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Die elektronische Patientenakte: Von A wie Arztbrief bis Z wie Zahnbonusheft

27. März 2021 | Nicole Graf
Häufige Fragen zur ePA

Die elektronische Patientenakte (ePA) als Herzstück der Gesundheitskommunikation

Nimmt der Patient regelmäßig Medikamente ein? Welche Untersuchungen wurden von den Kollegen bereits durchgeführt? Bestehen Vorerkrankungen, Allergien oder Unverträglichkeiten? Zwar liegen viele dieser Informationen bereits vor, allerdings verstreut in den Akten verschiedener Arztpraxen oder Krankenhäuser. Wäre es nicht vorteilhaft, wenn der jeweils behandelnde Arzt genau diese Informationen schnell zur Verfügung hätte, um seine weitere Behandlung darauf aufzubauen? Die über die Telematikinfrastruktur (TI) angebundene elektronische Patientenakte (ePA) kann genau das leisten. Nachfolgend die Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die ePA.

Welche Vorteile hat eine elektronische Patientenakte?

Patienten werden in der Regel nicht nur von ihrem Hausarzt behandelt, sondern daneben meist auch noch von einem oder mehreren Fachärzten. Hin und wieder kommt ein Klinikaufenthalt hinzu und auch in der Apotheke erfolgt eine Empfehlung zur Selbstmedikation. Je besser alle beteiligten Akteure dabei die Krankengeschichte des Patienten nachvollziehen können, umso besser kann eine geeignete Therapie oder Beratung erfolgen. Die elektronische Patientenakte soll dafür als zentrale Informationsquelle zur Verfügung stehen. Sie vernetzt Patienten mit den behandelnden Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern. Informationen können, statt als Lose-Blatt-Sammlung zu Hause beim Patienten oder als einzelne Befunde in den Praxissystemen verschiedener Praxen, elektronisch und sicher in der digitalen Akte hinterlegt werden – und sind damit bei Bedarf immer schnell verfügbar. Belastende Untersuchungen müssen nicht mehr doppelt durchgeführt werden und bei der Verordnung neuer Medikamente können sowohl die Medikationshistorie als auch mögliche Nebenwirkungen direkt berücksichtigt werden.

Wann und wie wird die ePA zur Verfügung stehen?

Seit Start am 01.01.2021 bieten die Krankenkassen ihren Versicherten eine App zum Download an, die den Zugang zu einer elektronischen Akte ermöglicht. Die App wird kostenlos bereitgestellt und kann auf mobilen Endgeräten, wie zum Beispiel dem eigenen Smartphone oder Tablet, installiert werden. Aber auch Versicherte, die kein mobiles Endgerät besitzen, können die ePA nutzen. In diesem Fall benötigen sie ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) sowie eine PIN von der Krankenkasse. Beim nächsten Arztbesuch kann die ePA dann entweder vom Arzt selbst oder von den Praxismitarbeitern über das Kartenterminal befüllt werden. Daneben erfolgt eine Test- und Einführungsphase mit ausgewählten Arztpraxen.

Ist die Nutzung der ePA für Patienten verpflichtend?

Nein, die ePA ist ein freiwilliges Angebot für den Patienten. Der Patient kann selbst entscheiden, ob er die Akte nutzen und welche Informationen er darin hinterlegen möchte.

Welche Art von Informationen können in der ePA hinterlegt werden?

Die ePA ermöglicht die Speicherung wichtiger, für die Behandlung eines Patienten notwendiger Dokumente. Dazu gehören Arztbriefe, Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, Behandlungsberichte oder elektronische Medikationspläne. Der Patient alleine bestimmt, ob und welche Behandlungsdaten in der ePA gespeichert werden. Er kann auch im Nachgang darüber entscheiden, ob bestimmte Informationen wieder gelöscht werden sollen. 

Ab 2022 sollen darüber hinaus auch der Impfausweis, der Mutterpass, das Untersuchungsheft für Kinder sowie das Zahnbonusheft über die ePA abrufbar sein.

Wie funktioniert der Zugriff in der Arztpraxis auf die ePA?

