Viele Patienten wünschen sich die Online-Terminbuchung

Die Digitalisierung geht auch an Arztpraxen nicht vorbei. Nicht nur das Angebot an Leistungen, auch die Beziehung zu den Patienten verändert sich dadurch. Gleichzeitig eröffnen digitale Lösungen große Chancen für jene Praxen, die den Trend erkennen und ihren Service auf die Bedürfnisse ihrer Patienten ausrichten. Einer dieser Trends ist die Online-Terminbuchung. Patienten verlangen zunehmend die Möglichkeit, Termine auch online vereinbaren zu können. Plattformen wie CLICKDOC, die eine Online-Terminbuchung anbieten, beobachten nicht erst seit Ausbruch der Pandemie eine steigende Nachfrage. Auch immer mehr Ärzte erkennen die Vorteile für die eigene Praxis. Denn davon gibt es gleich mehrere. Um diese Vorteile nutzen zu können, sollte ein Online-Terminbuchungssystem immer auf einem bereits optimierten Terminmanagement in der Praxis aufbauen.

Ärzte können mit dem Angebot einer Online-Terminbuchung ihren Patienten einen zusätzlichen Service bieten. Aufgrund von Beruf, Familie oder sonstigen Verpflichtungen schaffen es viele Patienten nicht, während der Praxisöffnungszeiten einen Termin telefonisch zu vereinbaren. Und wenn doch, ist der Telefonanschluss der Praxis nicht selten besetzt oder der Patient landet in der Warteschleife. Die Online-Terminbuchung löst dieses Problem, da der Patient flexibel zu jeder Zeit einen Arzttermin anfragen kann. Die Online-Terminbuchung ist unabhängig von den Sprechzeiten der Praxis. Auch an Wochenenden oder nach Praxisschluss ist die Rezeption für Patienten damit weiterhin erreichbar. Eine Änderung der Ansage auf dem Anrufbeantworter mit Hinweis auf den Online-Terminservice auf der Praxishomepage genügt meist schon, um auf das neue Angebot aufmerksam zu machen. Gerade auch mit Blick auf die Gewinnung neuer Patienten steigert diese digitale Lösung die Attraktivität der Praxis und verschafft ihr so einen beträchtlichen Wettbewerbsvorteil. Das gilt nicht nur für alteingesessene und etablierte Praxen, sondern insbesondere auch für junge Ärzte, die eine Praxis neu eröffnen möchten.

Ein oft vernachlässigter Vorteil: Die Online-Terminbuchung schafft Barrieren ab. Denn gerade auch für Gehörlose oder schwerhörige Patienten bietet die Online-Terminbuchung eine unkomplizierte Alternative zur telefonischen Terminvereinbarung.

In manchen Praxen herrschen noch Vorbehalte gegenüber der Einführung einer Online-Terminbuchung. Man befürchtet, die Kontrolle über den eigenen Terminkalender zu verlieren. Diese Sorge beruht dabei allerdings auf der Annahme, dass Patienten willkürlich Termine einbuchen und absagen können, ohne, dass die Praxismitarbeiter darauf Einfluss hätten. Entscheidet man sich für die richtige Lösung, ist dies jedoch nicht der Fall. Es wird durch die Online-Terminbuchung keine Änderung im Praxiskalender vorgenommen, ohne dass ein Praxismitarbeiter dieser zustimmt. Somit liegt auch mit der digitalen Terminvergabe die Hoheit über den Terminkalender final bei der Praxis.

Mit der Online-Terminbuchung ist für das Praxispersonal somit kein Mehraufwand verbunden. Im Gegenteil: Die Mitarbeiter an der Anmeldung werden entlastet, da viele zeitaufwändige Telefonate zur Terminfindung wegfallen. Einhergehend mit der Entlastung der Rezeption sind die generell bessere telefonische Erreichbarkeit der Praxis und kürzere Wartezeiten für bereits anwesende Patienten.

