Professionell auftreten, gelassen bleiben: Ihr Knigge für den Praxisalltag

Ein freundlicher Ton, klare Kommunikation und ein respektvolles Miteinander – das sind die kleinen Dinge, die im Praxisalltag den großen Unterschied machen. MFA prägen mit ihrem Auftreten nicht nur das Bild der Praxis, sondern auch das Miteinander im Team. Ihr Verhalten entscheidet oft darüber, wie die Praxis wahrgenommen wird – freundlich, kompetent und gut organisiert.

Ein moderner Praxis-Knigge hilft dabei, den Alltag bewusst zu gestalten: mit Haltung, Respekt und klarer Kommunikation. Denn ein wertschätzender Umgang wirkt nach innen und außen. Er stärkt das Wohlbefinden im Team ebenso wie die Bindung zu den Patientinnen und Patienten.

Gutes Benehmen beginnt nicht mit Regeln, sondern mit Haltung. Freundlichkeit, Geduld und echtes Zuhören schaffen eine Atmosphäre, in der sich Menschen ernst genommen fühlen. Das gilt für Patientinnen und Patienten genauso wie für Kolleginnen und Kollegen. Ein respektvoller Umgangston – gerade in stressigen Momenten – ist der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen und einem Arbeitstag, der sich besser anfühlt.

Nicht jeder Tag läuft glatt – aber gerade dann zeigt sich Professionalität. Wenn Wartezeiten zunehmen oder Patienten ungeduldig werden, hilft eine ruhige und klare Kommunikation. Verständnis zu zeigen, ohne sich persönlich angegriffen zu fühlen, ist eine Kunst – aber eine, die das Klima in der Praxis entscheidend prägt.

1. Freundlich begrüßen – Vertrauen beginnt am Empfang
   Der erste Eindruck zählt und entsteht in wenigen Sekunden. Ein offener Blick, ein Lächeln und die persönliche Ansprache schaffen Nähe und Verlässlichkeit. Wer freundlich begrüßt, sorgt für eine Atmosphäre, in der sich Menschen willkommen fühlen.
2. Diskretion zeigen – Vertrauliches bleibt vertraulich
   Persönliche Informationen sollten nur dort besprochen werden, wo Privatsphäre möglich ist, beispielsweise im Behandlungszimmer oder in einem ruhigen Bereich. Diskretion zeigt Respekt und stärkt das Vertrauen in die Praxis.
3. Mit Fingerspitzengefühl kommunizieren
   Auch in hektischen Momenten wirkt eine ruhige, wertschätzende Sprache Wunder. Klare Worte, ein freundlicher Ton und aktives Zuhören sind die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit – mit Patientinnen und Patienten sowie im Team.
4. Körpersprache bewusst einsetzen
   Ein Lächeln, eine aufrechte Haltung und Blickkontakt sind oft wirkungsvoller als Worte. Wer offen und zugewandt auftritt, vermittelt Sicherheit und Kompetenz. Selbst kleine Gesten können zeigen: „Ich bin aufmerksam und nehme Sie ernst.“
5. Gepflegt auftreten – Professionalität sichtbar machen
   Zur medizinischen Kompetenz gehört auch ein professionelles Erscheinungsbild. Saubere Kleidung, dezente Hygiene und ein einheitlicher Look unterstreichen die Außenwirkung der Praxis. Ein gepflegtes Auftreten bedeutet nicht Perfektion, sondern Respekt – gegenüber sich selbst und den Patientinnen und Patienten.

Ein professionelles Auftreten hängt nicht nur von der Haltung und der Kommunikation ab, sondern auch davon, wie gut die Abläufe im Hintergrund funktionieren. Wenn das Telefon ununterbrochen klingelt oder mehrere Anliegen gleichzeitig erledigt werden müssen, wird es schwierig, Ruhe zu bewahren.

Hier kann digitale Unterstützung helfen etwa durch die CGM one OnlineRezeption. Sie nimmt Anfragen von Patientinnen und Patienten entgegen: Terminwünsche, Rezeptbestellungen oder organisatorische Anliegen. Diese werden automatisch erfasst, vorsortiert und an das Praxisteam weitergeleitet. Das reduziert Unterbrechungen, schafft Übersicht und ermöglicht es MFA, sich wieder stärker auf die persönliche Betreuung zu konzentrieren.

Besonders hilfreich sind dabei zwei Funktionen: Patientinnen und Patienten können Terminabsagen oder -verschiebungen einfach digital über die OnlineRezeption anfragen – ohne Telefonstress. Und dank des integriertem Multi-Language-Supports lässt sich die Sprache individuell wählen – bequem in bis zu 30 Sprachen. So gelingt die Kommunikation auch mit mehrsprachigen Patientinnen und Patienten mühelos und respektvoll. Wenn Routineanfragen digital gebündelt werden, bleibt am Empfang mehr Zeit für das Wesentliche – den menschlichen Kontakt.

Komplett wird das KI-gestütztes Anfragenmanagement mit dem CGM one TelefonAssistenten. Dieser nimmt Anrufe entgegen, sammelt, filtert und sortiert alle relevanten Informationen und vereinbart sogar Termine. Auch der TelefonAssistent unterstützt in über 30 Sprachen.