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Zentrale Pflege von Ersatz­materialien & auto­matische Auslauf­steuerung mittels SAP Add-Ons von CGM

29. Mai 2021 | Walter Zifferer
Medikamente
Medikamente

Die Herausforderung: Bei Medikamenten oder Medikalgütern ändern sich häufig die zum Einsatz kommenden Materialien

Sei es aus Gründen der Sortimentsbereinigung durch den zentralen Einkauf der Krankenhausträger sowie der Lieferanten oder aufgrund von neuen modernen Artikeln und Präparaten, die eventuell „veraltete“ Materialien ersetzen sollen.

Eine Auslaufsteuerung gestaltet sich schwierig, da die Materialien werksspezifisch verschieden gehandhabt werden (Bestell- oder Lagerartikel) und unterschiedliche Bestände aufzubrauchen sind, sodass jedes Haus dafür selbst verantwortlich ist.

 

Die Lösung

Über das Programm Ersatzartikelpflege können zentral durch die verantwortliche Datenpflegestelle für zu ersetzende Materialien dafür vorgesehene Ersatzartikel eingepflegt werden. Dabei ist auf noch vorhandene Restbestände und offene Bestellungen dieser Materialien zu achten. Dieser Umstand wird im Programm berücksichtigt und gemäß den hinterlegten Systemeinstellungen der Materialstatus auf „Einkaufssperre“ und das Verarbeitungskennzeichen "auslaufend (-)" bzw. "Ersatzmaterial notwendig (E)" gesetzt.

Beim letzten Warenausgang, wenn der Lagerbestand auf„0“ geht, setzt das System automatisch das Verarbeitungskennzeichen „E“ für die Materialanforderung. Ein Report zeigt nachträgliche Veränderungen auf, um die Umsetzung durch die beschaffenden Werke kontrollieren zu können.

 

Produkthighlights

Materialienprüfungen in allen Werken

Bereits bei der Selektion der zu ersetzenden Materialien wird geprüft, dass nur Materialien angezeigt werden, welche in den Grunddaten nicht gesperrt sind.

Die Prüffunktion des Programmes selbst ermittelt in welchen Werken das zu ersetzende Material gepflegt ist und ob das Ersatzmaterial verwendet werden kann. D.h. es wird der derzeitige Status des zu ersetzenden und des Ersatzartikels geprüft. Das Ergebnis der Prüfungen wird übersichtlich mit Ampelsymbolen dargestellt und eventuelle Fehlermeldungen dazu ausgegeben.

Dementsprechende Handlungen sind dabei durch den Anwender durchzuführen, z.B. Ersatzartikel im Werk anlegen, Materialstatus anpassen usw.
 

Ersatzmaterial anlegen

Ist ein Ersatzartikel in einem Werk nicht gepflegt so kann direkt aus der Transaktion die Pflege des Materials durchgeführt werden.
 

Berücksichtigung von Systemeinstellungen

Systemspezifische Einstellungen für den Materialstatus können mittels Customizing berücksichtigt werden.
 

Automatische Änderung des Verarbeitungskennzeichens

Wenn ein zu ersetzendes Material das Verarbeitungskennzeichen „-“ besitzt und der Lagerbestand reduziert sich bei einem Warenausgang auf „0“, wird bei dieser Buchung das Verarbeitungskennzeichen des Materials im Werk in diesem Moment auf „E“ geändert.
 

Prüfung der Änderungen durch Ersatzartikelpflege

Die durchgeführten Änderungen für die Felder Ersatzartikel, Materialstatus und Verarbeitungskennzeichen können mit einem zusätzlichen Programm ausgewertet und angezeigt.

Vorteile
  • Zeitsparende, korrekte, vollständige, teilweise automatisierte und damit kostengünstige Pflege von Ersatzmaterialien
  • Bearbeitungsmöglichkeiten direkt aus dem Programm
  • Reduktion von fehlerhaften Stammdaten durch Verlagerung der dezentralen Datenpflege
  • Reduktion von Korrekturprozessen aufgrund der gesteigerten Aktualität der Anforderungsdaten für die Stationen
  • Kontrolle für den Zentraleinkauf, dass die korrekten Materialien zeitgerecht verwendet werden
  • Einfache Verfolgung der Änderungen
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