff für weitere 90 Tage.
Ja. Vorausgesetzt, dass das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM)2 durchgeführt wird, ein positiver Prüfstatus zurückkommt und von Patientenseite zwischenzeitlich keine Änderungen (z.B. ein Widerspruch, eine zeitliche Limitierung des Aktenzugriffs) erfolgt sind.
2 Das VSDM ermöglicht neben dem Lesen der VSD eine Online-Prüfung und ggf. eine Online-Aktualisierung durch Abgleich mit den Daten der Krankenkasse. So kann bspw. eine Adressänderung direkt auf der eGK aktualisiert werden. Arztpraxen können dann über ihre Praxissoftware die aktuellen Daten von der eGK direkt einlesen. Das Ergebnis der Online-Prüfung/-Aktualisierung wird durch einen sogenannten Prüfungsnachweis auf der eGK gespeichert und an das Primärsystem übergeben. Die Einstellungen werden in der Regel durch den Vertriebs- und Servicepartner vorgenommen. Neben den allgemeinen Konnektor-Einstellungen wird festgelegt, wie häufig ein Abgleich der eGK erfolgen soll. Wir empfehlen die Einstellung „immer“.
Standardmäßig 3 Tage.
Mögliche Ursachen:
Wir empfehlen Ihnen den WhatsApp Kanal der gematik. Dieser informiert Sie über mögliche Störungen (gematik Fachportal).
Ja, Ihre Praxissoftware stellt eine Möglichkeit bereit.
Die Nutzung der „ePA für alle" ist für Versicherte freiwillig. Wer keine haben möchte, kann jederzeit widersprechen. Außerdem ist es möglich, Zugriffe zu beschränken, Daten zu löschen oder zu verbergen.
Zur Verwaltung des Widerspruchs stellt Ihnen Ihr Arztinformationssystem eine entsprechende Erfassungsmaske zur Verfügung.
Folgende Widersprüche sind möglich:
Gegen die Bereitstellung der ePA
Versicherte haben grundsätzlich die Möglichkeit, der Einrichtung und Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse zu widersprechen. Dies ist erstmalig vor der initialen Einrichtung möglich. Die Krankenkassen sind per Gesetz verpflichtet, ihre Versicherten vorab ausführlich über die ePA zu informieren. Die Versicherten haben dann sechs Wochen Zeit zu widersprechen, falls sie keine Akte wünschen. Aber auch später ist jederzeit ein Widerspruch möglich. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.
Widerspruch: direkt bei der Krankenkasse.
Gegen den Zugriff einer Praxis auf die ePA Versicherte können festlegen, dass eine Praxis, ein Krankenhaus oder eine Apotheke keinen Zugriff auf ihre ePA erhält. Dann kann die betroffene Einrichtung bis zum Widerruf keine Daten in der ePA lesen oder einstellen.
Widerspruch: per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle.
Gegen die Bereitstellung der Medikationsliste
Bei einem Widerspruch gegen die Medikationsliste fließen keine Verordnungs- und Dispensierdaten vom E-Rezept-Server in die ePA. In der ePA befindet sich folglich keine Medikationsliste. Alternativ können Versicherte festlegen, dass ihre ePA eine Medikationsliste enthält, aber nur sie selbst die Daten sehen können.
➔ Einstellen von Dokumenten durch eine med. Einrichtung
Die jeweilige medizinische Einrichtung befüllt die ePA in diesem Fall nicht mit Daten und Dokumenten aus der aktuellen Behandlung.
Widerspruch: Mündlich während der Behandlung.
➔ Teilnahme am digital gestützten Medikationsprozess
E-Rezept-Daten werden weiterhin übermittelt und sind für die Patientin bzw. den Patienten in der Medikationsliste einsehbar. Die Medikationsliste ist aber für medizinische Einrichtungen nicht einsehbar. Bis dahin gespeicherte Daten für den Medikationsplan (eMP) und die Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS) werden gelöscht.
Widerspruch: per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle.
Gegen das Einstellen von Dokumenten in einer Behandlungssituation
Versicherte können der Übertragung von einzelnen Informationen widersprechen. Die Daten werden dann nicht in der ePA gespeichert. Die Praxis dokumentiert den Widerspruch.
Widerspruch: in der Praxis.
Gegen das Einstellen von Abrechnungsdaten
Die Kassen stellen bei einem Widerspruch keine Abrechnungsdaten ein.
