NÖ Landes­gesund­heits­agentur: Migration zu SAP S/4HANA

Die NÖ Landesgesundheitsagentur (NÖLGA) betrieb über viele Jahre ein zentrales SAP-R/3-ERP-System, das neben den klassischen administrativen Modulen auch in die klinischen Prozesse – insbesondere über SAP IS-H als Patientenabrechnungssystem – eingebunden war.

Mit der strategischen Entscheidung von SAP, den Support für ältere ECC/R/3-Systeme einzustellen und keine Weiterentwicklung von SAP IS-H im Kontext von S/4HANA anzubieten, stand die IT vor grundlegenden Herausforderungen:

• Modernisierung der ERP-Plattform auf SAP S/4HANA
• Beseitigung von Altlasten und Abhängigkeiten zum veralteten SAP IS-H
• Zukunftssicherung der IT-Landschaft mit standardisierten Prozessen und Verbesserungen der Systemarchitektur
   

Angesichts dieser Anforderungen wurde – nach einer umfassenden Ist-Analyse der bestehenden SAP-Installation inklusive aller Fachbereiche, Systemarchitektur, Hardware und Anwendungslandschaft – in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber ein detailliertes Sollkonzept für die Migration erstellt. 

Diese Grundlage bildete den Fahrplan für die weitere Projektplanung, in dem Beschreibungen zu Geschäftsprozessen, technischer Architektur, Schnittstellen, zentrale Benutzerverwaltung/Berechtigungskonzept und Datenübernahmen definiert wurden.

Zur Durchführung der Migration entschied man sich für eine „Brownfield Conversion mit selektierter Datenübernahme“, wo das bestehende SAP-System technisch auf die neue SAP S/4Hana Plattform transformiert wurde, während das bestehende Customizing übernommen wurde, die bestehenden Eigenentwicklungen geprüft und angepasst wurden und die bestehenden Prozesse weitgehend unverändert bestehen blieben. 

Aufgrund der hohen Datenmenge im Altsystem wurde bei der Datenübernahme wurde eine selektive Übernahme von Stammdaten und Customizing vorgenommen, was einerseits die Standardisierung erleichterte, als auch die Datenqualität erhöhte.

Die Projektschritte

Die Migration von SAP R/3 nach SAP S/4HANA bei NÖLGA folgte einem klar strukturierten Fahrplan in enger Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und CGM als langjährigen Partner und seinem Sub-Lieferanten.
 

Neuinstallation von SAP S/4HANA

Das zentrale neue SAP S/4HANA-System wurde vollständig neu installiert – getrennt vom alten R/3-System. 

Neuinstallation aller Zusatzprodukte

Alle zukünftig noch benötigten produktbezogenen Zusatzlösungen (z.B. AddOns, Lean-Catalogue/-Request oder GHT) wurden ebenfalls neu installiert und auf moderne Best-Practice-Konfigurationen ausgerichtet.

Transfer des erforderlichen Customizings und der Steuerungsdaten

Mittels Standardmitteln von SAP kombiniert mit einem speziellen Migrationstool wurden alle relevanten Customizing-Objekte sowie Steuerungsdaten gezielt übertragen. Dieses Tool erlaubte nicht nur die Übernahme, sondern auch eine semiautomatisierte Bereinigung und Harmonisierung, was signifikante Einsparpotenziale eröffnete.

Delta-Customizing im S/4HANA-System

Nach dem initialen Transfer wurde das Customizing im Zielsystem weiter verfeinert, um funktionale Unterschiede zwischen Alt- und Zielprozessen sowie SAP-S/4HANA-Innovationen zu berücksichtigen.
 

Mandantenkopie vom Entwicklungs- ins weiterführende System

Basierend auf einem Entwicklungs-S/4HANA-System (Referenz) wurde jeweils eine Mandantenkopie in die Qualitätssicherungs- und später in die Produktionslandschaft durchgeführt.
 

Transfer der erforderlichen Stammdaten

Die Migration der Stammdaten folgte einem ähnlichen Weg: Standardmigrationstools von SAP kombiniert mit einem Spezial-Migrationstool des CGM-Partners SNP ermöglichten eine strukturierte, automatisierte Stammdatenübernahme über alle Fachbereiche hinweg (Debitoren, Kreditoren, Patientenstämme, Material, Buchungsregeln etc.). Das etablierte Migrationstool bietet Validierungs- und Bereinigungsfunktionen, die Fehler im Vorfeld minimierten.

Übernahme der Daten

Abschließend wurden die vorbereiteten Bewegungsdaten und historischen Daten überführt, inklusive einer Validierungs- und Rollback-Strategie zur Absicherung der Datenqualität. Diese Sequenz basierte auf Best-Practice-Ansätzen aus zahlreichen Migrationsprojekten – sie wurde durch die Projekterfahrung von CGM und SNP kontinuierlich optimiert.

Der Kundennutzen

Die Migration brachte für NÖLGA signifikante Vorteile – messbar und spürbar für IT und Fachbereiche:

Zukunftssichere Plattform

Das neue SAP S/4HANA bildet eine stabile, moderne ERP-Basis, die SAP-Support-Fristen über 2027 hinaus voll erfüllt und für künftige Innovationen offen ist, z.B. für Echtzeit-Analysen und für KI-Funktionen.
 

Eliminierung von Altlasten

Durch den gewählten Migrationsansatz wurden veraltete Strukturen, historisch gewachsene Datenmengen und technische Altlasten bewusst analysiert und reduziert. So ist das System schlanker, standardisiert und leichter wartbar.

Optimiertes Customizing & Einsparpotenziale

Dank der Nutzung eines speziellen Migrationstools konnten Customizing-Elemente selektiv über-tragen, konsolidiert und harmonisiert werden. Das sparte Zeit, reduzierte Fehler und senkte den Aufwand für spätere Anpassungen deutlich.

Verbesserte Agilität und Innovation

Mit SAP S/4HANA kann der Krankenhausträger neue Funktionalitäten schneller nutzen – angefangen bei Echtzeitanalysen über automatisierte End-to-End-Prozesse bis hin zu modernen Benutzeroberflächen (SAP Fiori).

Die Migration von SAP R/3 auf SAP S/4HANA bei NÖLGA zeigt gut, wie ein strategisch geplantes und methodisch durchgeführtes Transformationsprojekt nicht nur technische Anforderungen löst, sondern auch betriebswirtschaftlichen Mehrwert generiert.

Der gezielte Einsatz eines spezialisierten Migrationstools, die Erstellung eines Demosystems für Testszenarien und die klare Trennung von Altlasten haben dazu beigetragen, dass das Projekt erfolgreich, planbar und wiederholbar realisiert wurde – mit nachhaltigem Nutzen für die IT-Leitung und die gesamte Krankenhausorganisation.