Digital, smart, unverzichtbar: CGM one revolutioniert das Terminmanagement

In vielen Praxen ist das Telefon der Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation – und häufig auch eine Belastung. Dabei wünschen sich Patientinnen und Patienten vor allem eines: eine gute Erreichbarkeit der Praxis. Genau hier setzt der smarte TelefonAssistent von CGM one an. Er entlastet das Team, indem telefonische Terminanfragen vollautomatisiert beantwortet werden. Dadurch reduziert er den Planungsstress und sorgt für eine strukturierte Terminorganisation, die immer auf die individuellen Bedürfnisse der Praxis abgestimmt ist – und schafft mehr Zeit für die Patienten.

Der CGM one TelefonAssistent nimmt Anrufe zuverlässig entgegen – ob während der Öffnungszeiten, als Überlauf bei hohem Anrufaufkommen oder auch außerhalb der Sprechstunden. Wie intensiv der Assistent genutzt wird, entscheidet das Praxisteam. Damit bleibt die volle Kontrolle bei der Praxis. Wichtig: Kein Anliegen geht verloren. Auch wenn das Team gerade nicht verfügbar ist, wird jede Anfrage zuverlässig dokumentiert und kann später bearbeitet werden – dann, wenn dafür Zeit ist.

Indem der Assistent standardisierte Anfragen übernimmt, reduziert er den Stress am Empfang deutlich. Das Praxisteam wird spürbar entlastet und gewinnt Freiräume für die persönliche Betreuung vor Ort. Wichtig dabei: Die Arbeit verschwindet nicht, sie wird nur besser vorstrukturiert, da alle relevanten Fakten abgefragt und strukturiert aufbereitet werden. Anfragen, die nicht sofort beantwortet werden müssen, lassen sich systematisch nachbearbeiten – mit klarem Überblick und ohne Unterbrechung des Praxisalltags.

Der CGM one TelefonAssistent klingt freundlich, ruhig und zuverlässig, genauso, wie Patientinnen und Patienten es vom Empfang gewohnt sind. Er entlastet das Team genau dort, wo es gebraucht wird. Er beantwortet häufige Fragen, nimmt Anliegen entgegen und koordiniert Terminwünsche. Auch bei wenig digitalaffinen Patientengruppen sorgt er so für einen niedrigschwelligen Zugang zu modernen digitalen Services – ganz ohne App oder Internetkenntnisse.

Ein echtes Highlight ist die automatische Terminbuchung über die direkte Anbindung an ClickDoc*. Während des Gesprächs erkennt der Assistent freie Zeitfenster im Terminkalender und bucht sie auf Wunsch direkt, ohne dass ein manuelles Eingreifen nötig ist. Das spart Zeit, reduziert Fehler und vermeidet Doppelbuchungen. So entsteht ein reibungsloser Ablauf, den auch die Patientinnen und Patienten schätzen. Anrufen, Termin vereinbaren, fertig.

*Die Anbindung an andere Praxiskalender in den Praxisverwaltungssystemen der CGM wird derzeit geprüft.

Ob Deutsch, Englisch, Türkisch oder Arabisch – der Telefonassistent versteht mehr als 30 Sprachen und entlastet das Praxisteam spürbar bei der Kommunikation mit fremdsprachigen Patientinnen und Patienten. So lassen sich Sprachbarrieren leichter überwinden, ohne dass es zu einer zusätzlichen Belastung am Empfang kommt. Im Nachgang können wichtige Informationen per SMS versendet werden, zum Beispiel „Ihr Termin ist am Dienstag, den 04.06.2025 um 09:00 Uhr. Mit freundlichen Grüßen Ihre Praxis“ oder „Bitte bringen Sie Ihre Versichertenkarte mit, bevor wir das Rezept ausstellen können. Vielen Dank!“. Die Patienten bleiben informiert, ohne dass das Team zusätzliche Zeit am Telefon investieren muss.

Jeder Anruf wird automatisch kategorisiert und zusammengefasst. So entsteht eine strukturierte Übersicht aller Anliegen, die später gezielt bearbeitet werden kann. Die Grundlage dafür ist eine zuverlässige Transkription und automatische Zusammenfassung der Gespräche in deutscher Sprache. Dadurch wird nichts vergessen – und alle relevanten Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.

Der TelefonAssistent richtet sich nach den Abläufen der Praxis – nicht umgekehrt. Öffnungszeiten, Abläufe und Inhalte können individuell angepasst werden, sodass er das Team dort unterstützt, wo es sinnvoll ist. Das Praxisteam bestimmt selbst, welche Informationen abgefragt werden und wie der Ablauf gestaltet ist. So fügt sich der Assistent als unterstützendes Werkzeug in die bestehenden Strukturen ein – ohne diese zu ersetzen.

Der CGM one TelefonAssistent ist eine praxisnahe Lösung, um Anrufe strukturiert zu erfassen und das Team am Empfang gezielt zu entlasten. Standardanfragen werden automatisch aufgenommen und Terminwünsche können direkt im Gespräch koordiniert werden – und das alles in einem Rahmen, den die Praxis selbst festlegt. So bleibt mehr Zeit für die persönliche Betreuung vor Ort, ohne dass Arbeitsabläufe grundlegend verändert werden müssen.