Widerspruch: direkt bei der Krankenkasse.
Gegen die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken
Die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken (geplant ab März 2026) ist dann insgesamt oder für die angegebenen Zwecke nicht mehr zulässig.
Ja. Patientinnen und Patienten haben die Möglichkeit, der elektronischen Patientenakte (ePA) nicht nur insgesamt zu widersprechen, sondern auch spezifische Funktionen abzulehnen oder den Zugriff durch bestimmte Einrichtungen zu verweigern. Darüber hinaus können sie jederzeit situativ dem Hochladen von Dokumenten in die ePA widersprechen. Beispielsweise können sie im Rahmen eines Arztgesprächs anmerken, dass der Befundbericht der aktuellen Behandlung nicht in die ePA aufgenommen werden soll. In diesem Fall ist das behandelnde medizinische Personal verpflichtet, den Bericht nicht hochzuladen. Patientinnen und Patienten müssen jedoch nur dann konkret über ihr situatives Widerspruchsrecht informiert werden, wenn es um besonders sensible Daten geht. Außerdem ist die Praxis verpflichtet, Patienten mit einer stigmatisierenden Erkrankung proaktiv auf einen möglichen Widerspruch hinzuweisen.
Derzeit gibt es keine Möglichkeit, einzelnen Verordnungen zu widersprechen. Wenn ein Widerspruch zur Medikationsliste eingelegt wird, werden keine Verordnungen angezeigt. Andernfalls werden alle Verordnungen, die als E-Rezept versendet wurden, angezeigt.
Grundsätzlich benötigt man als Patientin oder Patient keinen Computer und kein Handy für die ePA. Wer Daten selbst verwalten möchte, benötigt dazu jedoch die App der eigenen Krankenkasse. Wer das nicht möchte, kann beispielsweise einen Vertreter einrichten lassen - wie Familienangehörige. Für Widersprüche (z. B. wenn man einer Institution gar keinen Zugriff auf die ePA geben möchte) kann man sich außerdem an die Ombudsstelle der jeweiligen Krankenkasse wenden.
Der Patient muss über die Widerspruchsmöglichkeit aufgeklärt werden, vor allem bei hochsensiblen Daten (z. B. zu sexuell übertragbare Krankheiten, psychischen Krankheiten oder Schwangerschaftsabbrüchen). Die Aufklärung kann über unterschiedliche Wege erfolgen, wie z. B. über unser Digitales Anamnese -und Patientenmanagement „AmbulApps“ (siehe CGM one | AmbulApps: Digitalisierung für zentrale Praxisabläufe) oder einen Aushang in der Praxis. Alternativ können Patienten innerhalb des persönlichen Gesprächs – wenn der Kontext es erfordert – informiert werden.
Die Widerspruchsmöglichkeit muss beim ersten Arztbesuch kommuniziert werden (im persönlichen Gespräch oder über einen Aushang in der Praxis). Zusätzlichen bieten die KVen Infomaterialien für Patienten an.
Ja. Patientinnen und Patienten können der Liste allerdings nur gesamt widersprechen. Ein Widerspruch für einzelne Einträge ist nicht möglich. Einzelne Medikamente lassen sich auch nicht löschen. Der Widerspruch erfolgt durch die Patientin/den Patienten gegenüber der Krankenkasse – entweder mithilfe der ePA-App oder bei einer Ombudsstelle. Ein Widerspruch zur Befüllung der Medikationsliste hat jedoch keine Auswirkungen auf die Erstellung von E-Rezepten in einer Arztpraxis. E-Rezepte können weiterhin ausgestellt werden.
Wenn Daten aus der ePA gelöscht werden, sind diese endgültig gelöscht. Zum Löschen von Daten können im Übrigen auch Ärztinnen und Ärzte beauftragt werden, sofern und soweit dieser Zugriff auf Ihre ePA haben. Dabei gilt nach wie vor: Ärztinnen und Ärzte können zusätzlich noch eigene Kopien oder Unterlagen angefertigt haben, welche von der Löschung in der ePA nicht betroffen sind und ggf. separat gelöscht werden müssen. Alle Zugriffe – auch das Löschen – werden in der ePA protokolliert.
Die Verarbeitung der Daten wird im Auftrag der Krankenkassen von zwei Anbietern übernommen. Beide betreiben eigene Rechenzentren, die sich auf deutschem Boden befinden und die einer entsprechenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen werden. Es wird je Anbieter mehrere Rechenzentren an mehreren Standorten geben.
