Ressourcen­schonende Patienten­aufnahme

Geringere Wartezeiten, kurze Wege, transparente Kommunikation. Immer mehr Kliniken versuchen, Ihre Prozesse zu optimieren, um die Patienten besser durch das Hus bzw. die Häuser zu leiten. Aufnahmezentren erstrahlen auch in älteren Krankenhäusern zunehmend in neuem Glanz – helle Atmosphäre, angenehmes Farbbild, durchdachte Kunst an den Wänden.

Die Wohlfühlumgebung ist das eine. Der viel wichtigere Zweck der Umgestaltungen ist das Steigern von Effizienz hinsichtlich der Gesamtauslastung des Krankenhauses. Die richtigen Dinge müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort geschehen – und dabei sollen die vorhandenen Ressourcen behutsam eingesetzt werden, um eine möglichst gleichmäßige Auslastung zu schaffen. Hierzu kann ein klinisches Aufnahmezentrum Sinn machen.

Der Prozess der Aufnahme startet jedenfalls bereits mit der Fragestellung, wie der Patient ins Haus kommt: Geplant mit einem Termin für einen elektiven Eingriff oder mit einem akuten Behandlungsbedarf über die zentrale Notaufnahme. So unterschiedlich die Ausgangssituationen sind, haben sie doch eines gemeinsam: Sie greifen auf dieselben Ressourcen zurück.

Das klinische Aufnahmesystem muss allerdings verschiedene Perspektiven und konkurrierende Zielbeziehungen bedienen: Das Krankenhaus strebt nach bestmöglichem Personaleinsatz mit geringst möglichem Leerlauf des Fachpersonals, Patienten wollen möglichst kurze Wartezeiten und Einweiser wollen kurze Wartezeiten für Terminvereinbarungen.

Um Prozessverbesserung vornehmen zu können, ist eine genaue Betrachtung der Ist-Strukturen und -prozesse des Aufnahmebereiches unvermeidbar. Eine Analyse von Patietenwartezeiten und Personal-Leerläufen, sowie ein Mapping von Dienstzeiten des spezialisierten Fachpersonals gibt interessante Aufschlüsse über mögliche Optimierungsansätze.

• Welche Termine finden statt, wer macht welche?
• Wie sieht der Aufnahmeprozess im elektiven Bereich im Detail aus?
• Wie lange dauert eine ärztliche und eine pflegerische Aufnahme, für welche Patienten sind Funktionsdiagnostik, Anästhesie oder Radiologie erforderlich?
• Was sagen betroffene Patienten über die vorgefundenen Abläufe – was stört sie, was hat ihnen gefallen?

Anhand der Detailanalyse können schließlich Behandlungspfade und Kontingente für die einzelnen Fachabteilungen können festgelegt werden.

Um Patienten bessere Orientierung im Haus zu geben, werden heute in Krankenhäusern vielfach farbige Bodenleitsysteme eingesetzt. Wer kennt sie nicht, die bunten Linie, die uns über ganze Stockwerke führen, uns teilweise Häuser überbrücken lassen, um schließlich die richtige Räumlichkeit zu finden. Zukünftig wird es hierzu mit Sicherheit digitale Konzepte geben, um uns durch die weiten Räume zu führen. Eine farbliche Kennzeichnung macht aber jedenfalls Sinn. Nämlich die Kennzeichnung von Behandlungsbereichen, die zusammengehören.

Intradisziplinäre Aufnahmezentren

In vielen Häusern werden Überlegungen angestellt, wie Wegstrecken minimiert werden können und Synergien für die Kommunikation der Mitarbeiter genutzt werden können. Manche Häuser etablieren daher interdisziplinäre Aufnahmezentren und integrieren dazu sogar die Bettenkoordination in den Aufnahmebereich.

Die Mitarbeiter planen die Aufnahme, stehen dabei in direktem Kontakt mit den Einweisern, mit der Notaufnahme und Patienten. Sie informieren den Patienten über die nötigen Papiere, legen Behandlungspfade nach ärztlicher Anweisung fest, holen sich Vorbefunde über die Hausärzte ein und melden den Patienten, bevor er das Haus betritt. Andere Miterbeiter sind ausschließlich für die unmittelbaren Aufnahmetätigkeiten zuständig – sie legen die Akte an, nehmen Blut ab und machen einen Corona-Abstrich. Der Patient soll nach dem erfolgten pflegerischen Aufnahmeprozess erst wieder ins Haus kommen, wenn er operiert oder untersucht wird und danach auf die Station muss. Der Patient sieht die Station dann also zum ersten Mal. Die Küche weiß zu diesem Zeitpunkt längst, welche Allergien oder Unverträglichkeiten der Patient hat.

Wenn der Aufnahmebereich tatsächlich interdisziplinär ausgestaltet wird, ergeben sich natürlich besondere Herausforderungen hinsichtlich des Schnittstellenmanagements. Sämtliche Anforderungen der verschiedenen Bereiche müssen aufeinander abgestimmt werden, um eine reibungslos funktionierende Organisationsstruktur entstehen lassen zu können. Durch die Verzahnung und gegenseitige Anhängigkeit der Prozesse ist das Gesamtsystem sensibel – jedes Vorkommnis wirkt sich auf andere Prozesse aus. Genau hier liegt die Kunst der Optimierung. Jedes Krankenhaus ist anders, jeder Aufnahmebereich individuell. Ohne moderner IT-Unterstützung ist eine effiziente Aufnahmeplanung absolut unmöglich.  

Ressourcenplanung übers KIS

Je integrierter die betroffenen Prozesse im Krankenhausinformationssystem (KIS) abgebildet sind, desto einfacher ist die detaillierte Planung der Aufnahme möglich. Im KIS werden schließlich alle Kapazitäten geführt und anhand von Terminkalendern können Behandlungspfade so festgesetzt werden, dass sie optimal planbar sind. 

Ist die Bettenkoordination an das gesamte Haus geknüpft, lässt sich auch die Auslastung gut monitoren. So gelingt es in Zeiten der COVID-19-Pandemie, elektive Eingriffe schnell auszusetzen und bei Bedarf wieder schnell und gesichert hochzufahren, ohne die Kapazitäten zu überfordern.   

Das Erfassen der Patientenwartezeiten und Monitoren der Terminauslastungen sowie das Beobachten von Verweildauern zu stoppen, heißt, Optimierungspotenziale brachliegen zulassen. Es handelt sich demnach nicht um ein Projekt, sondern um einen kontinuierlichen Job. Derartige Anstrengungen müssen akribisch und dauerhaft stattfinden, nur dann können qualitativ messbare Erfolge verzeichnet werden.

Inspiration:

f&w, 10/2020, S.896: Christina Spies: „Neuen Pfaden folgen".