Die Bedienung erfolgt nahezu komplett in Ihrer vorhandenen Abrechnungssoftware. Sie entscheiden also in dem Programm, in dem Sie sich bereits sehr gut auskennen, ob ein Anamnesebogen gescannt oder eine Ultraschallserie als letzter Befund angezeigt werden soll.

Unsere Lösung ist sehr einfach und fast beliebig skalierbar. Weitere Datenträger lassen sich einfach einbinden, das sogar auch netzwerkweit. So muss nicht der Server aufwendig aufgerüstet werden, wenn es mal eng auf den Festplatten wird. Und das Tolle an der Sache: Es funktioniert fast ganz von allein. Sie müssen lediglich hin und wieder eine CD oder DVD für die Langzeitarchivierung einlegen. CGM PRAXISARCHIV kümmert sich um den Rest.

Unsere Archivierungslösungen wurden in den letzten 18 Jahren ständig weiterentwickelt. Hierbei wurde größter Wert auf schnelle, kurze, einfach zu bedienende Vorgänge gelegt. Nicht von ungefähr sind mehr als 24.000 Systeme im Einsatz.

Unsere Lösung für die digitale Archivierung ist speziell auf Ihr Abrechnungssystem zugeschnitten. Ausgefeilte Schnittstellen gewährleisten ein störungsfreies Zusammenarbeiten mit Ihrem Abrechnungssystem. Somit ist gewährleistet, dass Ihre Dokumente, ob Fremdbefund oder Röntgenaufnahme, mit der Patientenkarteikarte verknüpft werden und von dort aus blitzschnell aufgerufen werden können.

Ihr neues Archivierungssystem bietet eine integrierte Langzeitarchivierung auf CD oder DVD. Damit wird sichergestellt, dass Dokumente auch viele Jahrzehnte nach der Archivierung noch unverändert vorgehalten werden können. Auf einem Medium finden dabei 15.000–90.000 Dokumente Platz. Zertifizierte CD- und DVD-Medien für Archivierungszwecke finden Sie im Shop www.apoware.com.

Hierbei kommt es darauf an, ob ein Stapel zu einem Patienten gehört oder ob im Stapel Dokumente unterschiedlicher Patienten vorliegen.

Beim Stapelscan pro Patient ist es sehr einfach. Patientenstapel auf einen geeigneten Scanner mit Papiereinzug legen und mit der Archivdatenquelle „Scanner“ einscannen. Hierbei ist es sinnvoll, mit sogenannten Duplexgeräten zu arbeiten, die Vorder- und Rückseite der Belege einscannen. Der Scanvorgang wird komfortabel aus Ihrem Abrechnungsprogramm im Patientendialog gestartet, anschließend erhalten Sie in der Karteikarte des Patienten einen entsprechenden Eintrag, der auf die eingescannten Belege verweist. Erschwingliche Profigeräte können hierbei sehr schnell sein und scannen eine Seite pro Sekunde.

Beim patientenübergreifenden Stapelscan sollten pro Patient sogenannte Trennseiten in den Stapel eingefügt werden. Viele Hersteller bieten solche Trennseiten auf ihren Webseiten an. Damit lässt sich der gesamte Papierstapel in einem Arbeitsgang in kleinere „Patienten-Stapel“ digitalisieren. Anschließend ordnen Sie jeden Stapel dem entsprechenden Patienten zu.

Ist der Stapel jedoch unsortiert, muss der Scanvorgang in zwei Schritte unterteilt werden. Zuerst wird der Dokumentenstapel pro Blatt digitalisiert und anschließend werden die digitalen Kopien den einzelnen Patienten zugeordnet. Beide Arbeitsweisen, also Stapelscan mit Trennseiten und unsortierter Stapel, sind jedoch nicht annähernd so schnell wie das Einscannen pro Patient innerhalb des Standardworkflows.

Ja. Beide Module benötigen CGM PRAXISARCHIV mit SQL-Datenbank. Darum ist bei der Lizenzierung darauf zu achten, auch die SQL-Option anzuhaken. Fehlt diese Lizenz, bricht das Setup von CLINICAL NOTES mit einer entsprechenden Hinweismeldung ab.

Ja. Die Lizenz für CLINICAL NOTES umfasst immer auch die Lizenz für easyFIND. Mit easyFIND wird die Volltexterkennung via ABBYY freigeschaltet, die für CLINICAL NOTES benötigt wird. Bitte bei der Lizenzerstellung auch immer darauf achten, die SQL-Option anzuhaken. Fehlt diese Option, bricht das CLINICAL NOTES-Setup mit einer entsprechenden Meldung ab.

