eisTIK bei Dr. Erler Kliniken

KIS-Wechsel, Einführung eisTIK akut und Aufbau InEK-Kalkulation in sechs Monaten.
 

Die Ausgangslage

Um das Krankenhaus organisatorisch und prozessual besser aufzustellen, entschieden sich die Dr. Erler Kliniken 2017 dazu, wesentliche IT-Systeme zu erneuern. Im Rahmen dieses Erneuerungsprozesses wurde ein Wechsel des Krankenhausinformationssystems (KIS) beschlossen. 

Die Data Warehouse-Lösung eisTIK von KMS war schon seit 2010 im Einsatz und wurde im gesamten Auswahlverfahren mit Produkten von Mitbewerbern verglichen. Eine Markterkundung brachte die Erkenntnis, dass eisTIK in der aktuellen Version weiterhin das umfänglichste und zukunftssicherste System ist.

Ziele und Erwartungen

Mit der Umstellung des Krankenhausinformationssystems im Jahresverlauf sollten im Controlling und in der Krankenhausleitung keine Datenlücken entstehen bzw. eine Vergleichbarkeit der Alt- und Neudaten im Berichtswesen gegeben sein. Zusätzlich wollten die Dr. Erler Kliniken einerseits mehr Transparenz in der Kostenträgerrechnung und InEK-Kalkulation erreichen, andererseits – on top – eine Deckungsbeitragsrechnung einführen. Die Berechnungszeiten der Kostenrechnungsläufe sollten massiv reduziert werden. Als übergeordnetes Ziel wurde definiert, die Informationsaufbereitung einfacher und flexibler zu gestalten und neu strukturierte Berichte und Dashboards bereitzustellen. Als Adressaten des neuen Berichtswesens wurden die Geschäftsführung, die Chefärzte, die Pflegedienstleitung, die Krankenhausbetriebsleitung, der ärztliche Dienst und die OP-Leitung definiert. Weiterhin musste die Möglichkeit von raschen Ad-hoc-Analysen, beispielsweise für das Qualitäts- und Hygienemanagement, geschaffen werden.

Die Umsetzung

Der Echtbetrieb des neuen Krankenhausinformationssystems startete am 8. Oktober 2018. Schon zuvor war die neue Version von eisTIK installiert worden. Das Controlling-Team musste in sehr kurzer Zeit ein enormes Arbeitsvolumen stemmen: die Umstellung des KIS, die Validierung der Daten, eine Harmonisierung der Leistungskataloge und letztendlich diverse Schulungen. Und dies bei laufendem Betrieb. Speziell das Matchen von verschieden geführten Leistungsdaten aus den unterschiedlichen Systemen wäre ohne den eisTIK-Variantenmanager nur mit enormen Aufwand möglich gewesen. Der Start zur Umsetzung der Kostenträgerrechnung nach InEK war Mitte Dezember und endete in einer erfolgreichen Teilnahme an der Kalkulation für das Datenjahr 2018.

Sebastian Preis, Operational Auditing, Kaufmännisches Controlling, berichtet: „Die einfache und übersichtliche Verwaltung von Kostenblöcken erleichtert uns die Arbeit enorm und schafft Transparenz. Außerdem benötigen wir nicht mehr zwei Stunden für einen Kostenrechnungslauf, sondern maximal zehn Minuten. So können wir gegebenenfalls auch rasch nachjustieren“. 

Diana Ringler, Leitung Kaufmännisches Controlling, betont: „Mit Unterstützung von KMS haben wir es in sehr kurzer Zeit geschafft, die InEK-Kalkulation aufzubauen, ein Mehr an Informationen zu generieren und uns zukunftsfähig aufzustellen.“ Der Aufbau des neuen Berichtswesens erfolgte nach Einführung der Kostenträgerrechnung und basiert zum Teil auf Vorlagen von KMS, aber auch zu einem großen Teil auf erarbeiteten Kenn zahlen und Berichten, die im innovativen Controlling-Team erarbeitet wurden. 

Neben der Ausgestaltung der Deckungsbeitragsrechnung befassen sich die Dr. Erler Kliniken in nächsten Schritten mit der Erweiterung des Data Warehouses um den Bereich Personalcontrolling, vor allem im Hinblick auf die Pflegepersonal-Untergrenzenverordnung, und der Einführung des geostrategischen Managementtools EOH (EYE ON HEALTH). 

Saba Dedjban, zeigt sich mit dem Gesamtprojektverlauf mehr als zufrieden: „Was meine Kollegen als Team in Zusammenarbeit mit KMS geleistet haben, ist mehr als bemerkenswert. Von der Technik sind wir begeistert – es war wirklich die richtige Entscheidung.“