Ganz nebenbei wird die Praxis von den Patienten als modern und innovativ wahrgenommen und genießt dadurch mehr Aufmerksamkeit. Patienten, die sich gut betreut fühlen, empfehlen diese Praxis gerne weiter.

Unabhängig davon, ob Termine analog oder digital vergeben werden, sollte auf ein effizientes Terminmanagement in der Praxis geachtet werden - das ganz nach den Bedürfnissen der Praxis ausgerichtet ist. Denn dieses beschleunigt die Terminvergabe, verbessert den Praxisworkflow und entlastet das Praxisteam. Mit anderen Worten, der Terminkalender sollte so aufgebaut werden, dass er sowohl zur Struktur, aber auch zu den fachlichen Anforderungen einer Praxis passt. Die Terminvergabe wird dadurch für die Anmeldung automatisch übersichtlicher, einfacher und schneller. Gleichzeitig können Buchungsfehler werden vermieden und das Telefonaufkommen eingedämmt werden. Empfehlenswert sind dabei eine strukturierte Wochenansicht, um alle anstehenden Termine auf einen Blick zu erfassen, sowie ein intelligentes Raum-Management, mit dem die Auslastung von Räumen und Ressourcen optimal gesteuert werden kann. Welche Termine für die Patienten online freigegeben werden, welche Terminarten zur Verfügung gestellt werden (Labor, Impfen, …), ebenso wie die geplante Länge der Termine entscheidet das Praxisteam ganz individuell.   

Anbieter für Online-Terminbuchungen gibt es inzwischen viele. Deswegen ist es wichtig, ausgehend von den praxiseigenen Bedürfnissen zu überprüfen, welche Anforderungen an ein solches System gestellt werden müssen.

Insbesondere sollte dabei auf die folgenden wesentlichen Punkte geachtet werden:

• Eine kompetente Erstberatung durch den Anbieter.
• Eine übersichtliche Benutzeroberfläche sowohl für Praxen als auch für Patienten.
• Die Praxis sollte selbst entscheiden können, welche Termine angenommen werden.
• Terminerinnerungen sollten automatisch per E-Mail und/oder SMS vom System versendet werden.
• Patienten sollten bei Bedarf Termine unkompliziert direkt online verschieben oder absagen können.
• Eine mobil-optimierte Version (und/oder App) zur Nutzung auf dem Smartphone schafft zusätzlich Komfort.

Besonders wichtig:

• Eine gute Kompatibilität zur genutzten Praxissoftware (u. a. zur Vermeidung von Doppelbuchungen). Bestenfalls ein integriertes System.
• Erfüllung aktueller Standards zur Sicherstellung der Datensicherheit.

Ein intelligentes Terminmanagement beschleunigt und erleichtert das Terminmanagement. Das zusätzliche Angebot eines Online-Terminbuchungssystems vereinbart Arbeitserleichterung beim Praxisteam mit dem Wunsch der Patienten nach mehr Komfort. Damit das digitale Verfahren tatsächlich die Terminvergabe erleichtert, sollte auf die Verknüpfungsmöglichkeit von Buchungssystem und Praxiskalender geachtet werden. Eine komfortable Lösung bietet hier CLICKDOC KALENDER, eine neue Kalendergeneration, die Anwendern der Praxissoftware von CompuGroup Medical kostenlos bereitgestellt wird. CLICKDOC KALENDER ist ein onlineterminfähiger und dennoch voll integrierter Kalender, der direkt im CGM-Arztsystem genutzt werden kann. Dadurch können Doppeleingaben vermieden und die Interaktion zwischen Karteikarte und Kalenderfunktion bestens unterstützt werden. Gleichzeitig wird mit der Integration und Synchronisation der Kalenderlösung die Praxissoftware die optimale Grundlage zur Einführung der Erweiterungslösung CLICKDOC ONLINE-TERMIN geschaffen. Online angefragte Termine werden dann sofort und automatisch auch im Praxiskalender angezeigt.