SAP IS-H-Ablöse: Viele Involvierte, völlig unter­schied­liche Blick­winkel

Versetzt man sich in die Lage der unterschiedlichen Rollenträger in Krankenhäusern wird schnell deutlich, dass die SAP IS-H-Ablöse tatsächlich zu einem wahren Abenteuer ausarten kann. Verschiedenste - teilweise konkurrierende - Interessen zwischen den Stakeholdern verschärfen nämlich den ohnehin extremen Zeitdruck zur Einführung einer neuen Patientenadministrations- und -abrechungslösung. Wichtig ist: je klarer man vor Augen hat, welche Aspekte den einzelnen Betroffenen besonders wichtig sind, desto leichter lässt sich das Projekt gemeinsam stemmen. Ein Blick auf die einzelnen Perspektiven lohnt sich also ...

Die Perspektive der Geschäftsführung

Die klinische Geschäftsführung zeichnet sich für die strategische Planung, das Budget- und Kostenmanagement sowie für das Risiko für den Klinikbetrieb verantwortlich. 

Die SAP IS-H Ablöse ist mit erheblichen Investitionen verbunden (Software, Hardware, Personal, Beratung), die rechtzeitig im Budget berücksichtigt werden müssen. Dazu ist die Konzeption und Einhaltung eines exakten Projekt- und Zeitplans absolut essentiell.

Wenn die Abrechnung oder die Patientenaufnahme durch IT-bedingte Übergangsprobleme beeinträchtigt ist, gefährdet dies sowohl unmittelbar die Erlöse als auch mittelfristig die Reputation der Einrichtung.

Nachdem aktuell in vielen Kliniken im DACH-Raum ohnehin zahlreiche IT-Projekte laufen, um den Digitalisierungsrückstand aufzuholen (in Deutschland insbesondere durch KHZG und KHVVG befeuert), kann die Herausforderung der SAP IS-H Ablöse unter Zeitdruck in manchen Häusern zu gefährlicher Ressourcenknappheit führen.

Mitarbeitende müssen "abgeholt werden" – die Geschäftsführung muss die Vision vermitteln („Warum machen wir das?“) und gleichzeitig Stabilität garantieren. Hier ist Change Management und echtes Leadership gefragt - die klinische Leitung erfordert immer mehr intensive Top-Management-Skills. 

Der SAP IS-H Support-Auslauf zwingt zum unmittelbaren Aufsetzen der Vorbereitungen - ein Abwarten wird in ohnehin angespannter Budgetsituation teuer. 

Der Blickwinkel der IT-Leitung

Das Hauptaugenmerk der IT-Verantwortliche*n liegt auf einer geeigneten technischen Architektur der neuen Lösung, auf reibungslose Schnittstellen, Sicherheit der Lösung sowie auf einem effizienten Systembetrieb

Eine SAP IS-H Ablöse greift direkt in die Abläufe der Patientenadministration und -abrechnung ein und betrifft natürlich die Schnittstellen zu KIS. Ein Ersatz der Lösung streift demnach einige sehr wesentliche KIS-Module. 

Die neue Lösung muss aber nicht nur mit dem KIS, sondern auch mit dem Labor, den klinischen Bilddaten, der Logistik und der Materialwirtschaft einwandfrei funktionieren. Es sind also hohe Anforderungen an Interoperabilität und Schnittstellenmanagement gestellt. Gerade in Deutschland trifft man allerdings oftmals auf sehr heterogene Systemlandschaften, was die Aufwände einer entsprechenden Systemumstellung maßgeblich erhöht.

Eine spezielle Herausforderung bei der SAP IS-H Ablöse stellt mit Sicherheit die Datenmigration dar: Historische Patienten- und Abrechnungsdaten müssen übernommen oder archiviert werden. Es besteht hier ein durchaus ernstzunehmendes Risiko von Datenverlust und hohe Compliance-Anforderungen aufgrund der hohen Sensibilität der Daten. Apropos Sicherheits- & Datenschutzanforderungen: Die besonders hohe Sensibilität von Gesundheitsdaten führt zur Schwierigkeit der Abwägung zwischen "Cloud versus On-Premise-Lösung". Weiters besteht in vielen Häusern die Gefahr, dass SAP IS-H stark adaptiert wurde und dadurch die Komplexität einer Systemablöse durch aufwändiges Customizing bzw. Individualisieren stark erhöht wurde.

Besonders herausfordernd wird - insbesondere aufgrund des straffen Zeitplans der SAP IS-H Ablöse - das Staffing der Personalressourcen: Der anhaltende Fachkräftemangel in der Klinik-IT und bei Spezialisten für Healthcare Systeme parallel zu den ohnehin schon angespannten wirtschaftlichen Situationen zahlreicher Kliniken führen mancherorts zu Rätselraten, wie denn das Ablöseprojekt stemmbar sein wird. Verschärft wird dies durch den nötigen Parallelbetrieb der Systeme: Bis zum Go-Live muss das bestehende Alt-System stabil weiterlaufen, denn die Risiken müssen natürlich minimiert werden, um die Erlössicherheit sicherzustellen.