Ab 01.07.2021 müssen alle vertragsärztlich tätigen Ärzte in der Lage sein, Informationen in der ePA eines Patienten abzulegen. Dazu sind sie gesetzlich verpflichtet. Voraussetzung für den Zugriff auf die ePA ist dabei immer die Einwilligung des Patienten. Nur, wenn der Patient es wünscht, überträgt der Arzt oder ein Praxismitarbeiter bestimmte Dokumente als Kopie komfortabel und einfach aus der Praxissoftware in die ePA des Patienten.

Muss der Arzt zu Beginn einer Behandlung alle in der ePA hinterlegten Informationen kennen?

Nein. Die ePA dient als zentraler Aufbewahrungsort für Informationen zum Behandlungsprozess eines Patienten. Vielmehr ist die Einwilligung des Patienten Voraussetzung dafür, ob bestimmte Informationen aus der Akte in die Behandlung miteinfließen sollen. Ergibt sich beispielsweise im Rahmen der Anamnese und Befunderhebung, dass behandlungsrelevante Informationen in der ePA vorhanden sind, kann der Patient die Akte freischalten, um einen gezielten Blick in die ePA zu gestatten. Der Arzt kann Informationen komfortabel und einfach mit Einwilligung des Patienten aus der ePA in seine Praxissoftware übertragen. 

Welche Vergütung ist für Leistungen im Zusammenhang mit der ePA vorgesehen?

Für die Erstbefüllung der ePA sieht die Kassenärztlicher Bundesvereinigung (KBV) eine Vergütung in Höhe von zehn Euro vor. Zur genauen Ausgestaltung dieser Erstbefüllung wird momentan eine Vereinbarung zwischen GKV-Spitzenverband, Deutscher Krankenhausgesellschaft, Kassenzahnärztlicher Bundesvereinigung und KBV erarbeitet.

Die Vergütung weiterer ärztlicher Leistungen ist wie folgt geregelt: Die zwei neuen GOP 01431 und 01647 werden rückwirkend zum 01.01.2021 in den EBM aufgenommen. Die GOP 01647 (1,67 Euro/15 Punkte) können Ärzte und Psychotherapeuten einmal im Quartal anset­zen, wenn sie Daten in der ePA erfassen, verarbeiten und/oder speichern. Sie wird als Zuschlag zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen gezahlt. Findet in dem Quartal kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt und keine Videosprechstunde statt, rech­nen Praxen die GOP 01431 (33 Cent/3 Punkte) ab. Sie kann je Arzt oder Psychotherapeut bis zu viermal im Quartal für einen Patienten abgerechnet werden. Die Vergütung erfolgt jeweils extrabudgetär.

Das ePA-PLUS-PAKET

Neben Notfalldatenmanagement (NFDM) und elektronischem Medikationsplan (eMP) ist auch die ePA eine der medizinischen Mehrwertanwendungen der TI. Um Ärzten die Nutzung dieser Anwendungen zu erleichtern, hat CompuGroup Medical das ePA-PLUS-PAKET geschnürt. Darin enthalten sind neben dem ePA-Modul und dem Modul E-Arztbrief auch alle Komponenten, um rechtzeitig integriert aus der Praxissoftware elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) und E-Rezepte ausstellen und versenden zu können.

Was ist das ePA-PLUS-PAKET der CGM?

Mit dem ePA-PLUS-PAKET haben Ärzte die Möglichkeit, sich mit allen in 2021 geforderten Anwendungen der Telematikinfrastruktur auf einmal auszustatten. Die Paketlösung beinhaltet den Kommunikationsdienst Kommunikation im Medizinwesen (KIM), den elektronischen Arztbrief (E-Arztbrief), die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die elektronische Patientenakte (ePA) und das elektronische Rezept (E-Rezept) zu einem vergünstigten Preis. Das ePA-PLUS-PAKET ist Bestandteil der Kampagne „Digital. Vernetzt. Menschlich.“

Wie lange ist das Paketangebot gültig?

Der vergünstigte Preis für das ePA-PLUS-PAKET gilt für alle Kunden, die bis zum 30.04.2021 bestellen.

Was ist die Kampagne „Digital. Vernetzt. Menschlich.“?

