Vom Fragezeichen zum Aha-Moment: Die häufigsten Fragen zu unseren CGM one KI-Tools

Unser CGM one TelefonAssistent wurde entwickelt, um Ihren Praxisalltag zu erleichtern. Er nimmt Anrufe automatisch entgegen und bearbeitet sie effizient. Mit seiner interaktiven Sprachführung begrüßt der CGM one TelefonAssistent die Anrufer freundlich, fragt nach ihrem Anliegen und unterstützt sie bei der Terminvereinbarung, der Rezeptverlängerung oder allgemeinen Fragen.

Der CGM one TelefonAssistent sammelt alle notwendigen Patienten-Informationen wie Name, Geburtsdatum und Details der Anfrage. Alle Infos werden sicher in der Anwendung gespeichert und in einer benutzerfreundlichen, webbasierten Inbox übersichtlich zusammengefasst. In der Inbox kann Ihr Team jede Anfrage organisiert abarbeiten.

Der CGM one TelefonAssistent schränkt die Anzahl gleichzeitig möglicher Anrufe nicht ein – hier ist allein die Technik Ihrer Telefonanlage der begrenzende Faktor.

• SIP-Telefonanlage: Die Praxis konfiguriert für den CGM one TelefonAssistent eine Rufweiterleitung. Für die Dauer der Weiterleitung ist der "SIP-Trunk" belegt. Stehen keine freien „SIP-Trunks“ mehr zur Verfügung, erhalten Anruferinnen und Anrufer ein Besetztzeichen.
• IP-Telefonanlage: Die Praxis konfiguriert für den CGM one TelefonAssistent eine Rufweiterleitung. Eine Limitation durch "SIP-Trunks" besteht nicht, es kann jedoch andere Limitationen geben.

Telefonleitungen und Funktionsweise der Weiterleitung

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen an Ihre Telefonanlage, wie Anrufe an den CGM one TelefonAssistenten weitergeleitet werden können:

A) Weiterleitung innerhalb Ihrer Telefonanlage

In diesem Fall übernimmt Ihre Anlage eingehende Anrufe und leitet sie dann an den Assistenten weiter.

Dafür werden zwei Sprachkanäle gleichzeitig benötigt:

• ein Kanal für den eingehenden Anruf,
• ein weiterer für die Weiterleitung.

Wenn Sie nur zwei Sprachleitungen haben, kann es passieren, dass keine Leitung mehr für abgehende Gespräche oder zusätzliche Anrufe zur Verfügung steht. Falls Sie diesen Weg bevorzugen, müssten Sie bei Ihrem Anbieter (z. B. der Telekom) weitere Sprachkanäle hinzubuchen.

B) Weiterleitung auf Netzebene

Hierbei wird der Anruf direkt bei der Telekom weitergeleitet, noch bevor er Ihre Telefonanlage erreicht. Man spricht von einer Umleitung auf „Amtsebene“.

Der große Vorteil für Sie ist, dass nur ein Sprachkanal belegt wird und Ihre Telefonanlage vollkommen frei bleibt.

Außerdem können Sie über unsere Weboberfläche flexibel steuern, wann genau die Weiterleitung zum Assistenten greifen soll, zum Beispiel:

• nur wenn besetzt ist,
• nur außerhalb der Sprechzeiten,
• oder z. B. nach 20 Sekunden klingeln.

Diese Variante ist für viele Praxen mit begrenzten Sprachkanälen die deutlich einfachere und stabilere Lösung. Gerne unterstützen wir Sie oder Ihren IT-Berater bei der Einrichtung.

Wird für die Praxis mehr als eine Sprache aktiviert, so erhalten Anruferinnen und Anrufer zu Beginn ihres Anrufs ein Sprachmenü. Per Tastendruck kann dann eine Sprache ausgewählt werden.

