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Effizientere Ver­waltung der Mahn­akten-Korres­pondenz

9. Juni 2021 | Walter Zifferer
Uhr: 3 Minuten vor 12
Uhr: 3 Minuten vor 12

Der rasante Anstieg des Datenaufkommens erfordert einen immer größeren Aufwand, um Informationen strukturiert ablegen zu können. Ein nicht zu unterschätzender Teil der Datenflut betrifft unter anderem die Korrespondenz im Mahnwesen: Von der letzten Mahnung bis hin zur vollständigen Eintreibung bzw. endgültigen Abschreibung von offenen Forderungen.

Das von CGM entwickelte SAP Add-On „Mahnakte“ ermöglicht berechtigten Mitarbeitern ein effizientes Verwalten und ein schnelles Wiederfinden von abgelegten Informationen. 

Sämtliche Dokumente aus dem Schriftverkehr und alle offenen Forderungen können einem Debitor/Geschäftsfall zugewiesen werden. Zusätzlich lassen sich auch Informationen zu definierten Geschäftspartnern (z.B. zuständige Behörden, Gerichte, Anwälte) erfassen und übersichtlich darstellen.

Für die Abbildung der offenen Rechnungen, zugeordnete Businesspartner und die Aktions-Historie besteht die Möglichkeit, individuelle Layouts zu speichern. Entsprechend berechtigte Mitarbeiter erhalten somit Zugriff auf sämtliche notwendigen Informationen zur Eintreibung von offenen Forderungen eines Debitors. 

Ist bereits das Mahnwesen von SAP-FI im Einsatz, können alle relevanten Daten (Stammdaten und offene Rechnungen) automatisch in das CGM Add-On übernommen werden. Bei Fremdsystemen lassen sich diese Informationen über eine Schnittstelle importieren.

 

Lösungshighlights

Einfache Archivierung

...aller eingehenden und ausgehenden Formulare unmittelbar nach Druck bzw. Scan: Verspeicherung im angebundenen Archivsystem und Zuordnung zum jeweiligen Akt.

 

Freie Gestaltung von individuellen Arbeitsschritten

...über das „Aktionen“ Formulardruck (auch mehrere Formulare gleichzeitig), e-Mail-Generierung (inkl. Formulare im Anhang), Druck und e-Mail gleichzeitig, Import von externer Korrespondenz, Erfassen von allgemeinen Notizen.

 

Businesspartner-Integration

...(z.B. Behörden in Bund/Land/Gemeinden, Gerichte, Notare, Ärzte, Familienangehörige oder der Arbeitgeber) lässt sich einfach konfigurieren und dem Klienten zuordnen.

 

Formularwesen

Formulare können beliebig über Aktionen angebunden und erweitert werden.

Die Bildschirmmaske zur Bearbeitung einer Mahnakte

Vorteile
  • Übersichtliche Darstellung der gesamten Akt-Historie
  • Reduzierter Pflegeaufwand durch Stammdaten-Synchronisation mit SAP-FI
  • Einfache Inhouse-Abwicklung von ehemals extern vergebenen Tätigkeiten (z.b. Inkassobüros, Behörden etc.)
  • Alle Informationen in einem Tool: reduzierter Abstimmungsaufwand mit externen Partner, Prozessbeschleunigung
  • Einfache Zuordnung von Benutzern und Fälligkeiten zu den Akten: Sie wissen zu jeder Zeit, welche Akten in welchem Zeitraum zu bearbeiten sind – so können Ressourcen effizient auf die entsprechenden Mitarbeiter verteilt werden
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