CGM Challenge Service Apotheek Maasbracht: "Vanaf het eerste moment bezig met efficiency”

Apotheken staan voor de uitdaging dat zij met minder mensen meer moeten doen. Daarnaast willen apotheekprofessionals meer tijd en aandacht besteden aan patiënten. Daarom dagen wij hen uit om optimaal gebruik te maken van CGM APOTHEEK. Ditmaal is het de beurt aan Service Apotheek Maasbracht.

“Dit is een dorpsapotheek met twee nabijgelegen huisartsenpraktijken”, vertelt Bregje Schellekens, apotheker en mede-vennoot van Service Apotheek Maasbracht. “Verder hebben we een uitdeelpost in Linne, waar een derde huisartsenpraktijk gevestigd is.”

Een hecht en vertrouwd team

“Ik heb hier eerder al zeven jaar gewerkt als tweede apotheker en daarna nog eens zeven jaar voor een keten. Toen de vorige eigenaar de apotheek ging verkopen, heeft hij mij voorgedragen aan VNA. Ik werk hier nu zeven jaar in partnerschap met VNA, waardoor ik op termijn volledig eigenaar wordt van de apotheek. We zijn een hecht en vertrouwd team dat al jaren met elkaar samenwerkt. Los van een aantal natuurlijke afvloeiingen zijn er nauwelijks personeelswisselingen. Onze laatste fulltime assistente is echter momenteel zwanger en wil na de geboorte minder gaan werken. Daarom hebben we nu een vacature uitstaan, maar daar komt helaas geen reactie op. Hierdoor kamp ik toch met een personeelstekort.”

Dé uitdagingen: vergrijzing en geschikt personeel vinden

“In onze gemeente hebben we te maken met een verouderde populatie. Door de vergrijzing gaan we het nóg drukker krijgen. Geschikt personeel vinden wordt bovendien een hele uitdaging in de toekomst. We gaan op een gegeven moment dus vreselijk vastlopen. Gelukkig begint er in september een BBL-leerling, waardoor we zelf een assistente kunnen opleiden.”  

Recepten van over de grens

“Naast de patiënten uit het dorp leveren wij ook medicijnen aan drie private verzorgingstehuizen. Onze apotheek is bovendien gevestigd in een grensgemeente. Dit betekent dat wij ook recepten van over de grens zien. Dat merk je wanneer er een geneesmiddelentekort is. Als er een geneesmiddel niet verkrijgbaar is in België, dan zie je dat patiënten het hier proberen. Net zoals ik ook omgekeerd wel eens Belgische collega’s bel om te informeren of zij onze patiënten verder kunnen helpen als ik het zelf niet kan oplossen.”

Schippers zonder medicijnen

“Verder is het leuk om te vermelden dat we in de haven zitten en daardoor relatief veel passanten hebben. Dit kunnen ook schippers zijn die even zonder medicijnen zitten en bij ons naar binnen stappen. Dat maakt alles bij elkaar dat we een diverse patiëntenpopulatie hebben.”

‘Het team is de hoeksteen van de apotheek’

“Waarom we meedoen aan de CGM Challenge? Het is voor het team leuk om aan zoiets mee te doen. Dat is weer eens iets anders. Ze doen elke dag hun uiterste best om die buffer leeg te krijgen die continu volloopt. Ook ben ik benieuwd naar de tips die CGM voor ons heeft. Je merkt hier echt de competitiedrang bij de assistenten. Toen ik had aangekondigd dat we mee gingen doen, begonnen ze direct allerlei strategieën te bedenken om te kunnen winnen. En natuurlijk is het supergezellig om naar de Efteling te gaan. Het team is de hoeksteen van de apotheek.”  

‘Werkplezier is key’

“Efficiënt werken is voor ons belangrijk omdat we meer moeten doen met minder mensen. De grootste uitdaging voor de toekomst is dat er geen assistenten meer beschikbaar zijn. We hebben van de scholen te horen gekregen dat er volgend jaar geen stagiair(e)s komen, omdat er maar heel weinig inschrijvingen zijn. Er is gewoon geen instroom op de opleiding. Ook wil ik dat medewerkers hier met plezier komen werken. Je wilt de mensen die je hebt niet richting een burn-out duwen vanwege de werkdruk. We hebben een leuk team en dat moeten we behouden. Werkplezier is daarbij key.”

Vanaf het eerste moment bezig met efficiency

“Toen ik zeven jaar geleden terugkwam, heb ik direct veel wijzingen doorgevoerd. We zijn in 2018 als een van de eerste CGM-apotheken met de peel-off-methode gaan werken. Dit hadden we nodig omdat we volgens de eenhand- of flow-methode wilden werken. Dat scheelt tijd en zorgt voor meer overzicht in de apotheek. Daarnaast hebben we een track-en-trace-systeem opgestart zodat we niks meer kwijtraken binnen ons logistieke proces. Dat heeft ook veel efficiëntie gebracht. We hebben daarnaast een afhaalkluis geplaatst en direct de apotheek verbouwd, zodat de looproutes korter werden en de werkplekken logischer ingericht. Hierdoor hoef je niet allemaal bij dezelfde computer te staan wachten om de uitgiftecontrole te doen.”  

