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Das neue „Digitale Arbeits­zeit­manage­ment-System“ (DAZM) im Kuratorium Wiener Pensio­nisten-Wohn­häuser (KWP)

5. September 2022 | Walter Zifferer

Die umfassende Personalmanagement- und Dienstplanungssuite für den bedarfsorientierten Einsatz von klinischen Personalressourcen.

Pensionisten im KWP-Heim nutzen die Internet-Ecke für Hausbewohner.
Pensionisten im KWP-Heim nutzen die Internet-Ecke für Hausbewohner.

Das Kuratorium Wiener Pensionisten-Wohnhäuser (KWP) beauftragte CompuGroup Medical (CGM) im April 2022 mit der Implementierung eines digitalen Arbeitszeitmanagement-Systems für mehr als 5.000 Softwareanwender*innen.

Die ca. 17.000 Bewohner*innen der 30 „Häuser zum Leben“ und Klubmitglieder der 120 Pensionist*innenklubs werden von mehr als 5.000 KWP-Mitarbeiter*innen betreut.

Die bislang bei KWP durchgeführte Dienstplanung und Zeiterfassung war an den 150 Standorten und in den Servicestellen und Geschäftsleitung unterschiedlich ausgestaltet. Die Dokumentation war auf verschiedene Medien verteilt (z.B. Personaleinsatzplanungs-Tool, Listen-Ausdrucke, Excel-Listen). Dadurch waren die lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeiten sowie die Planung, Kontrolle und die Überleitung relevanter Daten in Drittsysteme (z.B. Lohnverrechnung) bislang nur erschwert möglich und insbesondere mit hohem administrativem Aufwand verbunden.

Mag. Christian Hennefeind,<br>KWP-Geschäftsführer 
Mag. Christian Hennefeind, KWP-Geschäftsführer

Steigende Anforderungen an die Qualitäts­sicherung, an die Administration sowie der zu erwartende steigende Umfang an zu verarbeitenden Daten machen künftig den Einsatz eines software­basierten DAZM notwendig. Dazu ist die Ablöse des derzeitig eingesetzten Personal­einsatz­planungs­tools durch Schaffung eines effizienten und effektiven digitalen Work­flows für das Arbeits­zeit­manage­ment aller Beschäftigter in den KWP-Service­stellen und Geschäfts­leitung sowie in den Pensionisten-Wohn­häusern und -klubs vorgesehen. Das neue System wird darüber hinaus künftig für spürbare Erleichterungen in unseren Abläufen sorgen.

Mag. Christian Hennefeind,
KWP-Geschäftsführer 

Umfangreiches Arbeitszeitmanagement-System

 Der Umfang des Projekts DAZM reicht von der Implementierung einer neuen Softwarelösung zur Unterstützung der Dienst­planung (inkl. Anbindung an das bestehende Personalverwaltungs- und Lohnverrechnungssystem) über ein modernes Mit­arbeiterportal und bis hin zu einer digitalen Zeiterfassung, -wirtschaft und -abrechnung. Das neue System umfasst intelligente Antrags- und Genehmi­gungs­workflows und umfassende Auswertungs-/Report-Funktionalitäten, um Personal­mana­gement zukünftig am Puls der Zeit abdecken zu können. Eine moderne Web-Anwendung („DAZM Web“) und die Nutzung von modernsten Services mit mobilen Endgeräten („DAZM Mobile“) sorgen für eine benutzerfreundliche Gesamt­lösung. 