Zunächst sind Vertrags-, Zahn- und Krankenhausärzte ebenso wie Vertragspsychotherapeuten und Apotheken zum Befüllen der ePA verpflichtet. Später sollen weitere Berufsgruppen hinzukommen. Dabei gilt der Grundsatz: Wer die Informationen erhoben hat, stellt sie auch in die Akte ein. Diese Aufgabe dürfen Ärztinnen und Ärzte auch an eine MFA delegieren. Versicherte können 2x innerhalb von 24 Monaten ihre Krankenkasse bitten, bis zu 10 ältere medizinische Dokumente für sie zu digitalisieren und in die ePA einzustellen.
Patientinnen und Patienten können selbstverständlich auch Daten in die Akte einstellen. Versicherte nutzen hierfür die von ihrer Krankenkasse bereitgestellte ePA-App. Nicht digitalisierte Dokumente, können mit dem Smartphone oder Tablet eingescannt und dann in der ePA abgelegt werden. Sie dürfen selbst entscheiden, welche und wie viele Informationen sie einpflegen und speichern wollen.
Außerdem werden alle ausgestellten und in der Apotheke eingelösten E-Rezepte in der ePA gespeichert. Hierfür bietet die Medikationsliste besten Einblick in bereits verordnete Präparate und minimiert Risiken wie Wechselwirkungen.
Nachdem Sie den Button „Aktualisieren“ bestätigt haben, sind die Daten ersichtlich.
Dokumente dürfen aufgrund von BSI-Vorgaben ausschließlich im sogenannten PDF/A-Format (d. h. einem PDF-Format, das speziell zur sicheren Archivierung von Dokumenten entwickelt wurde) in die elektronische Patientenakte eingestellt werden. Dies ist im ersten Schritt für Laborbefunde, Arztbriefe (wenn nicht als elektronische Arztbriefe (eABs) vorliegend) verpflichtend. Die Arbeitsschritte zur Konvertierung variieren je nach eingesetzter Praxissoftware. Darüber hinaus können eAB, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und die Daten auf der eGK (Notfalldatensatz, persönliche Erklärungen und elektronischer Medikationsplan (eMP) bereits als strukturierte Daten in den festgelegten Formaten in die ePA geladen werden.
Bitte beachten Sie, dass die maximale Größe für das Hochladen jedes einzelnen Dokuments 25 MB beträgt. Die Gesamtgröße pro Hochladevorgang darf 250 MB nicht überschreiten.
Bei der Umwandlung von Dokumenten in das ePA-konforme PDF/A-Format kann es in Einzelfällen zu Änderungen in der Darstellung kommen (z. B. abweichende Schriftarten, verschobene Tabellen oder Grafiken). Bitte prüfen Sie das konvertierte Dokument daher auf Vollständigkeit und Lesbarkeit und gleichen Sie es bei Bedarf mit dem Original ab.
Grundsätzlich ja. Ein Notfalldatensatz (NFD), ein Datensatz Persönliche Erklärung (DPE) sowie ein elektronischer Medikationsplan* (eMP) können – sofern sie von einer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gelesen oder bereits im Arztinformationssystem (AIS) gespeichert wurden – in die ePA hochgeladen werden. Hierzu stellt Ihnen Ihre Praxissoftware eine entsprechende Funktion bereit.
*Die Einwilligung des eMP wird nicht in der ePA gespeichert.
Es besteht grundsätzliche keine Pflicht, Dokumente, die in die ePA eingestellt werden, zu signieren. Auf Grund von gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben kann jedoch - in Abhängigkeit der Dokumentenart - eine Signatur notwendig sein (zum Beispiel bei E-Arztbriefen).
Die ePA ist als lebenslange Akte konzipiert. Dokumente werden nicht automatisch gelöscht. Sie können aber manuell durch den Patienten oder das medizinische Personal gelöscht werden.