In diesem Jahr werden im Rahmen der Telematikinfrastruktur viele neue Anwendungen Einzug in die Arztpraxen halten.

  • Ab 01.04.2021: E-Arztbriefe werden nur noch vergütet, wenn sie über KIM versendet werden.
  • Ab 01.07.2021: Die Nutzung der ePA wird verpflichtend.
  • Ab 01.10.2021: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen müssen als eAU via KIM an die Krankenkassen übermittelt werden.

Ärzte müssen daher in besonderem Maße über ihre Pflichten und über entsprechende Fristen informiert sein, um sich rechtzeitig mit den geforderten Anwendungen auseinandersetzen und ausstatten zu können. Hier soll ihnen die Kampagne „Digital. Vernetzt. Menschlich.“ eine wesentliche Unterstützung bieten. Auf der Kampagnenseite sowie den Unterseiten für die jeweiligen Anwender der verschiedenen CGM-Praxissoftwares werden alle wichtigen Informationen zu den einzelnen TI-Anwendungen zusammengefasst. Auf diese einfache und übersichtliche Informationsmöglichkeit werden die Kunden mithilfe von Briefen, Faxen und E-Mails hingewiesen. Im Zusammenhang mit dieser Informationskampagne wird auch das ePA-PLUS-PAKET angeboten, um die Kunden nicht nur über die TI-Anwendungen und deren einfache Integration in ihre Praxissoftware zu informieren, sondern ihnen auch einen einfachen Weg zur Ausstattung mit den dafür benötigten Komponenten zu ermöglichen.

Was kostet das ePA-PLUS-PAKET?

Der Lizenzpreis für das ePA-PLUS-PAKET beträgt 299,00 € pro LANR bei einer Bestellung bis zum 30.04.2021. Ab dem 01.05.2021 erhöht sich der Lizenzpreis auf 399,00 € für die erste LANR und 299,00 € für jede weitere LANR pro BSNR. Hinzu kommen in beiden Fällen die monatlichen Softwarepflegegebühren in Höhe von 16,90 € je LANR und 14,90 € je BSNR für die CGM KIM-Basislizenz. 

Was ändert sich am Preis für das ePA-PLUS-PAKET, wenn Kunden bereits einzelne Komponenten des Pakets haben?

Bereits zuvor bestellte Komponenten werden mit dem Preis für das ePA-PLUS-PAKET verrechnet. Den Kunden, die bereits CGM KIM oder KV-Connect nutzen, werden beispielsweise die 14,90 €, die sie monatlich an Softwarepflegegebühren für CGM KIM zahlen, angerechnet.

Was kosten die sonstigen TI Mehrwertanwendungen?

Im Rahmen der Kampagne „Digital. Vernetzt. Menschlich.“ können weitere TI-Anwendungen auch einzeln bestellt werden. Die Kosten gestalten sich dann folgendermaßen:

  • Der eMP kostet einmalig 399,00 € zzgl. 4,90 € monatlicher Softwarepflegegebühr je BSNR und einmalig 150,00 € zzgl. 1,00 € monatlicher Softwarepflegegebühr je LANR. Dabei erhalten Kunden, die bereits den BMP der CGM lizenziert haben, bei einer Bestellung bis 30.04.2021 einen Rabatt von 100 % auf den Lizenzpreis.
  • Die Kosten für das NFDM-Modul betragen 249,00 € für die Lizenz und 5,00 € monatlich für die Softwarepflege.
Wie gestaltet sich die Förderung der TI-Anwendungen?

Ärzte erhalten für die Implementierung der TI-Anwendungen jeweils eine Vergütungspauschale. Diese beträgt 100,00 € für KIM, 150,00 € für die ePA, 120,00 € für das E-Rezept sowie (im Rahmen des E-Health-Upgrades) 150,00 € für das NFDM und den eMP. Für die eAU und den E-Arztbrief gibt es hier vorerst keine Regelung. Auch Konnektor-Upgrades werden gefördert: mit 380,00 € für den E-Health-Konnektor (530,00 € vor dem 01.01.2021) und 400,00 € für den PTV4-Konnektor.

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