 

Höchstmaß an Flexibilität 

KWP legt großes Augenmerk auf die Flexibilität der Anwendung, um spezifische Kund*innenanforderungen zu berück­sichtigen. So müssen z.B. unterschiedliche Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter*innen unterstützt werden und es muss den KWP-Mitarbeiter*innen möglich sein, die erfor­der­lichen Arbeitsschritte weitestgehend eigenständig durchzuführen. So werden die Abstim­mungs­aufwände mit Führungs­kräften und der Personalverwaltung zukünftig minimiert werden. Weiters werden Wunschdienste berücksichtigt und es wird möglich sein, Dienste unter den MitarbeiterInnen unter Berücksichtigung derer Qualifikationen zu tauschen. Das DAZM berücksichtigt selbstverständlich alle gesetzlich relevanten Grundlagen und innerbetrieblichen Vor­gaben, wobei für die laufende Pflege und Adaption der hinterlegten Regelwerke die Software durch KWP-Anwender*innen selbst flexibel parametriert werden kann. Die neue Software ermöglicht die Erfassung von Ist-Zeiten und weitere Funktionen mittels Arbeitsplatzgeräten (PCs, Notebooks), mobilen Devices (Smartphones, Tablets) und Zeit­er­fassungs­terminals.

 

CGM ON DUTY als leistungsstarkes Personalmanagement- und Dienstplanungssystem

Umgesetzt wird diese Anfor­derung mit dem in Österreich marktführenden Personal­manage­ment- und Dienstplanungssystem im Gesundheitswesen: CGM ON DUTY von CompuGroup Medical (CGM). Die Lösung wird von CGM implementiert, kunden­individuell gecustomized und über entsprechende Schnittstellen an die bestehende IT-Systemumgebung (Personalver­wal­tung und Lohnverrechnung, Data Warehouse / BI-System) von KWP angebunden.

Ria Brandlhofer, <br>Zentral-Betriebsrats­vorsitzende beim KWP 
Ria Brandlhofer, Zentral-Betriebsratsvorsitzende beim KWP.

Das neu entstehende DAZM wird künftig die Planung von Diensten und den Einsatz der Personalressourcen auf Basis unter­schiedlicher Berufsgruppen und -qualifika­tionen standort­übergreifend unterstützen. Für unsere Kolleg*innen wird dies eine enorme Arbeits­erleichterung und Qualitäts­steigerung bringen.

Ria Brandlhofer, 
Zentral-Betriebsrats­vorsitzende beim KWP 

Robert Schwarz, <br>Abteilungsleiter IT beim KWP.
Robert Schwarz, Abteilungsleiter IT beim KWP

Ein für uns ganz wichtiger mittel­fristiger Punkt wird zukünftig der Einsatz mobiler Endgeräte zur schnellen und anwender­freundlichen Bedienung digitaler Lösungen sein. Bereits bei der DAZM-Inbetrieb­nahme am ersten KWP-Standort wird die Nutzung der mobilen Zeit­erfassung vorgesehen. Entlang des weiteren Rollout­plans ist die sukzessive Erweiterung von Funktio­nalitäten für mobile Geräte geplant.

Robert Schwarz, 
Abteilungsleiter IT beim KWP.

Neben der Softwareimplementierung sind die (gemeinsame) Betriebsführung, die Wartung und Weiterentwicklung, sowie der SLA-basierte Support des DAZM für alle KWP-Organisationsbereiche und Standorte zu erbringen. Das Projekt wird mit seinen 150 Standorten und Servicestellen und Geschäftsleitung im dritten Quartal 2023 in den Vollbetrieb gehen.

Bianca Haselmayr, Abteilungsleiterin CGM ON DUTY <br>bei CGM Clinical Österreich.
Mag. Bianca Haslmayr, Abteilungsleiterin "CGM ON DUTY" bei CGM Clinical Österreich.

Unsere umfassende Personalmanagement- und Dienst­planungs­suite CGM ON DUTY hat sich im Laufe der letzten Jahre als ungemein funktions­tiefe Gesamt­lösung im öster­reichischen Kranken­haus­umfeld etabliert. Es freut uns sehr, dass wir nun mit dem KWP einen Big Player im heimischen Sozial­bereich gewinnen konnten!

Bianca Haselmayr, Abteilungsleiterin CGM ON DUTY 
bei CGM Clinical Österreich.

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