Ja. Für das Hochladen von Dokumenten in die elektronische Patientenakte werden einige Informationen zu Ihrer Praxis, dem jeweiligen Arzt oder dem Dokument selbst benötigt. Diese Informationen werden als „Metadaten“ bezeichnet. In Ihrer ePA haben Sie dann die Möglichkeit, Dokumente gezielt nach spezifischen Metadaten zu filtern, um so schnell und einfach die für Sie relevanten Informationen zu finden. Das können beispielsweise der Name der Einrichtung sein, die das Dokument erstellt hat, oder das Datum. Einige Metadaten werden automatisiert durch die IT-Systeme eingetragen. Die ePA ist nach diesen Metadaten durchsuchbar - Dokumente mit vollständigen Metadaten sind daher besser in der ePA zu finden als Dokumente, bei denen wenig oder keine Metadaten eingetragen sind.
Ja, Ihre Praxissoftware stellt hierzu eine Funktion bereit.
Die Medikationsliste zeigt alle Verordnungen, die über den E-Rezept-Fachdienst in die ePA eingestellt wurden, sofern der Patient keinen Widerspruch eingelegt hat. In die elektronische Patientenakte (ePA) fließen hauptsächlich verschreibungspflichtige Arzneimittel ein, deren Kosten von den gesetzlichen Krankenkassen übernommen werden, da diese derzeit zwingend per E-Rezept verordnet werden müssen. Ausnahmen bestehen für Verordnungen bei Haus- und Pflegeheimbesuchen, die weiterhin in Papierform ausgestellt werden. E-Rezepte sind auch für rezeptfreie Medikamente (OTC-Präparate), Privatverordnungen und Grüne Rezepte möglich, jedoch nicht verpflichtend. Betäubungsmittel (BtM-Rezepte) und T-Rezepte werden vorerst ausschließlich auf Papier verordnet und sind nicht Bestandteil der Medikationsliste.
Grundsätzlich möglich, wenn dieses Privatrezept als E-Rezept ausgestellt wurde. Die Umsetzung richtet sich nach Ihrer eingesetzten Praxissoftware.
Derzeit nicht, da diese Rezeptart noch nicht über das E-Rezept versendet wird.
Ja.
Derzeit noch nicht, allerdings ist dies mit einer der nächsten ePA-Ausbaustufen geplant.
Die Konvertierung erfolgt automatisch für die derzeit möglichen Dokumente, die Sie in die ePA übertragen können. Das Hochladen der Daten muss allerdings für jeden Patienten einzeln erfolgen.
Ja, sowohl durch den Patienten als auch durch die Praxis. Die Praxis kann allerdings nur die Dokumente löschen, die sie selbst hochgeladen hat.
Dokumenteninhalte können nachträglich nicht verändert werden. Allerdings kann ein gesamtes Dokument in einer aktualisierten Version hochgeladen und bei Bedarf ein fehlerhaftes Dokument nach Abstimmung mit der Patientin/dem Patienten gelöscht werden.
Nein. Haben Sie Dokumente lokal gespeichert, werden diese nicht gesperrt oder gelöscht.
Der eMP kann als PDF/A-Dokument in die ePA hochgeladen werden, ist jedoch nicht editierbar. Der eMP wird derzeit noch nicht strukturiert in der ePA abgebildet.
Aktuell ist eine Volltextsuche noch nicht möglich, soll aber in einer der nächsten ePA-Ausbaustufen aufgenommen werden.
Bis dahin steht die Suche über die Metadaten zur Verfügung. Hier suchen Sie nach bestimmten Daten, wie beispielsweise Datum oder Fachrichtung oder von welcher Einrichtung ein Dokument eingestellt wurde. Viele Metadaten werden schon automatisiert vom Praxisverwaltungssystem vorbefüllt. In der Medikationsliste ist dies schon zu Beginn möglich.
Alle gesetzlichen und einige private Krankenkassen bieten ihren Versicherten ihre eigene kostenfreie App zum Download an, mit der sie Zugang zur ePA erhalten.
Grundsätzlich ist es für Patientinnen und Patienten nicht erforderlich, einen Computer oder ein Handy für die elektronische Patientenakte (ePA) zu nutzen. Falls sie ihre Daten selbst verwalten möchten, ist dafür die App ihrer Krankenkasse notwendig. Wer das nicht möchte, kann beispielsweise Vertreterinnen bzw. Vertreter einrichten lassen - wie Familienangehörige. Für Widersprüche (z. B. wenn man einer Institution gar keinen Zugriff auf die ePA geben möchte) kann sich die Patientin/der Patient außerdem an die Ombudsstelle der jeweiligen Krankenkasse wenden.
