Qualitäts­manage­ment in der Lang­zeit­pflege

Mit dem NÖ BASIS ZERT PBZ/PFZ wurde ein internes Qualitätsaudit­managementsystem entwickelt, das speziell auf die Anforderungen der niederösterreichischen Pflege- und Betreuungszentren ausgerichtet ist.

Mit der Gründung der NÖ Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA) im Jahr 2020 kamen die NÖ Krankenanstalten sowie die Pflege- und Betreuungs- und Förderzentren (PBZ und PFZ) unter ein gemeinsames Dach. Aktuell werden im Bereich der Langzeitpflege von der NÖ LGA 5.904 bewilligte Gesamtplätze bzw. Betten zur Pflege und Betreuung angeboten. Auch in diesem Bereich sind Qualitätssicherungssysteme zu etablieren. Bisher war E-Qalin® das implementierte Qualitätsmanagementsystem in den NÖ LGA Pflege- und Betreuungs- und Förderzentren. Die Umsetzung an den einzelnen Standorten war von Beginn an heterogen und wurde als sehr zeitintensiv beschrieben, weshalb nach einem effizienten und effektiven Qualitätsmanagementsystem gesucht wurde. Aufbauend auf das bereits in den Ausgaben 02/24 und 03/24 vorgestellte NÖ BASIS ZERT, das sich an die NÖ Landes- und Universitätskliniken richtet, wurde im Herbst 2023 begonnen, dieses interne Qualitätsauditmanagementsystem an die Erfordernisse der Pflege- und Betreuungszentren anzupassen.

Qualitätsmanagement angepasst an den Bedarf

In den PBZ und PFZ finden laufend externe Audits (Pflegeaufsicht des Landes NÖ, der Volksanwaltschaft etc.) statt, in denen auch das Qualitätsmanagementsystem überprüft wird. Für das NÖ BASIS ZERT PBZ war es wichtig, nicht nur die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern den unterstützenden Charakter eines Qualitätsmanagementsystems zu betonen und für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spürbar werden zu lassen. Im ersten Schritt wurde der Indikatorenkatalog für die PBZ und PFZ erstellt. Grundlage bildeten die Qualitätsindikatoren für die Krankenanstalten. Die Indikatoren wurden auf die Anwendbarkeit in den PBZ und PFZ überprüft, angepasst oder, wenn nicht relevant, gestrichen. Weitere Indikatoren wurden ergänzt, um alle in der Langezeitpflege tätigen Berufsgruppen in das Qualitätsmanagementsystem mit einzubeziehen. Abschließend wurde der erste Entwurf von Führungskräften aus den PBZ mit einer Ausbildung im Qualitätsmanagement evaluiert. Das erste Probeaudit fand im Dezember 2023 in einem NÖ LGA PBZ statt. Aufgrund der Erfahrungen des ersten Audits wurde der Indikatorenkatalog NÖ BASIS ZERT PBZ/PFZ nochmals evaluiert, finalisiert und freigegeben.

Neben Audits, in denen Einzelinterviews mit Mitarbeitenden und Führungskräften geführt und Dokumente überprüft werden, wird in den PBZ/PFZ das Instrument der Selbstbewertung in Form eines moderierten Workshops eingesetzt.

Für eine Ausgeglichenheit zwischen Kontinuität einerseits und Zeit für die Umsetzung von Maßnahmen aus den Ergebnissen des Selbstbewertungsworkshops andererseits wurde ein dreijähriger Auditzyklus gewählt. In einem Auditzyklus werden je ein Audit (Fremdbewertung) und ein Workshop (Selbstbewertung) durchgeführt.

Für die Audits werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der dualen Führung ausgewählt, die seit mindestens einem Jahr in einer Einrichtung der LGA tätig sind. Ziel ist es, dass Mitarbeitende aus allen Wohnbereichen und Berufsgruppen eines Pflege- und Betreuungs- oder Förderzentrums vertreten sind. Je nach Größe des Hauses dauern die Audits ein bis zwei Tage. Mindestens zwei Auditoren führen die Interviews, durchschnittlich werden fünf Personen pro Auditor befragt. Die Ergebnisse werden im Auditbericht als Stärke oder Potenzial mit einer konkreten Empfehlung abgebildet. Zusätzlich zum Bericht erhalten die Führungskräfte eine Datei, in der die Verbesserungspotenziale angeführt sind und die abgeleiteten Maßnahmen übersichtlich und ressourcenschonend ergänzt werden können.

