Vervolg: specialistische kennis en gedegen ontwikkelstrategie zorgen voor een optimaal voorraadbeheer

Goed voorraadbeheer zit in de basis van CGM APOTHEEK. Dit is belangrijk, want uw voorraadbeheer heeft een grote impact op de bedrijfsvoering van uw apotheek. Dankzij de onderlinge samenhang tussen diverse functies wordt ons voorraadbeheer van A tot Z naar een hoger niveau getild. Bovendien kunt u altijd vertrouwen op de specialistische kennis van onze collega’s. Lees er alles over in het tweede deel van ons artikel over optimaal voorraadbeheer.  

In het eerste deel heeft onze collega en productspecialist Ronald Bomhof al een voorproefje gegeven van de vele mogelijkheden van het voorraadbeheer in CGM APOTHEEK. Hij continueert zijn demonstratie met de toelichting van een ander belangrijk hulpmiddel in CGM APOTHEEK: de mogelijkheid voor apotheken om logistieke drempels in te stellen. 

Met logistieke drempels grijp je nooit mis

Ronald klikt de vakjes in het scherm aan en legt uit dat je hier als gebruiker kunt vastleggen op welk niveau je een medicament wilt bestellen. "Daar zitten ook veiligheidsmarges op die je zelf kunt instellen. Als je altijd minimaal 100 stuks van een bepaald medicijn op voorraad wilt hebben, stel je voor dat medicijn een minimum in van 100. Een voorraadmaximum instellen van pakweg 40 stuks is ook mogelijk. Op deze manier grijp je nooit mis en heb je nooit meer dan 40 stuks op voorraad omdat je er niet meer kwijt kunt in de ladekast. Deze logistieke drempels vormen de kern van het voorraadbestelsysteem in CGM APOTHEEK.”  

Als zijstapje – en ter vergelijking – klikt hij even door naar CGM Digitaal Recept, waarin de voorraadstanden zichtbaar zijn aan de hand van kleuren. Groen staat voor voldoende voorraad, rood voor te weinig en oranje betekent dat u nog wel iets kunt verstrekken, maar niet alles. Hoovert u daar nog overheen met uw muis, dan ziet u nog details als inkoopprijzen vermeld staan. Zo helpt ons systeem u om uw medicatievoorraad zo goed mogelijk inzichtelijk te krijgen.

Zoeken naar voorraden kost tijd en geld  

Hoe goed het systeem ook is, één waarheid blijft volgens ervaringsdeskundige Ronald altijd overeind staan: “Voorraden zijn heel gevoelig voor wanorde. Het is een bekend probleem dat de voorraadstanden in de software heel snel niet meer in lijn zijn met wat er werkelijk aanwezig is. Wanneer je als apotheekmedewerker vervolgens stuit op een verschil tussen de hoeveelheid die in je systeem staat en de hoeveelheid die er volgens jou in de kast ligt, dan ben je al gauw geneigd om dit direct te checken in het systeem. Dit kost geld en zorgt voor een verhoogde arbeidsdruk. Je kunt jezelf dan beter afvragen of het wel genoeg loont om tijd te investeren in de zoektocht naar het geneesmiddel. Uiteindelijk is het doel altijd om de inhoud van die kast zoveel mogelijk kloppend te krijgen ten aanzien van de digitale registratie van de voorraad (of andersom).”  

Sluitende administratie voor opiaten

Er is echter een uitzondering, want in één specifiek scherm moet alles volledig kloppen. Sommige medicijnen behoren namelijk tot de opiumwet en voor opiaten als morfine is een sluitende administratie nodig. Dankzij diverse tools met parafeermogelijkheden kunt u er in CGM APOTHEEK voor zorgen dat de administratie van deze medicatie altijd klopt. U kunt zien wat er ligt, kunt alles corrigeren en uiteindelijk met een digitale handtekening bevestigen of alles goed staat. Vervolgens is uw administratie compleet en helpt het u te voldoen aan de wettelijke normen.”

Beter declareren en efficiënter aanschrijven  

De samenhang tussen proactief herhalen en voorraadbeheer is onmisbaar voor de apotheek. De chronische herhaalmodule met functie ‘was/wordt herhaal’ of ‘was/wordt distributie’ is dan een uitkomst. “Stel: je wilt een doosje paracetamol van 30 stuks van merk X, maar van merk Y kan het dan weer 28 stuks zijn. Dan kom je uit op aangebroken verpakkingen en dat wil je niet. Met de functie ‘was/wordt herhaal’ kun je aangebroken verpakkingen aanpassen. Hiermee reduceer je het risico op afkeuringen van declaraties. Daarnaast kun je vrij eenvoudig het ene geneesmiddel inwisselen voor het andere, dit bevordert de effiency van het aanschrijfproces.” Tevens is het tijdens het genereren van receptregels in de proactief herhalen-module mogelijk om eenmalig af te wijken van het product dat als standaard in het profiel staat ingesteld voor de betreffende patient. Zo blijft de software flexibel en kan het u ondersteunen in de specifieke behoefte van dat moment.  

Snel en eenvoudig bestelparameters muteren

De laatste functie die Ronald nog onder de aandacht brengt, is de mogelijkheid om bestelparameters te muteren. “Je kunt bepaalde searches doen en een groep van geneesmiddelen oproepen", aldus de productexpert. "Het is mogelijk om alle onderdelen van een productgroep – en dat kunnen er honderden zijn – in één keer te selecteren en die een voorraaddrempel te geven. Of je zet alle vinkjes in één keer uit, bijvoorbeeld omdat de producten niet meer courant zijn." Gebruikers die hier meer over willen weten, kunnen zich inschrijven voor onze online skillsessie CGM APOTHEEK Basis Voorraadbestelsysteem op donderdag 27 november 2025 (12:00-13:00 uur).