Es ist möglich, bis zu fünf Vertreterinnen und Vertreter in der ePA zu benennen. Es braucht kein eigenes Smartphone, solange die Vertreterin bzw. der Vertreter ein Smartphone hat. Allerdings müssen Sie sich einmal persönlich mit der Vertreterin bzw. dem Vertreter treffen und sich dabei über ein Authentifizierungsmittel identifizieren, um die Vertretung einzurichten. Dieses Verfahren hat nichts mit der Praxissoftware zu tun, sondern muss mit der jeweiligen Krankenkasse besprochen werden.
Auf Wunsch können Patientinnen und Patienten Kontakt zu ihrer Krankenkasse aufnehmen, um die Daten der bisherigen ePA in die ePA der neuen Krankenkasse übertragen zu lassen.
Abgerechnete Leistungszeilen werden nicht aus der Karteikarte in die ePA übertragen. Allerdings übertragen Krankenkassen Informationen zur Leistungsabrechnung.
Auszug der KBV-Info :
„Die gesetzlichen Krankenkassen haben die Aufgabe, Daten zu den Leistungen, die ihre Versicherten in Anspruch genommen haben – ob in einer Arztpraxis, beim Zahnarzt oder im Krankenhaus – in der ePA bereitzustellen. Basis bilden die jeweiligen Abrechnungsdaten. Andere Zugriffsrechte auf die ePA haben die Krankenkassen nicht.
Dabei entscheidet jede Krankenkasse selbst, wie detailliert sie die Daten darstellt. In der Übersicht für ambulante Leistungen können alle abgerechneten Gebührenordnungspositionen inklusive Punktzahl und gegebenenfalls Euro-Betrag aufgelistet sein. Möglich ist auch, dass Diagnosekodes mit oder ohne Zusatzkennzeichen zur Angabe der Diagnosesicherheit aufgeführt sind. Weitere mögliche Angaben sind die Adresse der Praxis, der Name des behandelnden Arztes, das Abrechnungsquartal und der Tag der Behandlung.“
Bei hochgeladenen Dokumenten wird der „Ersteller“ angezeigt. Zudem wird jeder Zugriff auf die ePA protokolliert. Nur der Patient selbst kann diese Protokolldaten einsehen.
Ja, jeder Zugriff wird protokolliert.
Die gesetzlichen Regelungen zur „ePA 3.0“ basieren auf dem Digitalgesetz, dem Patientendatenschutzgesetz und dem Gesundheitsdatennutzungsgesetz.
Die ePA hat keinen eigenen Virenscanner. Sie ist vor Viren geschützt, indem nur bestimmte Dateiformate überhaupt in die ePA gelangen können. Diese Dateiformate können technisch keine Viren tragen. Alle anderen Dateiformate sind nicht mit der ePA kompatibel. Dennoch ist zu beachten, dass verschiedene Sicherheitsmaßnahmen in der Praxis unerlässlich sind. Dazu gehören unter anderem Firewall, Virenschutz, aktuelle Betriebssysteme, Verschlüsselungen und mehr. Es wird empfohlen, regelmäßig einen IT-Sicherheitscheck durch den Praxis-Betreuer vor Ort durchführen zu lassen, um mögliche Risiken zu identifizieren und die Sicherheitsvorkehrungen zu optimieren. Bitte beachten Sie auch, dass Dokumente „nicht sichere“ Links enthalten können.
Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Informationen über die aktuelle Behandlung des Versicherten in die elektronische Patientenakte (ePA) einzustellen (§ 347 Abs. 1 SGB V). Dies setzt voraus, dass der jeweilige Arzt oder Therapeut Zugriff auf die ePA hat. Die Patientin oder der Patient darf dem nicht widersprochen und auch keine Einschränkungen hinsichtlich der einzustellenden Informationen, wie z. B. Medikationspläne oder Labordaten, vorgenommen haben. Darüber hinaus haben Patientinnen und Patienten das Recht, von ihrem Arzt oder Psychotherapeuten die Aufnahme weiterer gewünschter Daten in die ePA zu verlangen.
Darüber hinaus müssen die Daten von der Ärztin oder dem Arzt selbst erhoben werden (Ausnahme: beauftragte Arbeiten, z. B. Labor, die der beauftragenden Ärztin oder dem beauftragenden Arzt zuzurechnen sind und somit von ihr oder ihm in die ePA einzustellen sind), aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen und elektronisch vorliegen. Die Praxen sind nicht verpflichtet, Papierbefunde der Patientinnen und Patienten einzuscannen.
