Neue Zeiten erfordern neue Arten der internen Kom­muni­kation

Durch Einsatz neuer Technologien und neuer Arbeitsmethoden zu neuen Kommunikationswegen

In der ersten Jahreshälfte 2020 wird vor allem das Gesundheitssystem mit vielen neuen Herausforderungen durch die Corona-Pandemie konfrontiert. Lang bestehende Strukturen müssen fundamental abgeändert werden, Entscheidungen sollten schnell jedoch wohlüberlegt getroffen werden und neue Prozesse müssen an die vorliegenden Verordnungen der Bundesregierung angepasst und umgesetzt werden. Eine adäquate interne Kommunikation, im Sinne einer Hochzuverlässigkeitsorganisation, legt dabei den Grundstein für Sicherheit und Risikominimierung am Arbeitsplatz. Dienstfreistellungen, Arbeiten im Homeoffice und Schonung von Ressourcen führen jedoch zu einer Unterbrechung des internen Informationsflusses. 

So entsteht beim nächsten Dienstantritt die Gefahr einer Informationsflut. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden und eine angemessene Daten- und Informationsqualität für die Mitarbeiter des Krankenhauses der Elisabethinen Graz sicherzustellen, ergibt sich folgende Fragestellung: 

Neue Arbeitsmethoden 

Eine weiterhin sichere Versorgung der Patienten im Zusammenhang mit der zuvor beschriebenen Problematik steht im Mittelpunkt. Durch einen Krisenstab, bestehend aus Führungskräften aus allen Bereiche und Abteilungen des Krankenhauses, werden von Beginn an klare Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche definiert. Gezeichnet durch agiles Management treffen alle Führungskräfte gemeinsam in Vertretung ihrer Mitarbeiter Entscheidungen, welche vom Top-Management zum mittleren Management und an die Mitarbeitenden prompt und auf direktem Weg kommuniziert werden können. 

Da diese Kommunikationsmethode vor allem durch ständig wechselnde Abwesenheiten (Dienstfreistellungen zur Schonung der personellen Ressourcen) zu bekannten Schwächen wie dem „Stille-Post-Effekt“ führt, war eine zusätzliche strukturierte Bündelung von Informationen über alle Neuerungen, Vorgehensweisen und Anweisungen nötig. Um die zu erreichen, wurde ein COVID-19-Organisationshandbuch erstellt. Die jeweils aktuelle Version wurde allen Mitarbeitern über das Mitarbeiterportal des Krankenhauses zur Verfügung gestellt.

Neue Technologien 

Mit dem Einsatz neuer Technologien wird unter anderem das Ziel verfolgt, eine Vernetzung in der Zusammenarbeit sowie eine adäquate Kommunikation von betriebsrelevanten Informationen zu erreichen.

Zwei technische Tools standen bereits vor der Corona-Pandemie in den Startlöchern und warteten auf die Umsetzung im Krankenhausbetrieb. Einerseits das Mitarbeiterportal des Krankenhauses der Elisabethinen, welches das alte Intranet ablösen sollte, und andererseits ein Alarmierungssystem, welches in Katastrophenfällen möglichst viele Mitarbeiter aktivieren kann. Das Mitarbeiterportal des Krankenhauses der Elisabethinen beinhaltet unter anderem ein ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem, Informationsmanagement und Fehler- und Beschwerdemanagement. 

In der ersten Phase wurde das Mitarbeiterportal zur Optimierung des Informationsflusses eingesetzt. In einem eigens definierten „Corona-Informationsordner“ wurden alle relevanten Informationen, Arbeitsunterlagen, wissenschaftliche Literatur, Gesetze und Erlässen und vieles mehr strukturiert zur Verfügung gestellt. An oberster Stelle stand die aktuellste Version des COVID-19-Organisationshandbuches. Dokumente und Meldungen gezielt zu lenken und ggf. mit einer Kenntnisnahme zu hinterlegen, kann eine qualitative Optimierung der internen Kommunikation erreichen. Um in Katastrophenfällen trotz Dienstfreistellungen möglichst viele Krankenhausmitarbeiter/innen aktivieren zu können, wurde ein neues Alarmierungssystem eingeführt. Mitarbeiter werden über die App "SafeReach" oder eine SMS auf ihrem Mobiltelefon über ein Ereignis alarmiert und gebeten, in das Krankenhaus zu kommen.

Learnings 

Wie anfangs erwähnt, führen Faktoren wie zum Beispiel Dienstfreistellungen zu einer Unterbrechung des Informationsflusses im Krankenhaus. Eine Möglichkeit, diesem Problem entgegenzuwirken, ist die Bereitstellung des Mitarbeiterportales für die Mitarbeiter zu Hause. Somit kann eine Zentralisierung der internen Kommunikation auf eine Plattform reduziert werden und eine Informationsflut über mehrere Medien wie e-Mail oder Nachrichtengruppen, wie z.B. WhatsApp, vermieden werden. Unumgänglich ist eine Sicherung der Daten- sowie Informationsqualität anhand von festgelegten internen Prozessen. 

Quelle: QUALITAS 03/2020, Springer-Verlag