Die Technische Richtlinie 03138 des BSI (BSI TR-03138 RESISCAN) soll Anwendern in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen als Handlungsleitfaden und Entscheidungshilfe dienen, wenn es darum geht, Papierdokumente nicht nur einzuscannen, sondern nach Erstellung des Scanproduktes auch zu vernichten. Dabei ist wichtig: Die Software ist nur ein Teil des Gesamtprozesses und kann den Anwender in Teilprozessen mit gewissen Funktionalitäten unterstützen. Wie die Funktionalitäten genutzt werden, um ersetzend scannen zu können, muss in Ihrem Prozess der Praxis festgelegt werden.

CGM PRAXISARCHIV ist nicht BSI-TR-RESISCAN-zertifiziert. 

Diese Frage lässt sich einfach beantworten: ja. Trotzdem gibt es je nach Gerätetyp oder Hersteller deutliche Qualitäts- und Ergonomie-Unterschiede. So ist z. B. ein reiner Flachbettscanner für das Einscannen von Papierstapeln nicht zu empfehlen, da die Arbeit mit diesen Geräten prinzipbedingt sehr langsam ist. Wir empfehlen daher die Anschaffung von Durchzugsscannern mit doppelseitigem Scan, dem sogenannten Duplex-Scan. Hierbei sollte eine Scangeschwindigkeit bei mindestens 20 Seiten pro Minute liegen. Aktuelle Geräte können heute 70 Seiten und mehr pro Minute einscannen. Hersteller wie BROTHER, CANON, LEXMARK, Fujitsu oder KODAK bieten hier eine große Auswahl an Geräten. Auf www.praxisarchiv.de finden Sie eine Demonstration, wie schnell Scanner in Verbindung mit CGM PRAXISARCHIV arbeiten können.

Unsere Dokumenten-Management-Systeme können darüber hinaus Scanner fernsteuern. Das heißt, der Scanner bekommt mit dem Scanauftrag mitgeteilt, ob er in Weiß, ob er ein DIN-A6-Rezept oder einen doppelseitig bedruckten Arztbrief einscannen soll. Hierzu bedient man sich des sogenannten TWAIN-Standards. Leider legen viele Hersteller diesen Standard unterschiedlich aus. Um sicherzugehen, dass das gewünschte Gerät optimal mit Ihrem Archivsystem arbeitet und somit auch die Fernsteuerung unterstützt, fragen Sie bitte vor einer Neuanschaffung Ihr Systemhaus.

Tipp: Nur Scanner mit Duplexfunktion und einem Papierdurchsatz größer als 40 Seiten die Minute verwenden.

Ja, durch die tiefe Integration in die elektronische Kartei in Ihrem Abrechnungssystem stehen Ihnen sehr bequeme Möglichkeiten zur Verfügung, aus der elektronischen Karteikarte auf das Archiv zuzugreifen, neue Dokumente zu erfassen und einen bestimmten Befund anhand eines Karteikarteneintrags gezielt aufzurufen.

Ja, je nach Textverarbeitung lassen sich sehr einfach Bildbefunde aus dem Archiv in einen Brief einfügen. Hierfür stehen in der Menüzeile innerhalb der Textverarbeitung entsprechende Archivwerkzeuge zur Verfügung. Viele Abrechnungssysteme bieten in ihrer integrierten Arztbriefschreibung Funktionen zum Einfügen archivierter Bildbefunde aus dem Archiv. Fragen Sie bei Interesse bitte Ihren Ansprechpartner in Ihrem Systemhaus.

Wir würden sagen: ja! Weil es besser ist als die herkömmliche Technologie mit den sogenannten Grabberkarten. Sie sparen Zeit, da keine Patienteneingabe am Gerät nötig ist, Sie sparen Geld, da am Ultraschallgerät kein PC, kein Fußschalter, keine zusätzliche Grabberhardware oder ein Videotrennverstärker nötig ist. Ja, eine Bedienung eines PCs ist im optimalen Fall während der Befundung am Ultraschallgerät nicht mehr nötig! Sie können sich vollkommen auf die Diagnostik konzentrieren. Es reicht tatsächlich eine Netzwerkdose, an die man das Ultraschallgerät anschließt. Außerdem ist die Bildqualität der archivierten Belege meist deutlich besser. Der DICOM-Standard bietet außerdem zahlreiche Möglichkeiten zur Befunddatenübermittlung an das Archiv.

