KI-gestützte Optimierung von Verwaltungs- und Abrechnungs­prozes­sen [#1]

Das österreichische Gesundheitswesen galt lange als eines der leistungsfähigsten der Welt – mittlerweile aber auch als eines der kostenintensivsten und komplexesten. Neben der medizinischen Versorgung prägen vor allem administrative Abläufe den Alltag von Ärzt*innen, Pflegekräften und Verwaltungspersonal. Dokumentation, Abrechnung und Kodierung sind zeitintensiv, fehleranfällig und oft mit Medienbrüchen verbunden. Studien zeigen, dass Ärzte drei bis vier Stunden täglich mit Dokumentationsarbeiten verbringen¹ – Zeit, die für die eigentliche Patientenversorgung fehlt.

Generative Künstliche Intelligenz (KI) verspricht hier Abhilfe durch neue Tools: Durch intelligente Automatisierung können Routinetätigkeiten schneller, präziser und mit weniger Aufwand erledigt werden. Der Einsatz von KI in Verwaltung und Abrechnung ist daher nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine zentrale Stellschraube, um Fachkräfte zu entlasten und Ressourcen besser zu nutzen.

Automatisierung von Routinetätigkeiten

Viele administrative Prozesse im Gesundheitswesen folgen klaren, wiederkehrenden Prozessen – von der Eingabe von Patientendaten bis zur Abrechnung erbrachter Leistungen. KI-basierte Systeme können diese Aufgaben automatisieren. So lassen sich Formulare nach Diktieren durch Ärzt*innen oder Pflegekräfte automatisch ausfüllen, Daten aus Patientenakten extrahieren oder Leistungsziffern für die Abrechnung vorschlagen.

Ein Beispiel: Beim Erstellen von Arztbriefen kann eine KI relevante Informationen aus Befunden, Laborwerten und Gesprächsnotizen zusammenführen und zu einer Epikrise strukturieren. Das medizinische Personal muss nur noch prüfen und freigeben. Solche Systeme sparen nicht nur Zeit, sondern verringern auch das Risiko von Übertragungsfehlern.

Intelligentes Dokumentenmanagement

Krankenhäuser und Arztpraxen erzeugen täglich erhebliche Mengen an Dokumenten – wie etwa Arztbriefe, Befunde, Laborberichte oder Röntgenbilder. Häufig sind diese Informationen unstrukturiert und schwer auffindbar. Hier setzen KI-gestützte Dokumentenmanagementsysteme an: Sie können Inhalte automatisch erkennen, verschlagworten und im richtigen Kontext ablegen. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit von Verwaltung und medizinischem Personal, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Akteuren im Gesundheitssystem. Ein digitaler, KI-gestützter Dokumentenfluss schafft Transparenz und beschleunigt Prozesse – etwa wenn ein Patient nach einem Klinikaufenthalt in die Reha überführt wird.

Abrechnung und Kodierung

Ein besonders sensibler Bereich ist die Abrechnung medizinischer Leistungen. Im deutschen System mit seinen komplexen Fallpauschalen (DRGs), EBM- und GOÄ-Katalogen ist die korrekte Kodierung anspruchsvoll und fehleranfällig. Schon kleinste Unstimmigkeiten können zu Rückfragen, Verzögerungen oder finanziellen Verlusten führen.

KI-Algorithmen unterstützen hier Regelsysteme, indem sie Diagnose- und Leistungsdaten analysieren und passende Kodierungen vorschlagen. Darüber hinaus können sie Auffälligkeiten in Abrechnungen (wie etwa fehlende Angaben oder ungewöhnliche Konstellationen) erkennen, bevor diese an die Krankenkassen übermittelt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Streitfälle zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern.

Betrugserkennung und Compliance

Neben Fehlern spielt auch der Missbrauch in Abrechnungssystemen eine Rolle. Schätzungen zufolge entstehen dem deutschen Gesundheitswesen jedes Jahr Schäden in Millionenhöhe² durch Abrechnungsbetrug. KI kann helfen, Auffälligkeiten und Muster zu identifizieren, die auf Unregelmäßigkeiten hindeuten. So lassen sich z.B. Abrechnungen analysieren, die ungewöhnlich häufig bestimmte Leistungen enthalten oder in auffälligen Kombinationen auftreten. Durch den Einsatz von KI-Systemen können Krankenkassen und Prüfstellen gezielter kontrollieren – eine manuelle Prüfung aller Abrechnungen wird dadurch überflüssig.