Das Menü ist allein für die Auswahl der Sprache reserviert, alle anderen Anwendungsfälle werden im Gespräch bearbeitet. Davon unabhängig kann die Praxis vorgelagert in Ihrer Telefonanlage ein Anrufmenü konfigurieren.

Wir empfehlen das Jabra Speak2 Raummikrofon, das Sie gerne bei uns erwerben können.

Durch die Verarbeitung (Transkription sowie Erstellung der medizinischen Dokumentation) in Echtzeit ist keine Speicherung der Gespräche notwendig.

Der CGM one DokuAssistent erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Hierzu zählen v.a.:

• Einhaltung der DSGVO
• Nutzung einer C5-zertifizierten Cloud-Infrastruktur
• Keine Datennutzung für das KI-Training

Der CGM one DokuAssistent ist eine browserbasierte Webanwendung, d.h. Sie benötigen einen Internetzugang. Für die Verarbeitung des Patientengesprächs ist nur noch ein Konferenzmikrofon notwendig.

Im Gegensatz zu E-Mails oder frei formuliertem Schriftverkehr führt die CGM one OnlineRezeption Patientinnen und Patienten KI-gestützt durch ein intelligentes, dynamisches Formular. Je nach gewähltem Anliegen werden nur die tatsächlich relevanten Informationen abgefragt.

Die Praxis erhält dadurch strukturierte, vollständige und standardisierte Anfragen, die ohne zeitraubende Rückfragen direkt bearbeitet werden können.

Das Ergebnis: Weniger Rückläufe, weniger Missverständnisse und deutlich weniger Aufwand für das Praxisteam bei der Bearbeitung alltäglicher Anliegen wie Rezept- oder Überweisungswünsche.

Die Einrichtung der CGM one OnlineRezeption erfolgt in zwei einfachen Schritten:

1. Aktivierung und Einrichtung durch das CGM one Team

Nach der Beauftragung wird der Zugang durch das CGM one Onboarding-Team im Rahmen der Ersteinrichtung freigeschaltet. Gemeinsam mit Ihnen werden alle relevanten Praxisinformationen eingepflegt. Sie können entscheiden, welche der von uns angebotenen Workflows in der CGM one OnlineRezeption den Patientinnen und Patienten angezeigt werden sollen.

2. Einbindung auf der Praxiswebseite

Die CGM one OnlineRezeption wird mit Hilfe eines JavaWidgets auf der Praxiswebseite eingebunden (dies muss die Praxis selbst ausführen).

Sie erhalten von uns ein technisches einseitiges Briefing-Dokument (deutsch und englisch) für den Webmaster.

Die verfügbaren Anfragetypen werden basierend auf dem Feedback unserer Praxen und den häufigsten Anliegen im Praxisalltag kontinuierlich erweitert.

Seit dem Start im August 2025 können Patientinnen und Patienten folgende Anliegen über die CGM one OnlineRezeption einreichen:

• Anfrage einer Krankschreibung
  z. B. bei bestehenden Infekten oder Verlängerungsbedarf
• Rezeptanfrage (Folgerezept)
  inkl. Angabe des Medikaments und der Dosierung
• Überweisungsanfrage
  mit Auswahl der Fachrichtung und Grund der Überweisung
• Freie Anfrage
  z. B. für Rückfragen zu Befunden, Informationen zur Praxisorganisation oder sonstige nicht abgebildete Anliegen

Welche Anliegen über die CGM one OnlineRezeption gestellt werden können, entscheidet jede Praxis individuell. Im Rahmen des Onboardings wählt die Praxis gezielt aus, welche Anfragetypen für ihre Patientinnen und Patienten sichtbar sein sollen. So lässt sich die CGM one OnlineRezeption optimal an die Abläufe, das Leistungsspektrum und die organisatorischen Präferenzen der Praxis anpassen.

Nicht benötigte oder nicht gewünschte Anfragekategorien können jederzeit auch nachträglich über das CGM one Support-Team ausgeblendet werden.