Der Behandelnde ist nach § 630f BGB verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen.

Mit CGM PRAXISARCHIV können Sie aufgrund der verzahnten Integration in die CGM-Abrechnungssysteme (AIS) jederzeit unmittelbar Dokumente archivieren. Hierfür gibt es zahlreiche Funktionen, zum Beispiel den direkten Sprung zum Scanner oder das automatische stille Archivieren beim Drucken von Dokumenten. Berichtigungen und Änderungen von Eintragungen in der Patientenakte sind nach § 630f BGB nur zulässig, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen worden sind.

CGM PRAXISARCHIV arbeitet mit Versionierungen, sodass jede Änderung an archivierten Belegen nachvollziehbar ist. Es ist jederzeit ersichtlich, welcher User wann eine Änderung vorgenommen hat und wie die Ursprungsversion ausgesehen hat. Nur Änderungen an Zusatzinfos wie einem Kommentar sind nicht direkt an der Oberfläche sichtbar. Aber auch diese Änderungen werden innerhalb des Systems versioniert. CGM PRAXISARCHIV wurde vom TÜV Saarland aus diesem Grund als revisionssicher eingestuft und entsprechend zertifiziert.

§ 630f BGB verpflichtet den Behandelnden, in der Patientenakte sämtliche aus fachlicher Sicht für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse aufzuzeichnen, insbesondere die Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Untersuchungsergebnisse, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen, Eingriffe und ihre Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen. Arztbriefe sind in die Patientenakte aufzunehmen.

Die CGM-Praxissoftware löst dies in Verbindung mit CGM PRAXISARCHIV und einem Tagesprotokoll. In diesem Protokoll werden die Änderungen in der elektronischen Patientenkartei von der CGM-Praxissoftware in einem Protokoll zusammengefasst und in CGM PRAXISARCHIV archiviert. Hiermit erreicht der Anwender eine sehr hohe Qualität in Sachen Nachvollziehbarkeit. So macht CGM PRAXISARCHIV auch andere Anwendungen, wie die CGM-Praxissoftware, gleich sicher.

Schließlich hat der Behandelnde nach § 630f BGB die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen. Mit CGM PRAXISARCHIV sind Sie ohne Weiteres in der Lage, diese Anforderung zu erfüllen. In Verbindung mit einem validen Datensicherungskonzept unterstützt CGM PRAXISARCHIV Anwender bei der langfristigen Archivierung von Belegen. Hierzu bietet es optional eine sogenannte Langzeitarchivierung an. Diese brennt automatisch in regelmäßigem Turnus die Dokumente auf CD/DVD. Als Datenträger empfehlen wir hierbei spezielle Medien mit hoher Standzeit.

Die Dauer der Umstellung einer Access-Datenbank auf eine MS SQL-Datenbank ist abhängig von der Anzahl der Datensätze und Leistungsfähigkeit des Servers. Aus Erfahrungen des Supports liegt die reine Migration zwischen 10 Minuten (kleiner Datenbestand) und ca. 2 Stunden (großer Bestand, über 500.000 Dokumentendatensätze). Da hier rein auf der Datenbank gearbeitet wird, sind Größe und Anzahl der Datencontainer (Fässer) irrelevant. Die Migration kann auf entsprechend leistungsfähiger Hardware in unter 10 Minuten fertig sein. Die Installation des SQL-Servers kann aber ebenfalls 10–20 Minuten in Anspruch nehmen (wenn Updates geladen werden bei der Installation).

Für ein Din-A4-Dokument werden bis zu 10 Sekunden für die Erstellung der OCR/Plaintexte benötigt. Falls die Erstellung der OCR nicht gewünscht ist, kann man diese in den Einstellungen deaktivieren oder den CGM DOCUMENTS DPG-Dienst beenden.

Bei der Volltexterkennung mit dem Modul easyFIND erzeugt CGM PRAXISARCHIV zu gescannten Dokumenten, archivierten PDFs und zu bestimmten Bilddokumenten jeweils ein durchsuchbares PDF. Diese PDFs und weitere Informationen werden in einer speziellen Index-Datenbank gespeichert und ermöglichen damit einen sehr schnellen und sehr komfortablen Zugriff auf die gesuchte Information. Die Index-Datenbank kann den Speicherbedarf für archivierte Dokumente vergrößern. Der benötigte Speicherbedarf umfasst abhängig vom vorliegenden Beleggut zwischen 10 und 95 % des Archiv-Volumens. Bitte beachten Sie dies in Ihrer Hardwareausstattung am Server.