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Alltagshelfer in der Praxis: der Anrufbeantworter

14. Mai 2021 | Katrin Kröger
Organisation psychotherapeutische Praxis

Tipps für die psychotherapeutische Praxis

Der Anrufbeantworter ist Ihr persönlicher Assistent, der – während Sie sich in einer Therapiesitzung oder nicht in der Praxis befinden – zuverlässig alle Nachrichten für Sie entgegennimmt. Darüber hinaus gibt er den Anrufenden so weit wie möglich Auskunft, zum Beispiel darüber, wann Sie persönlich zu erreichen sind, ggf. ob Sie freie Therapieplätze anbieten und an welche Stellen sich die Anrufenden im Notfall wenden können.

Grundsätzlich sollte ein Anruf im beruflichen Kontext nie ins Leere laufen, das macht einfach einen schlechten Eindruck. Halten Sie Ihre Ansage kurz (ca. 30 Sekunden) und gestalten Sie diese freundlich. Sprechen Sie langsam und deutlich und geben Sie auf diesem automatisierten Weg schon vor einem möglichen persönlichen Kontakt die Informationen, die für die Anrufenden hilfreich und für Sie zeitsparend sein könnten.

Was ist bei der Auswahl eines Anrufbeantworters zu beachten?

Ein im Telefon integrierter Anrufbeantworter spart Platz und bietet häufig eine bessere Qualität und weniger „Schnittstellen“ als ein zusätzliches externes Gerät. Bei der Auswahl gibt es darüber hinaus einige weitere Punkte zu berücksichtigen, z. B. die folgenden:

Bietet Ihr Anrufbeantworter die Möglichkeit …

  • der Fernabfrage/Fernsteuerung?
    Diese gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Anrufbeantworter von zu Hause bzw. von unterwegs aus abzuhören und bspw. im Krankheitsfall auch von zu Hause aus eine Nachricht aufzusprechen oder bestimme Funktionen einzustellen.
  • mehrere unterschiedliche Ansagen für unterschiedliche Gegebenheiten (Standardansage, Urlaubsansage etc.) aufzusprechen, zwischen denen ausgewählt und gewechselt werden kann?
    Dies erleichtert die Rückkehr in die Praxis nach Abwesenheit, denn die Standardansage muss dann nicht wieder neu aufgesprochen, sondern nur aktiviert werden.
  • die Dauer der Nachrichtenaufnahme zu begrenzen?
    Die Begrenzung der Aufnahmedauer ist eine gute Möglichkeit, die Anrufenden in ihrem Anliegen zu begrenzen und einerseits Ihre Arbeitszeit sowie andererseits die Speicherkapazität Ihres Anrufbeantworters zu schonen.
  • zwischen den Optionen Nachrichten entgegenzunehmen (Standard) und keine Nachrichten entgegenzunehmen (z. B. während Ihres Urlaubs) auszuwählen?
    Sofern jemand eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlässt, ist es meist an Ihnen, darauf zu reagieren oder mit der Nachricht etwas „zu tun“. Während eines mehrwöchigen Urlaubs bietet es sich daher an, keine Möglichkeit zum Hinterlassen einer Nachricht anzubieten, sodass bei Ihnen kein To-do entsteht, das dann für einen längeren Zeitraum nicht bearbeitet werden kann.
  • den Anrufbeantworter direkt anspringen zu lassen, ohne dass das Telefon klingelt?
    Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn sich das Telefon in Ihrem Therapieraum befindet. So können Sie störende Unterbrechungen vermeiden.

Was ist beim Besprechen des Anrufbeantworters zu beachten? 

  • Planen Sie das Besprechen der Ansage für eine ruhige Minute am Morgen oder Mittag ein, wenn Sie noch frisch und munter sind und Ihre Stimme schon ein wenig „geölt“ ist.  
  • Nehmen Sie sich dafür ein bisschen Zeit. Meist dauert es länger als gedacht, denn selten ist man mit der ersten Ansage zufrieden.  
  • Schließen Sie Fenster und Türen und sorgen Sie dafür, dass Sie keine unerwünschten Hintergrundgeräusche mit aufnehmen (Hundegebell und Feuerwehrsirenen machen sich nicht gut auf dem Anrufbeantworter).
  • Lächeln Sie beim Aufsprechen der Nachricht, Ihr Lächeln ist beim Anrufenden zu hören!  
  • Sprechen Sie langsam und deutlich – vor allem, wenn Sie Telefonnummern angeben – dies erspart Ihnen eine Wiederholung und dem Anrufenden einen erneuten Anruf. Versuchen Sie dabei trotzdem möglichst natürlich und nicht hölzern zu klingen.

Testen Sie selbst anschließend durch einen eigenen Anruf über ein anderes Telefon, z. B. Ihr Mobiltelefon, ob

  • der Anrufbeantworter sich wie gewünscht nach der von Ihnen vorgegebenen Rufanzahl oder auch direkt einschaltet,
  • die richtige Ansage gewählt und diese gut zu verstehen ist und  
  • die richtige Einstellung (Nachricht entgegennehmen oder keine Nachricht entgegennehmen) gewählt ist.

Sehr unangenehm, aber gar nicht so selten: Aus Versehen hat man die Ansage gespeichert, bei der man sich völlig verhaspelt und darüber in lautes Gelächter ausbricht oder bei der man seinen Text hörbar erleichtert mit einem „So, das hätte ich auch endlich geschafft!“ beendet. Ein abschließender Test kann hier eine peinliche Überraschung vermeiden.

Praxistipp

Wenn es Ihnen so geht, wie vielen anderen auch, und Ihre Stimme sich bei der Aufnahme merkwürdig fremd anhört: 

Lassen Sie Ihren Text doch einfach von jemand anderem aufsprechen. 

Es gibt übrigens auch die Möglichkeit, Telefonansagen von Profis besprechen zu lassen. Hierzu finden Sie im Internet zahlreiche Angebote, die auch gar nicht teuer sind.

Erstellen Sie sich am besten einen Vordruck mit mehreren Ansagen für unterschiedliche Abwesenheiten. Vor einem Urlaub oder einer sonstigen geplanten oder ungeplanten Abwesenheit ist immer vieles zu organisieren, sodass es sehr hilfreich ist, wenn Sie mit einem Griff Ihre vorbereiteten Texte aus der Schublade hervorzaubern und einfach ablesen können. Hierbei müssen Sie dann jeweils immer nur die Daten verändern. Und nicht zu vergessen: Nach Ihrer Rückkehr als Erstes wieder die „Standard-Alltagsansage“ einschalten.

Die Checkliste zur Auswahl für das Gerät sowie Mustertexte für Ihre Anrufbeantworter-Ansage finden Sie hier zum Download als pdf-Dokument.

Praxistipp

Bei Abwesenheit wegen Ferien- oder Weihnachtszeit können Sie Ihren Text auch durch eine Ergänzung ein wenig „auffrischen“ und bei der Verabschiedung eine schöne Ferien- oder Sommerzeit, besinnliche Weihnachtstage oder einen guten Rutsch in ein gesundes neues Jahr wünschen.

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