Daten, die Ärztinnen und Ärzte einpflegen müssen:
Informationen zur Definition „Befundbericht“ finden Sie z.B. unter: Elektronische Patientenakte: Was der Befundbericht bei der Befüllungspflicht bedeutet – Deutsches Ärzteblatt
Siehe KBV - Fragen und Antworten zur elektronischen Patientenakte (ePA): Eine „anlasslose Ausforschungspflicht“, also dass der Arzt oder Psychotherapeut routinemäßig in die ePA schauen muss, gibt es nicht. Grundlage der ärztlichen Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch. Hieraus können sich Umstände ergeben, die eine Einsichtnahme erforderlich machen – eine Patientin mit Oberbauchschmerzen weist zum Beispiel auf einen aktuellen Befund einer kürzlich durchgeführten Magenspiegelung hin. Der Arzt kommt so seiner ärztlichen Sorgfalt nach.
Es besteht die Verpflichtung, Dokumente aus dem aktuellen Behandlungskontext einzustellen jedoch nicht, ältere Befunde einzuscannen und in die Akte zu laden. Dies kann jedoch auf Wunsch der Patientin oder des Patienten als zusätzlicher Service angeboten werden -eine gesonderte Vergütung ist hierfür allerdings nicht vorgesehen. Versicherte haben jedoch den Anspruch darauf, dass ältere Dokumente von der jeweiligen Krankenkasse digitalisiert und in die Patientenakte hochgeladen werden.
Zur Einführung der ePA für alle noch nicht verpflichtend. Diese Dokumente sind für die nächsten Ausbaustufen der ePA für alle geplant und werden entsprechend in die Spezifikationen aufgenommen.
Nein.
Ja, dazu sind Sie jedoch nicht verpflichtet. Dennoch sollten vorrangig die selbst erhobenen Daten berücksichtigt werden.
Psychotherapeutinnen und -therapeuten. Im Fall von Überweisungen müssen die Untersuchungsergebnisse weiterhin an die überweisende Praxis versendet werden. Zusätzlich besteht die Verpflichtung, den Befundbericht in die ePA für alle zu laden. Der Versand von E-Arztbriefen ist ebenfalls gesondert in Betracht zu ziehen, denn auch er wird nicht durch die ePA für alle ersetzt.
Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Krankenhäuser und andere Leistungserbringer die ePA nutzen.
Nein. Ein Arzt darf die Behandlung nicht verweigern, nur weil die Untersuchungsergebnisse auf Papier vorgelegt werden (es sei denn, es gibt triftige Gründe, wie z. B. Fälschungsverdacht oder Unlesbarkeit). Die Papierform darf auch nicht generell abgelehnt werden, wenn Patienten (z. B. ältere Personen) keinen Zugang zur ePA haben oder bewusst keine digitale Lösung nutzen möchten.
Ja:
Anschluss an die Telematikinfrastruktur
Zugriff auf die ePA
Siehe auch: ePA für alle | gematik
Bei der CBOX handelt es sich um eine zentrale CGM-Entwicklung der Kollegen aus Österreich (ELGA), die AIS-übergreifend im Einsatz ist. Sie übernimmt die ePA-Kommunikation innerhalb der Telematikinfrastruktur.
Diese erfolgt mittels SMC-B.
Ja, ein Zugriff auf die „ePA für alle“ setzt zum Zeitpunkt des Aufrufs eine funktionierende Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) voraus.
Wir stehen Ihnen zur Seite, um Sie bei der Einführung und Nutzung der „ePA für alle“ bestmöglich zu unterstützen.
In unseren kostenfreien Online-Seminaren erfahren Sie alles Wissenswerte zur neuen elektronischen Patientenakte. Unsere Produktexperten zeigen Ihnen die Umsetzung direkt in Ihrer Praxissoftware.
Darüber hinaus finden Sie auf unserer Webseite kurze Erklärvideos, die die wichtigsten Funktionen in wenigen Minuten erläutern:
1. Aktivierung ePA-Zugriff & Aufruf
2. Daten in die ePA einstellen
3. Daten aus der ePA übernehmen
4. Medikationsliste
5. Widerspruch durch den Patienten
6. ePA-Einstellungen
Mehr erfahren auf cgm.com/epafueralle