Warum Employer Self Services Mitarbeiter motivieren

Was bedeutet ESS?

Unter Employee Self Service (kurz: ESS; Mitarbeiter-Selbstverwaltung) versteht man die Möglichkeit, als Mitarbeiter seine eigenen personalbezogenen Daten selbst verwalten zu können. Wirklich umsetzbar wurden solche Services schließlich durch den Einsatz von webbasierten Standardsoftwarelösungen oder mobile Anwendungen, die über die reine Verwaltung der Mitarbeiterdaten hinaus das Starten von Genehmigungsprozessen ermöglichen.  

Mitarbeiter pflegen über einen geschützten Zugang ihre Stammdaten selbst und können auf Zeiterfassungssysteme und unternehmensinterne Informationsangebote zugreifen.

Self Services bieten deutliche Mehrwert im Vergleich zum direkten, persönlichen Kontakt mit einem HR-Mitarbeiter (z.B.: höhere zeitliche und örtliche Verfügbarkeit, Zeitersparnis und die Eigenständigkeit des Benutzers bei den Serviceprozessen).

Typische ESS Funktionalitäten

• Erstellung und Abgabe eines Urlaubs- oder Reiseantrages
• Erstellung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Änderung der eigenen Telefonnummer und anderen persönlichen Daten
• Darstellung bzw. Anpassung privater Ereignisse wie Heirat oder Geburt eines Kindes
• Eintragen der Arbeitszeiten
• Anforderung eines Entgeltnachweises
• Buchung oder Stornierung einer Schulung
• Pflege eines Kandidatenprofils
• Pflege eines Qualifikationsprofils
• Suche von Mitarbeitern
• Eingaben im Rahmen des jährlichen Mitarbeiterbeurteilungsprozesses

Nach Art und Umfang des Zugriffs auf die Daten werden beim ESS mehrere Stufen unterschieden

Warum ist ESS für Mitarbeiter interessant?

Mitarbeiter übernehmen durch die ESS-Anwendung die Eigenverantwortung für die Aktualität und Richtigkeit ihrer Daten. Alleine durch das Bewusstsein der Mitarbeiter, selbst für die richtigen Angaben der Daten verantwortlich zu sein, gelingt es, die Daten mit deutlich weniger Fehlern zu verwalten. Ist dem betreffenden Mitarbeiter klar, dass es seine Bringschuld ist, sich um Aktualität und Richtigkeit zu kümmern, wird er sich darum kümmern. Das lästige Weiterleiten und oft intransparente interne Prozesse werden ausgeschaltet. Das eigenverantwortliche Pflegen von Profilen in Softwareapplikationen ist für die heutigen Generationen der 20 bis 50-Jährigen selbstverständlich geworden. Veraltete Profile, unrichtige Angaben zur eigenen Person, intransparente und langwierige Prozesse zur Aktualisierung von kleinen Änderungen nerven solche Mitarbeiter massiv.

Was bringt ESS für das Unternehmen?

Durch den Zugriff der Mitarbeiter auf eigene Daten und Prozesse der Personalwirtschaft über das Unternehmensintranet werden Abläufe der Personalverwaltung vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht. Zudem werden Schnittstellen für die Datenabfrage durch Behörden ermöglicht (Business to Authority; B2A). In Summe können Unternehmen so einen wichtigen Beitrag zur Senkung von unnötigen Administrationskosten leisten sowie Personalressourcen in der Verwaltung entlasten. Prozesse werden verschlankt, Daten werden korrekt und aktuell, die Prozesstransparenz wird erhöht (z.B. der Stand von Arbeitszeitkonten, Bearbeitungsstatus von Anträgen oder anderen Gesuchen).

Unternehmen, die ESS implementieren, leisten auch einen wesentlichen Beitrag dazu, aktive, engagierte Mitarbeiter zu motivieren. Oder anders herum: Junge Generationen werden durch veraltete interne Prozesse demotiviert. In Zeiten von Fachkräftemangel und steigendem Arbeitsdruck lohnt es sich für Unternehmen, speziell dort zu investieren, wo neben ROI zudem ein Beitrag zur Mitarbeiterbindung geleistet werden kann.

Nicht zu vergessen: ESS entlastet Personalabteilungen! Es gibt deutlich wichtigere Tätigkeiten für HR-Personal, als Mitarbeiterstammdaten von Kollegen zu verwalten. HR-Mitarbeiter sollten sich besser um für das Unternehmen wertvolle Angelegenheiten (z.B. aktive Mitarbeiterentwicklung, Karrierepfade, Incentive-Programme, Betriebliche Gesundheitsförderung, Employer Branding) kümmern.

Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich ein ESS-Portal für ein Unternehmen?

Die profitable Einführung eines ESS ist aufgrund des zu berücksichtigenden Implementierungsaufwandes branchenunabhängig erst ab Unternehmensgrößen von etwa 500 bis 1.000 Mitarbeitern erreicht. In österreichischen Krankenhausverbünden sind oft tausende Mitarbeiter beschäftigt – gerade in großen, verwaltungsintensiven öffentlichen Einrichtungen führt  Einsatz von ESS zu messbaren positiven Effekten.

ESS und MSS als Basis für moderne Shared Service-Angebote

In den Anfängen des ESS lag der Fokus hauptsächlich in der automatisierten Kommunikation der Mitarbeiter mit der Personalabteilung des Unternehmens. Neue ESS-Generationen geben Mitarbeitern die Möglichkeit zur Karriereplanung, Fertigkeitsentwicklung, Fortbildung, die Kontrolle über die Erreichung von Zielen und zur interaktiven Leistungserfassung.

Parallel zu ESS werden meistens spezielle MSS (Manager Self Services) für Führungskräfte eingesetzt. Beide Systeme gemeinsam spielen eine wichtige Rolle bei der Realisierung eines fortschrittlichen Service Delivery Modells im Rahmen von Shared Services.

Typische MSS Funktionalitäten:

• Überwachung von Arbeitszeiten
• Genehmigung von Reisen
• Talentmanagement (z.B. Mitarbeiterbeurteilung)
• Personalbedarfsplanung und Personalbeschaffung
• Berichtswesen

Bei den Daten, die durch MSS und ESS gepflegt werden, kann es naturgemäß Überschneidungen geben. Von Mitarbeitern wie Managern gleichermaßen gepflegt werden können beispielsweise:

• Überwachung von Arbeitszeiten
• Berichtswesen
• Personalbedarfsplanung und Personalbeschaffung

Literatur:

Wikipedia (2020): https://de.wikipedia.org/wiki/Employee_Self_Service, Zugriff: 29.12.2020