Vernünftige Self-Services beschleunigen Ihre Administrationsprozesse spürbar und motivieren Ihre Belegschaft

Das CGM ON DUTY Webportal ist ein effektives Mitarbeiter- und Vorgesetztenportal. Die Software zeichnet sich durch einfachste Usability aus. Ihren Mitarbeitern werden im Portal u.a. Informationen zur Dienstplanung und Abrechnung sowie zu Zeitsalden zur Verfügung gestellt. Ihren Vorgesetzten stehen darüber hinaus komfortable Funktionen zur Bewältigung von administrativen Führungskräfteaufgaben (z.B. Genehmigungen von Urlaubsanträgen) bereit.

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Welche Features bietet das CGM ON DUTY Webportal?

Monatsjournale (Ergebnisse der zeitwirtschaftlichen Abrechnung)
Anwesenheitsauskunft und Dienstliste
Monats- und Jahresdienstpläne je Mitarbeiter (Istzeiten, Pläne, Funktionen, Aufgaben)
Antragsstellung und Antragsgenehmigung
An- und Abwesenheitsplan je Organisationseinheit
Bildungsveranstaltungen
Wunschplanung (Regeln/Vorgaben, automatische Rotation)
Istzeitenerfassung (Abweichungen zu Planzeiten)
Bestätigung von Dokumenten
Info Service (Informationsverteilung im Unternehmen)
Anzeige der persönlichen Daten

Herausforderung

Funktionshighlights

Vorteile

Personal zeitschonend administrieren und den Überblick bewahren

Die administrativen Tätigkeiten Ihrer Führungskräfte sind vielfältig. Dienstplanungen, Dienstlisten, Monatsjournale, Anwesenheitsüberblicke, Anträge zu Wunschplänen, zu Weiterbildungen und Urlauben, zahlreiche Dokumentationen sind nur ein Auszug von wichtigen Aufgabenbereichen, die viel Planungs- und Organisationsgeschick verlangen. Ohne zuverlässiger IT-Unterstützung gestaltet sich die Abarbeitung dieser Tätigkeiten äußerst mühsam. Andererseits benötigen Ihre Mitarbeiter ein effektives Werkzeug, um diverse Anträge stellen zu können, organisatorische Anliegen strukturiert übermitteln zu können und den Überblick über alle dienstrelevanten persönlichen Informationen zu behalten.

CGM ON DUTY erleichtert Ihren Führungskräften die Administrationstätigkeiten und stellt Ihren Mitarbeitern alle relevanten Informationen zur Ausübung ihrer beruflichen Funktionen sicher an einem Ort bereit.

Ihre Mitarbeiter können über das Monatsjournal die Ergebnisse der zeitwirtschaftlichen Abrechnung monatsweise aufrufen.

Die Anwesenheitsauskunft liefet für zentrale Auskunftsorgane (z.B. Portiere, Telefonvermittlung, …) Informationen, welche Mitarbeiter einer Organisationseinheit an einem konkreten Tag im Dienst sind und welche nicht. Bei Vorliegen von Zeiterfassungsbuchungen werden diese zusätzlich ausgewiesen. Die Dienstliste bietet darüber hinaus eine übersichtliche Darstellung über die für die Organisation relevanten Aufgaben und Funktionen sowie der zugeordneten Mitarbeiter mit ihren beruflichen Kontaktdaten.

Der Anwender kann seine aktuellen Istzeiten oder Pläne in einer monats- oder jahresbezogenen Kalenderdarstellung einsehen. Zusätzlich werden auch seine zugeteilten Funktionen und Aufgaben angezeigt. Zudem erhält der Anwender einen Überblick über seine aktuellen Zeitsalden (z.B. Zeitausgleich, Urlaube).

Jeder Mitarbeiter kann über das Webportal Abwesenheiten für sich beantragen. Dabei werden ihm seine aktuellen Zeitsalden und als weitere Unterstützung sein Plan und alle weiteren Abwesenheiten seiner Kollegen angezeigt. Die Genehmigung eines Antrags erfolgt durch den oder die (bei mehrstufigem Antragsprozess) Vorgesetzten im Feature „Antragsgenehmigung“. Vorgesetzte werden dabei durch relevante Informationen (Zeitsalden, Abwesenheitsstatus auf der Organisationseinheit, Verfallsinformationen, …) in ihrer Entscheidung unterstützt. Abwesenheitsanträge werden sofort im Dienstplan angezeigt und nach Genehmigung auch in der Urlaubsverwaltung dargestellt.

Abwesenheitsanträge werden sofort im Dienstplan angezeigt und nach Genehmigung auch in der Urlaubsverwaltung dargestellt.

Der Anwender die Möglichkeit, die für ihn freigegebenen Bildungsveranstaltungen auszuwählen und sich dafür anzumelden. Die Anmeldung kann an einen Genehmigungsprozess gebunden sein.

Ihre Mitarbeiter können Wunschdienste nach definierbaren Regeln und Vorgaben bekanntgeben. Der Wunschzeitraum kann durch den jeweiligen Vorgesetzten zu einem bestimmten Zeitpunkt eröffnet werden. Die Abgabe von Mitarbeiterwünschen ist in einer festgelegten Reihung möglich. Unter dem Aspekt einer gerechten Wunschdienstplanung wird auch eine automatische Rotation denkbar sein. Der Führungskraft steht die Option offen, in weiterer Folge die Wünsche ihrer Mitarbeiter als Grundlage für die Dienstplangestaltung heranzuziehen.

Über die Istzeitenerfassung wird es Mitarbeitern ermöglicht, Abweichungen zu ihren geplanten Zeiten bekannt geben. Im Falle einer elektronischen Zeiterfassung können hier Korrekturen und Ergänzungen ihrer Stempeldaten erfasst werden.

CGM ON DUTY bietet die Option, einzelnen Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen Dokumente über das Webportal zur Bestätigung vorzulegen. Dies dient einer raschen Informationsverteilung in der Organisation. Mitarbeiter müssen dabei die Zur-Kenntnisnahme der Dokumente aktiv bestätigen.

Im Info-Service können diverse relevante Weblinks im Unternehmen verbreitet werden.

Digitalisierung von Administrationsprozessen senkt die Administrationskosten
Die Bereitstellung von zuverlässigen Personalinformationen überall dort, wo sie benötigt werden
Motiviertere Mitarbeiter durch aktive Einbindung des Personals in die Planung, durch bestmögliche Aufgabenverteilung und durch Fairness in der Planung
Transparenz in der Abrechnung sorgt für mehr Vertrauen zwischen Mitarbeitern und der Organisation
Digitale Genehmigungsprozesse sorgen für rasche Entscheidungen und beschleunigen so den Workflow