Der gelungene Pharma­referent*innen­besuch in der Ordination

Für den Besuch einer niedergelassenen Ärzt*in  als Pharmareferent*in sind vor allem Zeitmanagement, Praxisabläufe und der respektvolle Umgang mit dem Praxispersonal entscheidend. Die besten Gespräche entstehen, wenn es die Referent*in schafft, sich an den Arbeitsrhythmus der Praxis anpassen und natürlich, wenn die Inhalte überzeugen.

Ein Gespräch mit einer Pharmafirma ist aus Sicht der Ärzt*in wertvoll, wenn¹ 

• Informationen zu neuen Medikamenten, neuen Erkenntnissen oder Studienergebnissen mitgeteilt werden,
• produktbezogene Informationen und Verabreichungs- /Abrechnungsmodalitäten besprochen werden,
• Informationen zu Fortbildungsveranstaltungen / Kongressen übermittelt werden.¹ 
   

Wann haben niedergelassene Ärzte typischerweise Zeit?

Das hängt von Fachrichtung und Praxisorganisation ab, aber oft gelten folgende Zeitfenster als günstiger:

• Hausärzte haben grundsätzlich an Montagen, und an frühe Vormittagsstunden  und natürlich in Erkältungs- / Infektionssaison aufgrund des starken Patientenandrangs ganz grundsätzlich wenig Freude an Besuchen durch Pharmareferent*innen. Viel besser sind  hier Mittagszeiten nach der Sprechstunde, früher Nachmittag vor Beginn der Nachmittagssprechstunde oder idealerweise natürlich nach vorheriger Terminvereinbarung.
• Fachärzte sind oft etwas besser planbar: Sie reservieren oftmals feste Besuchszeiten für Pharmareferenten.
   

Oftmals unterschätzt: 
Die Ordinationsassistenz

In vielen Praxen entscheidet nicht die Ärzt*in selbst - sondern die Assistenz - über den Zugang. Ein gutes Verhältnis zur Assistenz erleichtert langfristig die Terminvereinbarung erheblich. Worauf man als Pharmareferent*in besonders achten sollte:

• freundliches und respektvolles Auftreten,
• Kennen der Namen aller Ansprechpersonen,
• Nach den bevorzugten Besuchszeiten fragen,
• Vereinbarte Zeiten konsequent einhalten,
• Bei Wartezeiten Verständnis zeigen,
• Keine Diskussionen führen, wenn gerade keine Zeit vorhanden ist.

Worauf unbedingt Rücksicht zu nehmen ist

Patientenversorgung hat immer Vorrang. 
Drängen Sie niemals auf ein Gespräch und akzeptieren Sie, wenn Notfälle oder Verzögerungen auftreten. Auch ein kurzfristig abgesagter Termin ist in Arztpraxen normal.

Zeit ist knapp: 
Ihr Gespräch sollte auf maximal 10 Minuten vorbereitet sein. Ihre Kernbotschaft muss in wenigen Sätzen formuliert sein und relevante Daten müssen schnell präsentiert werden.

Fachliche Relevanz gewinnt: 
Ärzt*innen interessieren sich vor allem für den Nutzen des Produkts, dessen Wirksamkeit sowie die Verträglichkeit und Sicherheit des Präparats für ihre Patienten. Auch die Erstattungsfähigkeit/Kosten sowie die praktische Anwendung sind von Bedeutung. Und deutlich weniger Interesse besteht oft an allgemeinen Marketingbotschaften.

Praxisabläufe respektieren: 
Wenn Sie volle Wartezimmer, Akutsprechstunden, Impfaktionen, Urlaubsvertretungszeiten oder sogar Grippe- bzw. Infektionswellen vorfinden, ist eine Terminverlegung anzuraten.

Gute Vorbereitung

Vor dem Besuch sollten Sie das Fachgebiet und die Patientengruppen kennen. Das Verordnungsverhalten - soweit zugänglich - analysieren, relevante Studien und Leitlinien parat haben und ein klares Gesprächsziel definieren (z.B.: Information über neue Indikation, Vorstellung neuer Studiendaten, Besprechung von Nebenwirkungsprofilen oder die Einladung zu einer Fortbildung, ...).

Relevante Erfolgsfaktoren für den Pharmareferenten-Besuch

1. Vereinbaren Sie unbedingt vorher einen Termin.
2. Seien Sie pünktlich!
3. Stellen Sie sicher, dass Sie binnen 30 Sekunden den Nutzen des Gesprächs darstellen können.
4. Behandeln Sie das Ordinationspersonal wertschätzend.
5. Nehmen Sie stets Rücksicht auf die Patientenversorgung!
6. Kommunizieren Sie fachlich fundiert und prägnant.
7. Fassen Sie geschickt nach und seine Sie dabei niemals aufdringlich oder ungeduldig.

Viele niedergelassene Ärzte schätzen einen Pharmareferenten besonders dann, wenn er als kompetente Informationsquelle und nicht primär als Verkäufer wahrgenommen wird. Dies erhöht die Gesprächsbereitschaft und die langfristige Zusammenarbeit deutlich.

Quelle:

¹ „Wie (digital) ticken unsere Ärztinnen und Ärzte? Das Kommunikations- und Informationsverhalten unserer Ärztinnen und Ärzte im Wandel der Zeit“, 14. April 2016, SPECTRA Meinungsforschung im Auftrag von PMCA / Pharma Marketing Club Austria, S. 12