Service Apotheek Maasbracht: ‘Mijn assistenten vroegen zich laatst zelfs af of er nog werk was, terwijl er nog evenveel receptregels zijn’

“We zijn al heel vroeg gestart met CGM Digitaal Recept. Ik stond echt te popelen om over te gaan op papierarm werken”, vertelt apotheker en medevennoot Bregje Schellekens van Service Apotheek Maasbracht. “Ik had altijd zo’n hekel aan al die rondslingerende briefjes. Dat is helemaal verleden tijd. En, het creëert rust. Mijn assistenten vroegen zich laatst zelfs af of er nog werk was, terwijl er nog evenveel receptregels zijn.”

De apotheek maakte al 2,5 jaar geleden de overstap op CGM Digitaal Recept. In de beginperiode werd op de oude én nieuwe manier gewerkt, om te wennen en om alle werkprocessen zo goed mogelijk in te richten. Na wat kinderziektes en hulp van CGM werkte alles naar tevredenheid.

Receptenbuffer sneller leeg

Efficiëntie, rust en geen receptenbakken meer, dat zijn voor het team de belangrijkste voordelen van CGM Digitaal Recept. “Geen zoekwerk: alles staat in het systeem en is meteen terug te vinden”, zegt Bregje. “De receptenbuffer is ook veel sneller leeg, doordat die de hele dag door goed wordt bijgehouden. Onze apotheek heeft ook een uitdeelpost. Daar is een assistente aanwezig die meehelpt aanschrijven. Vroeger werden de aangeschreven recepten per fax naar Maasbracht gestuurd om ze daar klaar te maken. Dat gaf veel uitzoekwerk met alle recepten, etiketten en folders. Zoals we nu werken, is het veel efficiënter.”

Direct inzien en zonodig bijsturen

“Ook voor mijzelf is het werkproces een stuk eenvoudiger geworden. Ik kan nu gedurende de dag direct meekijken in het systeem. Vroeger controleerde ik de recepten nadat ze waren verstrekt. Nu kan ik ze vooraf inzien en waar nodig meteen bijsturen. Als er extra toelichting nodig is of nog iets moet worden nagevraagd, kan ik dat nog toevoegen aan het bericht voordat het medicijn wordt meegegeven.”

Filteroptie: kinderrecepten eerst

Ook een voordeel is de filteroptie. Zo vindt Bregje het prettig de dag te starten met de kinderdoseringen. “Je kunt selecteren wat je als apotheker als eerste, met een fris hoofd, wilt nalopen. Bij ons is de afspraak dat voor alle kinderen de dosering uit het Kinderformularium in de notitie van het Digitale Recept wordt vermeld. Daarom start ik mijn controles vaak met de risicovolle medicatie, zoals kinderdoseringen, en met de Baxter-patiënten. Ik wil extra goed beoordelen of alles correct op de toedienlijst staat.”

Handmatig sorteren verleden tijd

Minder risicovolle recepten, zoals de receptregels van het proactief herhalen, kunnen vervolgens sneller verwerkt worden of zelfs in één keer geaccordeerd. “Zo werk je efficiënter en houd je de focus op de belangrijkste controles”, legt Bregje uit. “Vroeger kreeg je gewoon een stapel papieren recepten om na te kijken en handmatig te sorteren, vaak kriskras door elkaar, met het risico op fouten. Dat gaat nu nauwkeuriger en sneller.”

Rust aan de balie

De nieuwe werkwijze zorgt bovendien voor meer rust aan de balie, waardoor de assistentes meer tijd hebben voor de patiënt. Daardoor ontstaat er volgens Bregje meer ruimte voor zorgtaken. “Daarnaast kunnen we nu aandacht geven aan projecten zoals het therapietrouwgesprek, zoals afgesproken is met zorgverzekeraar VGZ.”

Hogere klantbeoordeling

De klantbeoordeling van de apotheek is een 9. “Vorig jaar lag die rond de 8,9 en het jaar daarvoor op 8,7, dus je ziet wel een geleidelijke stijging”, vertelt Bregje. “In de losse opmerkingen die klanten kunnen plaatsen, geven ze aan te merken dat er meer tijd voor hen wordt genomen en dat de benadering vriendelijk is. Mogelijk speelt de rust die er nu in de apotheek is daar ook een rol in.”

Release notes

Bregje heeft nog een tip voor anderen. “Houd de release notes van CGM goed bij. Bij updates worden vaak handige nieuwe functies toegevoegd die je werk echt makkelijker kunnen maken. Door die door te nemen, ontdek je sneller wat voor jou nuttig is - zoals bijvoorbeeld het eenvoudig slepen van een printscreen en toevoegen als bijlage aan het Digitale Recept. Ik houd die release notes goed bij en maak gelijk een samenvatting voor het team. Zo haal je meer uit het systeem.”