CGM Digitaal Recept moet personeelstekort opvangen

“Wij gaan binnenkort starten met CGM Digitaal Recept”, vertelt de apotheker desgevraagd over haar toekomstplannen. “Ik hoop dat we hier zoveel efficiency mee kunnen winnen dat de vacature die openstaat niet meer nodig is. Ook gaan we een tweede afhaalkluis plaatsen, dit keer bij ons servicepunt. Daarnaast overweeg ik om van local filling naar central filling te gaan.”

Kenmerken Service Apotheek Maasbracht

• Local filling – Roto filler
• Twee apothekers, één farmaceutisch consulent, negen assistentes, drie apotheekmedewerkers, twee bezorgers en twee schoonmakers
• Kluisjes Pharmaself
• Track-en-trace: Recept Locatie van Apotheek Partners
• Werken met de peel-off-methode
• Gebruiken de herhaal- en distributiemodule
• Groothandel Pluripharm

Uitslag van de CGM Challenge

De eerdere aankondiging van Bregje Schellekens lijkt zeker haar vruchten te hebben afgeworpen. Alle apothekersassistenten waren er op de dag van de challenge duidelijk op gebrand om hun werk met de nodige snelheid en focus af te krijgen. Ook fijn om te zien, was hun hoge mate van interesse in de tips & tricks van onze Sales Consultant Wendy Spelthan. Haar inhoudelijke terugkoppeling en begeleiding bij deze challenge werd door het team zeer op prijs gesteld. Het eindresultaat komt neer op een gemiddelde van 169 recepten per receptverwerker/uur en 844 recepten per dagdeel!

‘Dat is dus als je FLOW werkt’

Wendy Spelthan, Sales Consultant bij CompuGroup Medical Nederland, kijkt tevreden terug op haar bezoek aan Service Apotheek Maasbracht. “Toen ik binnenkwam, viel me meteen op dat het er netjes en opgeruimd uitzag. Nergens losse recepten of papieren. ‘Dat is dus als je FLOW werkt’, zei Bregje later toen we het erover hadden. Iedereen handelt zijn eigen recepten af, tot het helemaal is klaargemaakt, is opgeborgen of aan de patiënt is afgeleverd. Alle teamleden zijn goed op elkaar ingespeeld en weten wat hun taak van de dag is. Hiervoor citeer ik een van de dames: ‘Ik kijk wat mijn taak is voor die dag en dat doet iedereen. Niemand ‘miept’ daarover en we werken lekker door’.”

Wendy vervolgt: “Er zijn nog wel wat handigheidjes die ze gemist hebben in de releasenotes, maar er wordt heel efficiënt gewerkt. Zoals gezegd, ieder heeft zijn eigen taak en doet waar hij of zij goed in is. Er staat een mooie score van 169 recepten per uur per assistente en 844 recepten in totaal. We zien elkaar snel weer als jullie starten met CGM Digitaal Recept, want dan ben ik ook van de partij!”

Top 5 tips Service Apotheek Maasbracht:

1. Wist je dat er vanuit de buffer een korte route is naar distributie- en herhaalprofielen? Dat is handig, want dan hoef je niet eerst in een ander scherm de patiënt nogmaals op te roepen en de profielen daar te openen of via het knopje ‘recepthistorie’. Deze omweg is dan niet meer nodig.
2. Wist je dat je vanuit de buffer een nieuwe patiënt kunt invoeren via het knopje ‘Nieuwe patiënt'? En dat deze niet meer met de hand ingevoerd hoeft te worden via patiëntbeheer?
3. Wist je dat in de distributieprofielen een knop ‘RMF en sluit’ zit en dat je zelf kunt instellen welke lijsten die knop genereert? Voor patiënten die nog per se een papieren lijst willen, is het heel handig om na een aanpassing in het profiel met deze optie een nieuwe lijst te printen. Het profielen-scherm sluit ook meteen na het printen van de lijst. Dat hoef je dan niet meer handmatig te doen.
4. Wist je dat je ook een dosering of een artikel kunt wijzigen als je je nog in de buffer bevindt? Als je een wijziging hebt aangebracht, klik dan op ‘Wijzig’ en daarna op ‘Verwerk’.
5. Wist je dat alle velden die een loepje hebben, bediend kunnen worden met F9?

Wilt u zelf ook efficiënter werken?

Meld u dan aan voor één van onze online skillsessies. Deelname is kosteloos tot en met november 2023. Wees er snel bij, want er zijn al een aantal online skillsessies geweest en op = op.