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Das neue „Digitale Arbeitszeitmanagement-System“ (DAZM) im Kuratorium Wiener Pensionisten-Wohnhäuser (KWP)
Das Kuratorium Wiener Pensionisten-Wohnhäuser (KWP) beauftragte CompuGroup Medical (CGM) im April 2022 mit der Implementierung eines digitalen Arbeitszeitmanagement-Systems für mehr als 5.000 Softwareanwender.
Die ca. 17.000 Bewohner der 30 „Häuser zum Leben“ und Klubmitglieder der 120 Pensionistenklubs werden von mehr als 5.000 KWP-Mitarbeitenden betreut.
Die bislang bei KWP durchgeführte Dienstplanung und Zeiterfassung war an den 150 Standorten und in den Servicestellen und Geschäftsleitung unterschiedlich ausgestaltet. Die Dokumentation war auf verschiedene Medien verteilt (z.B. Personaleinsatzplanungs-Tool, Listen-Ausdrucke, Excel-Listen). Dadurch waren die lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeiten sowie die Planung, Kontrolle und die Überleitung relevanter Daten in Drittsysteme (z.B. Lohnverrechnung) bislang nur erschwert möglich und insbesondere mit hohem administrativem Aufwand verbunden.
Steigende Anforderungen an die Qualitätssicherung, an die Administration sowie der zu erwartende steigende Umfang an zu verarbeitenden Daten machen künftig den Einsatz eines softwarebasierten DAZM notwendig. Dazu ist die Ablöse des derzeitig eingesetzten Personaleinsatzplanungstools durch Schaffung eines effizienten und effektiven digitalen Workflows für das Arbeitszeitmanagement aller Beschäftigter in den KWP-Servicestellen und Geschäftsleitung sowie in den Pensionisten-Wohnhäusern und -klubs vorgesehen. Das neue System wird darüber hinaus künftig für spürbare Erleichterungen in unseren Abläufen sorgen.
Umfangreiches Arbeitszeitmanagement-System
Der Umfang des Projekts DAZM reicht von der Implementierung einer neuen Softwarelösung zur Unterstützung der Dienstplanung (inkl. Anbindung an das bestehende Personalverwaltungs- und Lohnverrechnungssystem) über ein modernes Mitarbeiterportal und bis hin zu einer digitalen Zeiterfassung, -wirtschaft und -abrechnung. Das neue System umfasst intelligente Antrags- und Genehmigungsworkflows und umfassende Auswertungs-/Report-Funktionalitäten, um Personalmanagement zukünftig am Puls der Zeit abdecken zu können. Eine moderne Web-Anwendung („DAZM Web“) und die Nutzung von modernsten Services mit mobilen Endgeräten („DAZM Mobile“) sorgen für eine benutzerfreundliche Gesamtlösung.
Höchstmaß an Flexibilität
KWP legt großes Augenmerk auf die Flexibilität der Anwendung, um spezifische Kundenanforderungen zu berücksichtigen. So müssen z.B. unterschiedliche Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter unterstützt werden und es muss den KWP-Mitarbeitern möglich sein, die erforderlichen Arbeitsschritte weitestgehend eigenständig durchzuführen. So werden die Abstimmungsaufwände mit Führungskräften und der Personalverwaltung zukünftig minimiert werden. Weiters werden Wunschdienste berücksichtigt und es wird möglich sein, Dienste unter den Mitarbeitern unter Berücksichtigung derer Qualifikationen zu tauschen. Das DAZM berücksichtigt selbstverständlich alle gesetzlich relevanten Grundlagen und innerbetrieblichen Vorgaben, wobei für die laufende Pflege und Adaption der hinterlegten Regelwerke die Software durch KWP-Anwender selbst flexibel parametriert werden kann. Die neue Software ermöglicht die Erfassung von Ist-Zeiten und weitere Funktionen mittels Arbeitsplatzgeräten (PCs, Notebooks), mobilen Devices (Smartphones, Tablets) und Zeiterfassungsterminals.
CGM ON DUTY als leistungsstarkes Personalmanagement- und Dienstplanungssystem
Umgesetzt wird diese Anforderung mit dem in Österreich marktführenden Personalmanagement- und Dienstplanungssystem im Gesundheitswesen: CGM ON DUTY von CompuGroup Medical (CGM). Die Lösung wird von CGM implementiert, kundenindividuell gecustomized und über entsprechende Schnittstellen an die bestehende IT-Systemumgebung (Personalverwaltung und Lohnverrechnung, Data Warehouse / BI-System) von KWP angebunden.
Das neu entstehende DAZM wird künftig die Planung von Diensten und den Einsatz der Personalressourcen auf Basis unterschiedlicher Berufsgruppen und -qualifikationen standortübergreifend unterstützen. Für unsere Kollegen wird dies eine enorme Arbeitserleichterung und Qualitätssteigerung bringen.
Ein für uns ganz wichtiger mittelfristiger Punkt wird zukünftig der Einsatz mobiler Endgeräte zur schnellen und anwenderfreundlichen Bedienung digitaler Lösungen sein. Bereits bei der DAZM-Inbetriebnahme am ersten KWP-Standort wird die Nutzung der mobilen Zeiterfassung vorgesehen. Entlang des weiteren Rolloutplans ist die sukzessive Erweiterung von Funktionalitäten für mobile Geräte geplant.
Neben der Softwareimplementierung sind die (gemeinsame) Betriebsführung, die Wartung und Weiterentwicklung, sowie der SLA-basierte Support des DAZM für alle KWP-Organisationsbereiche und Standorte zu erbringen. Das Projekt wird mit seinen 150 Standorten und Servicestellen und Geschäftsleitung im dritten Quartal 2023 in den Vollbetrieb gehen.
Unsere umfassende Personalmanagement- und Dienstplanungssuite CGM ON DUTY hat sich im Laufe der letzten Jahre als ungemein funktionstiefe Gesamtlösung im österreichischen Krankenhausumfeld etabliert. Es freut uns sehr, dass wir nun mit dem KWP einen Big Player im heimischen Sozialbereich gewinnen konnten!
