Specialistische kennis en gedegen ontwikkelstrategie zorgen voor een optimaal voorraadbeheer (deel 1)

Door de huidige medicatietekorten en tijdsgebrek in de apotheek is het van groot belang dat uw Apotheek Informatie Systeem (AIS) bijdraagt aan een gedegen en betrouwbaar voorraadbeheer. Goed voorraadbeheer heeft namelijk veel invloed op de bedrijfsvoering van uw apotheek. Grijpen uw medewerkers letterlijk mis bij de medicatie-uitgifte? Of zijn er dagelijkse speurtochten naar verdwenen voorraden? Dan is het fijn als u een AIS gebruikt dat hierop is ingericht.  

CGM APOTHEEK bevat meerdere functies voor de communicatie met groothandels, de sturing van patiëntvoorkeuren, het beheer van voorraadstanden, reporting en nog veel meer. Dit is het resultaat van onze opgebouwde specialistische kennis en gedegen ontwikkelstrategie, waarop u zorgeloos kunt vertrouwen voor een optimaal voorraadbeheer.  

Van A tot Z naar een hoger niveau getild

“Goed voorraadbeheer zit in de basis van ons AIS”, zegt Ronald Bomhof, productspecialist bij CompuGroup Medical Nederland. “Dankzij de onderlinge samenhang tussen diverse functies wordt ons voorraadbeheer van A tot Z naar een hoger niveau getild. Het aanschrijfproces, het artikelkeuze-proces, de chronische herhaalmodule, de distributiemodule, de declaraties, de Central Filling, de elektronische pakbon, de digitale picklijst; al deze en andere onderdelen zijn heel goed en subtiel met elkaar verweven in CGM APOTHEEK. Met ons voorraadbeheer kun je als gebruiker dus heel veel. Een logisch gevolg van jaren van doorontwikkeling, waarin we diverse nieuwe functies hebben toegevoegd aan de software. Daardoor staat er nu een doorontwikkeld AIS dat gebruikers veel mogelijkheden biedt om hun voorraad zo goed mogelijk te beheren. Zo is het voor hen mogelijk om de voorraadlocaties en voorraadmutaties te configureren naar hun eigen situatie. Maar ze kunnen ook aan reporting doen, eigen teksten maken, instellingen veranderen en ga zo maar door.”

Goede scheiding tussen spoed en niet-spoed

In een presentatie neemt hij ons mee door CGM APOTHEEK en laat hij de vele mogelijkheden zien van het voorraadbeheer in ons AIS. “Voorraadbeheer betekent in grote lijnen dat je elke ladekast van de apotheek kent en dat elk medicament geregistreerd moet zijn in het systeem. Je weet waar een medicament moet liggen, op welk niveau en van welke hoeveelheid, omdat je er tijdig orders van moet kunnen versturen naar de groothandel.” Wat de gebruiker daarbij extra ondersteunt, is de zeer goede scheiding tussen ‘spoed’ en ‘niet-spoed’ in CGM APOTHEEK. Ronald geeft een voorbeeld: “Stel, een patiënt komt vandaag nog langs om medicatie op te halen. Dan kun je vanuit CGM APOTHEEK direct een spoedorder versturen naar de groothandel. Verstuur je de order voor een medicament omdat je alleen de voorraad wilt aanvullen? Dan kun je dat makkelijk instellen als ‘niet-spoed’ en kan de order ook morgen nog de deur uit.”

Door juiste sturing voldoen aan patiëntvoorkeuren  

Zo bevat CGM APOTHEEK tal van andere handige modules en koppelingen voor de apotheker. Eén zo’n module betreft de patiëntvoorkeuren. Hierin kan de gebruiker op patiëntniveau instellen of een patiënt een bepaald product (merk) juist wel of juist niet verstrekt moet krijgen. Het is zelfs mogelijk om dit voor alle sterktes van een medicament met een enkele registratie in te stellen! Tijdens het artikelkeuze-proces wordt de gebruiker hierover geïnformeerd.

Met CGM APOTHEEK kunt u bovendien niet alleen sturen op preferentie, en daarmee voldoen aan het preferentiebeleid, maar ook op bepaalde integraties en wensen vanuit groothandels, zo legt Ronald uit. “Men kan zien welk geneesmiddel courant is en wat het middel van voorkeur is, of dit nu vanuit economisch perspectief of vanuit vergoedingstarief is. Vanuit preferentie-aspect is er ook een bepaalde sturing mogelijk vanuit groothandels. Op deze manier kun je het systeem zo instellen dat je medewerkers altijd het juiste medicijn kiezen.”  

Virtuele voorraad cruciaal voor tijdige belevering

Tijdens de demonstratie van Ronald valt eens te meer op hoezeer de gebruikers van ons AIS visueel worden ondersteund. Soms tot in de kleinste details. Bij sommige medicijnen staan bijvoorbeeld drie sterretjes; een indicatie dat deze medicatie via Central Filling kan worden geleverd. Staat er bij een bepaald medicament een minnetje voor het aantal stuks, dan is er virtueel sprake van een negatieve voorraad. Hierdoor weet de apotheekmedewerker dat deze medicatie tijdig moet worden aangevuld.  

“Vanuit fysiek oogpunt zou het misschien logischer zijn als je het medicament afboekt op het moment dat je het klaar hebt. Je pakt het uit de ladekast en vervolgens gaat het de barcode-eindcontrole in”, zegt Ronald. “Wij hanteren echter een virtuele voorraadafboeking, omdat de orders die moeten worden aangemaakt een bepaalde doorlooptijd hebben. Het zou natuurlijk vervelend zijn als je een order aanmaakt en de medicatie is niet voorradig op het moment dat je het nodig hebt om een bestelling mee klaar te maken. Met het oog op een tijdige levering van de recepten, boeken we de voorraad dus pas af bij de stap Opslaan Recept. Een virtuele voorraad is daarmee cruciaal om ervoor te zorgen dat je op tijd beleverd wordt voor de medicijnen die je moet uitleveren, en dat is op het moment dat je ze moet klaarmaken.”