Faire Urlaubsplanung im Praxisteam – mit klaren Regeln und digitalen Tools

Kaum ist der neue Ferienkalender ausgehängt, beginnt in vielen Praxen die große Planung – und manchmal auch die Diskussion. Wer darf zuerst seinen Urlaub eintragen? Was passiert, wenn sich mehrere Wünsche überschneiden? Und wie bleibt der Praxisbetrieb trotzdem reibungslos organisiert? Gerade in kleineren Teams wird die Urlaubsplanung in der Arztpraxis schnell zur organisatorischen und zwischenmenschlichen Herausforderung. Umso wichtiger sind klare Regeln, faire Verfahren – und smarte Unterstützung, wenn das Team in der Urlaubszeit kleiner besetzt ist.

Bevor die Ferientermine verteilt werden, lohnt sich ein Blick auf die rechtliche Basis. Nach dem Bundesurlaubsgesetz stehen Medizinischen Fachangestellten bei einer Sechs-Tage-Woche 24 Werktage Urlaub pro Jahr zu. Wer an fünf Tagen pro Woche arbeitet, hat Anspruch auf mindestens 20 Tage. In Tarifverträgen oder individuellen Vereinbarungen kann es weitere Regeln geben.

Teilzeitkräfte haben ebenfalls vollen Anspruch – allerdings anteilig je nach Zahl der wöchentlichen Arbeitstage. Für Auszubildende gelten je nach Alter höhere Mindesturlaubsansprüche. Der volle Jahresurlaub entsteht nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit, vorher entsteht pro Monat ein Zwölftel des Urlaubs.

Sind die rechtlichen Rahmenbedingungen klar, folgt die eigentliche Herausforderung: Wer bekommt wann Urlaub? Grundsätzlich entscheidet die Praxisleitung – allerdings nicht willkürlich. Soziale Kriterien spielen eine wichtige Rolle. Vorrang haben häufig

• Eltern schulpflichtiger Kinder,
• Alleinerziehende und
• Mitarbeitende mit pflegebedürftigen Angehörigen.

Gut bewährt haben sich Rotationssysteme. Wer in einem Jahr an beliebten Terminen wie Ostern oder in den Sommerferien frei hatte, ist im nächsten Jahr später dran. Auch ein Losverfahren oder die Unterscheidung zwischen „Wunsch-“ und „Pflichturlaub“ schaffen Transparenz und beugen Konflikten vor. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder ihre Wünsche frühzeitig einreichen – und die Regeln für alle nachvollziehbar sind.

Brückentage sind heiß begehrt, Ferienzeiten oft hart umkämpft. Arbeitgeber dürfen jedoch Urlaubsanträge aus betrieblichen Gründen ablehnen oder eine Urlaubssperre verhängen.

Wird jemand während des Urlaubs krank, lassen sich diese Tage mit ärztlichem Attest nachholen. Für familiäre Anlässe wie Hochzeiten, Geburten oder Todesfälle kann bezahlter Sonderurlaub gewährt werden. In der Regel darf Resturlaub bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden – aber das gilt nicht pauschal. Auch Betriebsurlaub ist möglich, etwa zwischen Weihnachten und Neujahr, solange der Großteil der Urlaubstage frei planbar bleibt.

Aber selbst die beste Urlaubsplanung schützt nicht immer vor Engpässen. Gerade in der Ferienzeit sind weniger Kolleginnen und Kollegen an Bord – und trotzdem klingelt das Telefon weiter. Digitale Unterstützung kann da viel Druck aus dem Alltag nehmen.

Der CGM one TelefonAssistent organisiert eingehende Anrufe zentral und sorgt dafür, dass kein wichtiges Anliegen untergeht:

• Ein übersichtliches Dashboard zeigt alle Anfragen auf einen Blick.
• Jede Anfrage lässt sich kategorisieren und nachverfolgen.
• Standardisierte Anliegen – wie Terminbuchungen – können direkt im Telefonat automatisiert erledigt werden.
• Per SMS können Antworten direkt verschickt werden, etwa für E-Rezepte oder Terminbestätigungen.

Neu ist die intelligente Anrufweiterleitung: Sie erkennt wichtige Anliegen basierend auf den Vorlieben der Praxis automatisch und leitet diese direkt an die passende Stelle weiter. So bleibt die Praxis auch bei dünner Personaldecke flexibel, ansprechbar und gut organisiert.

Fazit: Wer frühzeitig plant, soziale Kriterien berücksichtigt und auf transparente Verfahren setzt, legt den Grundstein für eine entspannte Urlaubszeit im Team. Wenn dann noch digitale Helfer wie der CGM one TelefonAssistent die Kommunikation unterstützen, bleibt der Praxisbetrieb zuverlässig – und die Kolleginnen und Kollegen können den Urlaub wirklich genießen.