Welche Sorgen macht sich der Erlösmanger?

Der Fokus des Erlösmanagers liegt auf einer fehlerfreien Patientenabrechnung, einer intakten Erlösstruktur, der Einhaltung von Compliance-Richtlinien und einem sauberen Reporting.

Eine SAP IS-H Ablöse kann zeitweilig Auswirkungen auf das reibungslose Funktionieren der Patientenabrechnung und somit der Erlössicherung haben – wenn das neue System nicht von Beginn an Fehler bei Kodierung oder bei der Zuordnung von Fällen sicherstellt, sind klinische Erlöse und die Liquidität des Krankenhauses gefährdet.

Die neue Software selbstverständlich die gesetzlichen Anforderungen (z.B. DRG, PEPP, ambulante Verfahren) abbilden und migrationssicher sein. Weiters muss die neue Lösung transparente Sicht auf alle Erlöse, Abweichungen und Kennzahlen sichern, bestehende Reports müssen fehlerfrei ins neue System überführt werden. Nachdem die gewählte SAP IS-H Alternative in jedem Fall eine völlig neue Software sein wird, ist deren Qualität essentiell. Nicht die auf den ersten Blick günstigste Lösung (Stichwort: Ausschreibungskriterien!) ist auch die tatsächlich sinnvollste Lösung - es geht vielmehr um Zuverlässigkeit und Stabilität der Lösung, als um den günstigsten Lizenzpreis ...

Auch die Schulung der Anwender im Abrechnungsbereich ist von erheblicher Bedeutung: Es empfiehlt sich, die User ausreichend auf die neue Lösung "einzustimmen", um mit den neuen Verfahren und Tools rasch professionell arbeiten zu können.

Mit den Augen des Medizincontrollings

Die Kodierer*innen interessieren sich insbesondere für Fragestellungen rund um die tatsächliche Datenqualität, um sauber nachgezogene oder sogar verbesserte Kodier-Prozesse und eine professionelle klinische Steuerung.

Neue Software bringt oft neue Benutzeroberflächen und veränderte Abläufe - Kodierer*innen müssen sich anpassen bzw. umstellen und werden demnach zwangsläufig nicht unbedingt von Beginn an vom neuen System begeistert sein.

Der Softwarewechsel darf keinesfalls zu Einbußen bei der Kodier-Qualität oder zu fehlerhaften Dokumentationen führen. 

Kodierung hängt eng mit der Dokumentation im jeweiligen KIS zusammen. Passieren dort Änderungen, wird die Kodierung unmittelbar beeinflusst - im Guten wie im weniger Guten ...

Wichtig ist auch, dass historische Fälle & Archivierungen übernommen werden. Das Alt-System muss zuverlässig weiter verfügbar bleiben, solange Abrechnungen und Prüfungen laufen.

Die Medizincontroller*innen sollten generell früh in die Systemumstellung eingebunden werden, um Einfluss auf die definierten Systemanforderungen zu nehmen.

Die Ansprüche der SAP IS-H Applikationsbetreuer

Den Applikationsbetreuer*innen geht vorrangig darum, den stabilen Systembetrieb sicherzustellen und den Übergang vom Altsystem zur neuen Lösung friktionsfrei zu schaffen. Auch der effektive Know-how-Transfer zwischen den Akteuren ist ihnen besonders wichtig.

Zum Supportende von SAP IS-H verlieren die Applikationsbetreuer*innen regulären End-Support. Das Risiko bei auftretenden Fehlern steigt erheblich und die Wartungskosten nehmen deutlich zu.

Es kommt zu erheblichen Doppelbelastungen durch erforderliches Übergangsmanagement: Die Mitarbeit im Migrationsprojekt (Analyse, Customizing, Datenübernahme) parallel zum laufenden Betrieb fordert zusätzliche Aufmerksamkeit, Konzentration und unweigerlich auch erhebliche Ressourcen. Denn bis zur Ausmusterung des Altsystem muss SAP IS-H stabil und sicher betrieben werden – ggf. mit eingeschränktem und kostenintensivem Support. Speziell die Schnittstellen zwischen Alt- und Neusystem müssen fehlerfrei funktionieren, was Zusatzaufwand bedeutet. 

Die neue Lösung bringt neben der neuen Technologie auch neue Prozesse mit sich - dazu muss internes Wissen neu aufgebaut werden und ggf. zusätzlich externe Partner*innen eingebunden werden. Auch dieser Skill-Aufbau frisst naturgemäß Ressourcen. 

In Summe kann nur betont werden: Starten Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen zur Ausschreibung Ihrer SAP IS-H Ablöse und machen Sie sich bewusst, dass professionelles Projektmanagement und die gezielte Einbindung aller relevanter Stakeholder absolut entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Projektabwicklung sind.