Im Zuge des Prozesses findet an zwei Tagen ein Selbstbewertungsworkshop statt. Ziel ist es wieder, dass Mitarbeitende aus allen Wohnbereichen und Berufsgruppen am Workshop teilnehmen. Am ersten Tag findet die Gruppenarbeit statt. Es werden je nach Größe des PBZ/PFZ mindestens drei Gruppen mit jeweils mindestens drei Personen gebildet. Sie entscheiden bei jedem Indikator gemeinsam, ob es sich um eine Stärke oder ein Verbesserungspotenzial ihrer Einrichtung handelt. Ein Moderator begleitet und unterstützt die Gruppen den ganzen Tag in ihrer Arbeit, erstellt eine Zusammenfassung der Ergebnisse und präsentiert diese am zweiten Tag zuerst den Führungskräften. Aufgabe der Führungskräfte ist es dann, von jenen Indikatoren, die von den Gruppen überwiegend als Verbesserungspotenzial gesehen worden sind, Maßnahmen abzuleiten. Die Ergebnisse der Gruppenarbeiten und die von den Führungskräften geplanten Maßnahmen werden anschließend den Gruppenteilnehmerinnen / -teilnehmern präsentiert. Die Verantwortung für die Umsetzung der Maßnahmen obliegt danach den Führungskräften der Einrichtungen.

Im Bildungsprogramm der NÖ LGA wird eine Ausbildung für Auditorinnen/Auditoren angeboten. Neben der Theorie beinhaltet dies auch mindestens einen Praxistag für die zukünftigen Auditorinnen und Auditoren. Für die Tätigkeit als Auditor wurden insbesondere Führungskräfte der PBZ ausgebildet. Derzeit haben bereits 22 Führungskräfte aus den PBZ aus allen fünf Gesundheitsregionen die Ausbildung absolviert. Da innerhalb der Gesundheitsregionen bereits ein intensiver Austausch zwischen den Führungskräften besteht, werden die Auditorinnen und Auditoren optimalerweise in einer anderen Gesundheitsregion eingesetzt. Damit wird sichergestellt, dass ein Wissenstransfer regionenübergreifend entsteht und in den Audits gewonnene Erkenntnisse für das eigene PBZ/PFZ genutzt und wiederum Inputs aus dem eigenen Haus im Audit weitergegeben werden können.

Das Programm der NÖ BASIS ZERT PBZ konnte mithilfe bereitgestellter Mittel der Geschäftsführung in der Gesundheitsregion Weinviertel gestartet werden, wo ein eigener Dienstposten für Qualitätsmanagement finanziert wird. Unterstützt wurde der Aufbau des Qualitätsmanagementsystems durch die Abteilung Strategie und Qualität Pflege (SQP) in der NÖ-LGA-Zentrale und das Departement strategisch-fachliches Qualitätsmanagement, welche für das NÖ BASIS ZERT in den Krankenanstalten verantwortlich sind. In den Gesundheitsregionen Weinviertel und Thermenregion konnte das NÖ BASIS ZERT PBZ/PFZ bereits erfolgreich umgesetzt werden. Für 2026 ist geplant, mit einem neuen Auditzyklus zu starten und diesen auf alle fünf Gesundheits­regionen der NÖ LGA auszurollen.

Herausforderungen

Entscheidend ist es, das NÖ BASIS ZERT PBZ so zu gestalten, dass es von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Unterstützung angenommen werden kann und zu einer laufenden Qualitätssicherung beiträgt. In den PBZ und PFZ liegt die Verantwortung für das interne Qualitätsmanagement bei der dualen Führung der Einrichtungen und die operative Umsetzung kann nicht wie in den Krankenanstalten an Qualitätsbeauftragte abgegeben werden.

Das Feedback ist durchwegs positiv. Führungskräfte und Mitarbeitende aus PBZ, die bereits an einem Audit oder Selbstbewertungsworkshop teilgenommen haben, beschreiben das NÖ BASIS ZERT PBZ/PFZ als Ist-Standerhebung, die in einer wertschätzenden konstruktiven Atmosphäre durchgeführt wird. Durch das Audit wird der Startpunkt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) gesetzt. Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem hilft, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und professionell zu arbeiten; klare Abläufe und Zuständigkeiten schaffen Sicherheit für alle Mitarbeitenden; ebenso werden Schwachstellen aufgezeigt und Veränderungen angestoßen. 

Autor*innen:

Elisabeth Loidolt, MSc
Leiterin Qualitätsmanagement
Gesundheit Weinviertel GmbH

Roland Nefischer, MSc, MBA
Department Entwicklung, Strategie und Qualität Langzeitpflege (PBZ/PFZ), 
Abteilung Strategie und Qualität Pflege