Huisartsenpraktijk Strijbosch: ‘De aanmeldzuil zorgt voor meer rust, privacy en efficiency in de praktijk’

Bij Huisartsenpraktijk Strijbosch is dit jaar de ene na de andere efficiencyslag behaald. Naast de verhuizing naar een prachtige – en vooral ook grotere – locatie, staat er vanaf de dag van de opening ook een aanmeldzuil in de wachtkamer. Patiënten kunnen zich hier aanmelden voor hun afspraken in plaats van bij de balie. Doktersassistente Maureen van Zutphen deelt graag haar ervaringen. “Wij zijn heel tevreden over de aanmeldzuil. Er is meer rust aan de balie en we kunnen efficiënter werken.”

* De aanmeldzuil in dit artikel is een product van Wachtkamerschermen®.

Drie huisartsen, drie assistentes, twee praktijkondersteuners GGZ, twee praktijkondersteuners Somatiek en één praktijkmanager. Het is een goede mix van kennis, expertise, passie en ervaring bij Huisartsenpraktijk Strijbosch in het Brabantse Handel. Eén van de teamleden is Maureen van Zutphen, die sinds maart 2023 werkzaam is als doktersassistente bij de huisartsenpraktijk. Het is een baan die haar tot op de dag van vandaag uitstekend bevalt. “Ik ga met plezier naar mijn werk en dat is voor mij het belangrijkste. We hebben een heel leuk team waarin iedereen gelijk is. Het maakt niet uit of je met de huisarts of een assistente overlegt, het onderlinge contact is altijd heel laagdrempelig. We kunnen elkaar alles vragen en willen elkaar altijd helpen. Naast het leuke contact met mijn collega’s, haal ik ook veel energie uit de afwisseling in mijn werk en uit de verschillende patiënten die ik spreek. Geen dag is hetzelfde en je leert altijd bij. Zo krijg ik regelmatig de mogelijkheid om cursussen te volgen en leer ik veel van de casussen die ik met onze artsen bespreek. Hierdoor blijf ik mijzelf ontwikkelen in mijn vakgebied.”

‘Meer rust, privacy en mogelijkheden’

Er is nóg een reden waarom Maureen zo goed op haar plek zit bij Huisartsenpraktijk Strijbosch. Vanaf maandag 19 mei is de praktijk namelijk gevestigd op een gloednieuwe locatie aan de Strijbosscheweg in Handel. “Ja, en daar zijn we héél erg blij mee!”, zegt ze meteen enthousiast. “De vorige locatie was ook goed, maar daar zaten we nog bij de huisarts aan huis. De lijntjes waren wel kort, maar je zat écht met je front office in de wachtkamer, waardoor je maar weinig privacy had bij je telefoontjes met patiënten. Dat de huisarts steeds door de wachtkamer heen en weer moest lopen, was ook niet handig. En als het druk was, werd het al gauw rumoerig in de wachtkamer. De nieuwbouw van ons huidige pand biedt ons daarentegen meer rust, privacy en mogelijkheden. Zo hebben we onder meer een groter aantal spreekkamers, waardoor we even apart kunnen zitten met onze patiënten en de privacy meer kunnen waarborgen. Onze praktijk kan nu meer gaan groeien en dat is een heel mooie uitdaging voor het complete team.”

‘De patiënten pakken het goed op’

Sinds de opening van het nieuwe pand staat er in de wachtkamer een aanmeldzuil, die is gekoppeld met het huisartseninformatiesysteem CGM HUISARTS. Wat zijn de reacties van patiënten tot nu toe? “In het begin moesten ze er nog aan wennen, omdat ze het gewoon waren zich kenbaar te maken aan de balie”, vertelt Maureen. “Nu we gehuisvest zijn in een groter pand, komen ze eerst de aanmeldzuil tegen, en dan ons. De meeste patiënten pakken het inmiddels goed op. Ze melden zich via de aanmeldzuil aan en wij zien vervolgens in ons systeem dat ze in de wachtkamer zitten. Vooral de jongere generatie kan er meteen goed mee overweg, terwijl de wat oudere generatie er meer moeite mee heeft. Sommigen komen dan alsnog naar de balie en dan melden we ze gewoon aan. Soms zien we ook dat patiënten ándere patiënten helpen bij het gebruik van de aanmeldzuil. Iemand worstelt dan een beetje met de bediening van het scherm en nét op het moment dat je ernaartoe wilt lopen, is een andere patiënt al opgestaan om uit te leggen hoe het werkt. Die behulpzaamheid is heel leuk om mee te maken.”

‘We kunnen efficiënter werken aan de balie’

Enkele maanden na de start ondervindt Maureen steeds meer de positieve effecten van de aanmeldzuil in haar dagelijkse werk. “Doordat mensen zich nu zelf kunnen aanmelden, word je minder vaak ‘gestoord’ bij het uitvoeren van je werkzaamheden aan de balie, waardoor je efficiënter kunt werken.” De assistente merkt tevens op dat er nu minder wachtrijen aan de balie zijn. “Die ontstonden voorheen nog wel eens als je een patiënt aan de lijn had. Of als een van de patiënten urine kwam inleveren. De afhandeling daarvan neemt gewoon wat meer tijd in beslag. Vervolgens hoor je de andere patiënten in de rij al zuchten, omdat ze niet te laat willen komen voor hun afspraak. Nu patiënten zichzelf kunnen aanmelden, geeft dat ons wat meer rust. Voor spreekuren of patiënten die komen bloedprikken, werkt het ook echt superfijn. We kunnen heel goed zien wie er allemaal in de wachtkamer zit. En als iemand zich niet heeft aangemeld, dan roepen we die persoon alsnog even om. Wij zijn dus zeer tevreden over de aanmeldzuil. Hij is heel gemakkelijk te bedienen en wij promoten hem actief naar onze patiënten toe.”

‘De baliefunctie verdwijnt niet’

Wat Maureen ook heel handig vindt, is dat de aanmeldzuil het aangeeft als iemand te laat is. “Wij hoeven deze patiënten niet erop te wijzen dat ze te laat zijn voor hun afspraak, dat doet het systeem zelf. Verlate patiënten krijgen dan het verzoek in beeld om zich te melden bij de balie. Wij pakken het dan weer op en gaan voor die patiënt kijken of er nog een afspraakmogelijkheid is.” Want, zo benadrukt ze, de baliefunctie verdwijnt niet met de komst van een aanmeldzuil. “Patienten zijn nog steeds van harte welkom aan onze balie. Wij willen laagdrempelig blijven voor onze patiënten en hen blijven ontvangen in een gastvrije omgeving.”

‘De aanmeldzuil bespaart ons tijd’

De kans is klein dat Maureen van Zutphen ooit weer zal terugverlangen naar de tijd van vóór de komst van een aanmeldzuil. “Het is heel fijn dat we voortaan weten of een patiënt aanwezig is, vooral omdat onze huisartsen in de nieuwe setting achter in de gang zitten. Van daaruit kun je de patiënten in de wachtkamer niet zien. Dankzij de koppeling met de aanmeldzuil, weet je automatisch dat de patiënt die op dat moment een afspraak heeft, ook aanwezig is. Je ziet het blokje met de afspraak in de agenda van CGM HUISARTS van kleur veranderen en weet daardoor dat de patiënt zich heeft aangemeld. Onze artsen hoeven dan niet voor niets naar voren te lopen. Dit voorkomt onnodige verplaatsing en bespaart ons uiteindelijk kostbare tijd.”