Entlastung von Fachkräften

Die größte Wirkung entfaltet KI im Verwaltungsbereich jedoch indirekt: durch die Entlastung von Ärzt*innen und Pflegekräften. Wenn Dokumentation und Abrechnung weniger Zeit beanspruchen, bleibt mehr Raum für die direkte Patientenversorgung. Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels ist dies ein entscheidender Faktor für die Zukunftsfähigkeit des Systems.

Zugleich kann KI die Arbeitszufriedenheit erhöhen, indem sie monotone Tätigkeiten reduziert. Wer sich stärker auf die medizinische Arbeit konzentrieren kann, erlebt mehr Sinn in seiner Tätigkeit – ein wichtiger Beitrag gegen Frustration und Überlastung im Berufsalltag.

Herausforderungen und Grenzen

So vielversprechend die Ansätze sind: Auch im Verwaltungsbereich stoßen KI-Systeme auf Hürden. Datenschutz spielt eine zentrale Rolle – sensible Patientendaten dürfen nur unter strengen Auflagen verarbeitet werden. Zudem sind viele IT-Systeme in Krankenhäusern und Praxen nicht aufeinander abgestimmt, was die Einführung neuer Lösungen erschwert.

Ein weiterer Punkt ist die Akzeptanz: Verwaltungspersonal und medizinische Fachkräfte müssen darauf vertrauen können, dass die KI zuverlässig arbeitet und ihre Ergebnisse nachvollziehbar sind. „Black-Box“-Entscheidungen stoßen hier schnell auf Skepsis. Daher ist erklärbare KI, die ihre Vorschläge transparent darstellt, besonders wichtig.

Handlungsempfehlungen

Um das Potenzial von KI in Verwaltung und Abrechnung wirksam zu erschließen, sollten Akteure im deutschen Gesundheitswesen jetzt folgende Schritte angehen:

Starten Sie Pilotprojekte, sorgen Sie für Skalierung

Krankenhäuser und Praxen sollten gezielt KI-Lösungen in klar abgegrenzten Verwaltungsprozessen testen (z.B. in der automatisierten Dokumentation oder der Kodierungsunterstützung) und erfolgreiche Modelle anschließend schrittweise ausrollen.

Sichern Sie Interoperabilität

IT-Systeme müssen über offene Schnittstellen miteinander kommunizieren können. Leistungserbringer im Gesundheitswesen sollten darauf achten, KI-Lösungen einzusetzen, die gängige Standards (HL7, FHIR etc.) unterstützen und langfristig integrierbar sind.

Setzen Sie Datenschutz „by Design“ um

KI-Systeme sollten von Anfang an so entwickelt und eingesetzt werden, dass Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen eingehalten werden. Transparente Prozesse und klare Verantwortlichkeiten stärken zudem das Vertrauen aller Beteiligten.

Binden Sie Ihre Fachkräfte ein

Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungspersonal müssen aktiv in die Auswahl und Einführung neuer Systeme einbezogen werden. Nur so können Akzeptanz, Praxistauglichkeit und eine tatsächliche Entlastung gewährleistet werden.

Stellen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicher

KI darf keine Black Box sein. Systeme sollten ihre Ergebnisse nachvollziehbar begründen, sodass Fachkräfte diese prüfen und verantworten können.

Stärkung von politischen Rahmenbedingungen

Gesetzgeber und Kostenträger sollten Investitionsanreize für digitale Infrastruktur schaffen, klare Vorgaben für Interoperabilität machen und rechtliche Unsicherheiten (insbesondere zur Haftung) abbauen. Mit der Krankenhaustransformationsfondsverordnung (KHTFV) und dem Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetz (KHVVG) sind seit Ende 2024/Anfang 2025 wichtige Schritte in diese Richtung unternommen worden.

Wer jetzt in KI-gestützte Verwaltungs- und Abrechnungslösungen investiert, kann Effizienzgewinne realisieren und die Arbeitszeit und Energie von Ärzt*innen und Pflegekräften sichern – was für eine bessere Patientenversorgung sorgt.

Quellen:

[1] Eine Studie der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) nennt einen durchschnittlichen Zeitaufwand von drei Stunden, während das Deutsches Ärzteblatt (Ärzteblatt) von etwa vier Stunden spricht. 

[2] Der bekannte Schaden durch Abrechnungsbetrug in den letzten Jahren liegt in Größenordnungen von hunderten Millionen Euro (GKV-weit, z. B. über 200 Mio. EUR in 2022/2023). Quelle: Springer Pflege.