Meer kwaliteitsborging van verstrekkingsproces in apotheken dankzij digitale takenlijst in CGM Digitaal Recept

In CGM APOTHEEK is een nieuwe feature beschikbaar die de stappen in het proces van medicatieverstrekking standaardiseert en digitaal borgt: de digitale takenlijst in CGM Digitaal Recept. De takenlijst is ontwikkeld als digitaal equivalent van protocollen die mogelijk binnen de receptgang worden gebruikt. In het verleden werden deze als extra formulier bij een recept toegevoegd. Nu kunnen de stappen van dergelijke protocollen in een digitale takenlijst worden opgenomen. De software vereist dat de taken zijn afgevinkt voordat medicatie kan worden verstrekt. Daarnaast kunnen gebruikers zelf takenlijsten aanmaken en beheren. 

Ronald Bomhof, Product Owner bij CompuGroup Medical Nederland, legt uit hoe deze ontwikkeling tot stand is gekomen. “Dankzij onze gesprekken met stakeholders van poli-apotheken en openbare apotheken weten wij dat zij in hun receptgang veel afleverprotocollen gebruiken voor bijzondere situaties (medicatie). Hiermee forceren en borgen zij vanuit kwaliteitsoogpunt dat bepaalde handelingen worden gedaan én afgevinkt voordat zij naar een volgend stadium in het medicatieverstrekkingsproces mogen gaan. In de digitale receptgang bestond hiervoor alleen nog een mogelijkheid waarvoor deels papier nodig was. Daarom hebben wij bij CGM de conclusie getrokken dat wij in CGM Digitaal Recept een digitale checklist moeten kunnen maken. De nieuwe feature is onlangs beschikbaar gesteld aan alle gebruikers; zowel poli-apotheken als apotheken. En daar zijn mijn collega’s en ik heel erg trots op.”

Niet afgevinkt = niet verder

De gebruiker kan onder meer zelf een takenlijst aanmaken, configureren en definiëren welke acties daaraan worden gekoppeld. “De bedoeling hiervan is om in de procesgang te forceren dat die taken ook afgehandeld worden. In de praktijk houdt dit in dat bepaalde checkboxen van de takenlijst afgevinkt moeten zijn voordat er medicatie verstrekt mag worden. Zijn die taken niet allemaal afgevinkt, dan kan de gebruiker ook niet verder naar de verstrekking”, aldus Ronald, die twee voorbeelden geeft van protocollen en taken die daaronder zouden kunnen vallen. "Maak je een protocol aan voor een nieuwe patiënt, dan kun je daar bijvoorbeeld taken voor aanmaken als BSN-validatie, COV-controle, Allergie-tolerantie, 'Opt-in Nagevraagd' en 'Wil de cliënt meelopen in de herhaalmodule?'. En voor een protocol bij bijvoorbeeld risicovolle medicatie kun je voor methotrexaat een protocol aanmaken met taken zoals: 'is de dosering gecontroleerd?', 'komt de hoeveelheid en dosering van foliumzuur overeen met de MTX-hoeveelheid en -dosering?', en 'is de indicatie vastgelegd in het gebruikersprofiel?'. De gebruiker kan een takenlijst helemaal zelf aanmaken en taken of stappen formuleren die hij of zij als kritische voorwaarde beschouwt voor verstrekking."

Makkelijk in gebruik en straight-forward

Dat de nieuwe feature flexibel is, makkelijk in gebruik en de gebruiker ook visueel ondersteunt, blijkt wel uit de demonstratie die Ronald erover geeft. Het aantal taken dat de gebruiker afvinkt, wordt bijgehouden in een handige progress bar met opvallende groene kleur. Men kan zien wie de taak heeft uitgevoerd en wanneer, en het is ook mogelijk om een taak ongedaan te maken door deze uit te vinken. “Maar als je dat doet, dan zul je zien dat het afvinken van de takenlijst een preconditie is alvorens je kunt gaan verstrekken. Omdat niet alle taken van de takenlijst zijn afgevinkt, kun je dan niet meer doorgaan naar de volgende stap: het verstrekken van de medicatie”, laat Ronald op het scherm zien. En inderdaad: de knop ‘verstrekken’ is niet beschikbaar. “Het is allemaal straight-forward en heel duidelijk in het gebruik.”

‘Belangrijk doel: zorg voor historische integriteit’

Iedereen kan vooralsnog een takenlijst aanmaken en ook verwijderen, ongeacht de rol binnen de apotheek. "Voor toekomstige uitbreidingen bekijken we nog of we dit meer gestuurd kunnen maken", vertelt Ronald. “Maar een van de belangrijkste ontwikkelingsaspecten achter deze nieuwe feature was: zorg voor historische integriteit. Dus ook al verwijdert iemand een takenlijst of voegt die persoon een wijziging toe: alle receptregels die de takenlijst heeft gehad blijven onveranderd en worden niet beïnvloed door die wijzigingen, ook niet door die verwijderoperatie. Dus we behouden altijd integriteit.”

‘Je kunt het digitaal veel beter borgen’

“Ik ben heel blij met deze nieuwe feature”, zegt Ronald Bomhof trots. “Het mooie is dat je het proces digitaal veel beter kunt borgen. Bepaalde stappen, die je als gebruiker helemaal zelf bepaalt, moeten écht gedaan zijn voordat je naar een volgende stap gaat. Met een papieren takenlijst is dat toch moeilijker en meer 'gedoe'. Je bent dan nog steeds afhankelijk van papier, wat toch al geen optie is als je streeft naar een meer papierarme apotheek. Met papier ben je bovendien ook afhankelijk van de werkafspraken en van de mate waarin deze worden nageleefd. De kans dat iemand een stap in het proces vergeet of anderzijds overslaat, is dan altijd aanwezig. Met de digitale takenlijst sluit je dat uit." Enthousiast: "Deze ontwikkeling helpt apotheken en poli-apotheken om hun werkprocessen aan het gewenste hoge kwaliteitsniveau te houden."