eisTIK im GLG-Verbund

Wie die Gesellschaft für Leben und Gesundheit vom eisTIK-Modul "Integrierte Unternehmensplanung powered by Seneca" profitiert.

Die Ausgangslage

Für die Wirtschaftsplanung mussten die Controller und Finanzexperten des GLG-Verbundes bislang enorm viel Zeit aufwenden, um erst einmal die Leistungsdaten der Kliniken aufzubereiten. Dann erst konnte mit der Planung für das nächste Jahr begonnen werden, berichtet Kay Brandenburg. Er ist stellvertretender Zentralbereichsleiter Finanzverwaltung, Teamleitung im kaufmännischen Controlling und Projektkoordinator für das Data Warehouse. Mit dem KMS-Modul zur "Integrierten Unternehmensplanung powered by Seneca" sollte daher der Grad an Effizienz erhöht und der Zeitaufwand deutlich gesenkt werden.

Ausgangssituation 

Üblicherweise, blickt Kay Brandenburg zurück, wurden im GLG-Verbund stets im August eines Jahres die Planungen für alle Mandanten aufgesetzt. Drei bis vier Tage waren dafür – je nach Größe des Mandanten – erforderlich. Ein enormer Zeitaufwand. Und das nur für die Aufbereitung der Daten, um auf ihrer Basis Planungen ableiten zu können. Die Mitarbeiter der zuständigen Abteilungen hatten damit regelmäßig mehrere Wochen zu tun.

"Wir nahmen bei unseren Planungen einen Vorjahresvergleich vor. Wir schauten uns aber nicht nur ein Jahr an, sondern mehrere, legten diese nebeneinander und leiteten daraus die Prognose sowie den Wirtschaftsplan ab. Dies alles aufzubereiten und zu validieren, war schon sehr zeitaufwändig." stellt Kay Brandenburg fest.

"Denn wir beplanen jede Kostenstelle und sämtliche Kostenartenkombinationen. Viele Kostenstellen und zahlreiche Kostenarten machten das insbesondere bei den großen Mandanten zu einem sehr umfangreichen Gesamtprozess. Damit waren bei uns stets sieben bis acht Mitarbeiter beschäftigt."

Das hatte viele, zu viele Ressourcen gebunden. Die Hauptzielrichtung beim Einsatz der KMS-Lösung war es deshalb, den Planungsprozess zu beschleunigen. "Denn Daten aufzubereiten, ist erst einmal ein Prozess, der keinen Mehrwert schafft.", sagt Brandenburg. "Das ist eine Aufgabe, die einfach sein muss."

"Im Krankenhausbereich hat man sehr viele gesetzliche Umbrüche und Änderungen. Wichtig war uns, dass wir mit den vorhandenen Mitarbeitern perspektivisch mehr leisten können und uns stärker in die Unternehmenssteuerung einbringen können."

Ganz konkret ist dies im Klinikverbund auch dadurch umgesetzt worden, dass nun monatlich Forecasts zur Verfügung gestellt werden, was vorher in dieser Ausführlichkeit und Regelmäßigkeit nicht der Fall war.

Bisher nutzen Kliniken meist dezentrale Excel-Dateien. Jetzt liegen die Informationen dagegen zentral an einer Stelle in der Datenbank vor. Zentrale Themen wie Personal- und Leistungsplanung werden in die Finanzplanung integriert. Die Applikation ist ein integriertes Tool, das z.B. bei veränderter Leistungsmenge die Veränderung des Erlöses berechnet und dies automatisch in die Finanzbuchhaltung integriert.

Bereits positive Erfahrungen mit KMS

Die Implementierung der integrierten Unternehmensplanung beim GLG-Verbund konnte bereits auf umfangreiche Vorerfahrungen mit KMS aufbauen. Denn Softwarelösungen des Unterhachinger IT-Spezialisten sind bereits seit 2016 im Einsatz. Damals hatte die "Integrierte Unternehmensplanung" für den GLG-Verbund aber noch keine Priorität. Das ändert sich erst 2018. Da entstanden die er ersten Überlegungen, auch die "Integrierte Unternehmensplanung" mit eisTIK aufzusetzen.

Reibungslose Einführung

"Wir sind gut im zeitlichen Rahmen geblieben", bilanziert Kay Brandenburg. Die Experten von KMS haben die Einführung der "Integrierten Unternehmensplanung powered by Seneca" professionell begleitet und die Mitarbeiter des Verbundes geschult. Die Planungsdaten konnten für alle Mandanten zügig umgesetzt werden – in der Zeit von Juli bis September 2019 – trotz der Urlaubszeit in den Sommerferien. 

"Wir arbeiten jetzt gut mit dem Modul", berichtet Projektleiter Brandenburg. Als nächstes werden die Forecasts routinemäßig erstellt. Der Anfang ist also gemacht, auch wenn die Mitarbeiter noch nicht mit allen Funktionen des Moduls arbeiten. Brandenburg: "Wir haben noch nicht alles umgesetzt, was man sich vornehmen kann. Denn wir kennen noch nicht alle Details in der Tiefe des Moduls." Für das kommende Jahr 2021 ist geplant: Alle Mitarbeiter, die dem Controlling zuarbeiten, erhalten in der "Integrierten Unternehmensplanung powered by Seneca" eine eigene zusätzliche Arbeitsebene. Dort können sie selbstständig arbeiten und dies wird dann anschließend komplett in die Planungsebene übernommen. Das Hin- und Herschicken und Kopieren von Excel-Tabellen hat damit ein Ende. Bei kleineren Mandanten ist das in der GLG-Gruppe bereits umgesetzt und funktioniert reibungslos.

Bilanz und Ausblick

Wie sieht die Bilanz nach rund einem Jahr Erfahrung mit der »Integrierten Unternehmensplanung« von KMS und Seneca aus? "Wir sind definitiv deutlich schneller als zuvor", betont Kay Brandenburg. Er verweist zudem auf den einheitlichen Standard für alle Mitarbeiter. Das habe sich gerade bei Mitarbeiterwechseln in der Abteilung positiv bemerkbar gemacht. 

"Das gibt Sicherheit und gewährleistet Kontinuität." Auch die Prozessqualität stimmt. Kay Brandenburg sagt: "Wir konnten Veränderungen, die sich ergeben haben, sehr schnell einarbeiten. Es war bei großen Mandanten nicht leicht, die unterschiedlichen Excel-Varianten zu rechnen. Mit dem KMS-Modul sind wir jetzt weniger fehleranfällig." 

Der Einsatz der "Integrierten Unternehmensplanung powered by Seneca" hat auch die internen Arbeitsprozesse verbessert. "Die Standardisierung hat uns sehr viel weiter gebracht", erläutert Controller Brandenburg: "Mit einem neuen Projekt kann man gut eingefahrene Wege aufbrechen. Früher haben wir auch sehr viel Zeit für das Importieren der Daten gebraucht. Das entfällt jetzt." Das ist bei den Mitarbeitern, die mit den Daten und der Planung befasst sind, gut angekommen. Die positive und offene Einstellung der Kollegen, gekoppelt mit viel Engagement, war ebenfalls ein wichtiger Baustein in der erfolgreichen Implementierung des Planungsmanagers. Ohne diese Bereitschaft, wäre eine so zügige Umsetzung nicht möglich gewesen.

Kay Brandenburg blickt zufrieden auf den Einsatz des neuen Werkzeuges und die damit verbundene vorwärts gerichtete Planungskultur, die es ihm und seinem Team ermöglicht, sich deutlich mehr auf die Inhalte zu konzentrieren.