­CGM Challenge Apotheek Bladel: “Alles begint met efficiënter werken”

Apotheken staan voor de uitdaging dat zij met minder mensen meer moeten doen. Daarnaast willen apotheekprofessionals meer tijd en aandacht besteden aan patiënten. Daarom dagen wij hen uit om optimaal gebruik te maken van CGM APOTHEEK. In deze editie van de CGM Challenge gaat Apotheek Bladel met ons apotheekinformatiesysteem aan de slag.

“De voorkant van de apotheek is bijzonder”, begint apotheker en eigenaar Jan Hooijen. “Wij wilden bij de inrichting van de apotheek het stoffige imago van alleen maar receptverwerking kwijt. Vanuit medicatieveiligheid wilde ik eigenlijk zoveel mogelijk patiënten in de apotheek behouden. Er was destijds een trend waarbij meer en meer medicatie beschikbaar kwam in de drogist, supermarkt en benzinepomp. Daarom heb ik iemand in dienst genomen om een zo vriendelijk mogelijke apotheek in te richten. We hebben het voorste deel van de apotheek ingericht als gezondheidswinkel met exclusievere producten. Deze producten hebben natuurlijk wel raakvlakken met onze specialiteit. Het moet immers bij de apotheek passen.”

Kruisbestuiving tussen winkel en apotheek

“Daarnaast moet er ook ‘fun’ zijn”, gaat hij verder. “Ik heb besloten om daarom ook een verkoopadviseuse in dienst te nemen. Dit zijn mensen die voorheen in een drogisterij of als schoonheidsspecialiste hebben gewerkt. Ze doen ook kleine behandelingen. Als een patiënt vragen heeft over medicatie, dan kunnen zij deze heel snel verwijzen naar een van onze apothekersassistenten aan de balie. Je krijgt op deze wijze een kruisbestuiving tussen de winkel en de apotheek. Dit concept hebben we doorgetrokken naar alle drie de locaties.”

Competitie met andere apotheken

”We hebben een team dat het fijn vindt om met elkaar iets leuks te doen”, antwoordt Hooijen op de vraag waarom zijn apotheek meedoet aan de CGM Challenge. “Zo zijn we afgelopen maand naar Guus Meeuwis geweest. Daarnaast denk ik dat we ook echt een goede kans maken. We hebben een aantal snelle collega’s. Sommige zijn ook sneller dan de Speedfiller”, zegt de apotheker met een kwinkslag. “Ik zie ook dat ze van de competitie met andere apotheken houden.”

‘Peel-off-methode maakt receptcontrole makkelijker’

Apotheek Bladel werkt met de peel-off-methode en ervaart dit als positief voor de efficiency. “Wij werken al vrij lang met de peel-off-methode. Het maakt de receptcontrole veel gemakkelijker. Voorheen gingen assistenten alles nakijken en werd het goedgekeurd of afgekeurd, maar zat het etiket er al op. Nu krijg je het etiket pas beschikbaar als het recept is goedgekeurd. Dat scheelt enorm qua nakijkwerk.”

'Werkproces zo veilig en efficiënt mogelijk maken'

"In het algemeen ben je altijd op zoek naar manieren om het werkproces zo veilig en efficiënt mogelijk te maken. Dat zie je bijvoorbeeld terug bij de afhaalautomaat die wij hebben geplaatst. Patiënten vinden dit geweldig. Als we niet efficiënt werken, dan krijgen we simpelweg ons werk niet af. Dan moeten we nog meer overwerken en wordt feitelijk de werkdruk alsmaar verder verhoogd. Alles begint met efficiënt werken. Je kunt tegenwoordig niet meer zeggen, zoals vroeger: we nemen een aantal mensen extra aan. Dan kom je niet uit de kosten. Bovendien zijn ze er eenvoudigweg niet. Die ruimte heb je gewoon niet meer.”

Personeelstekort

“We hebben ook wel een behoorlijk personeelstekort. Het personeel dat van school komt, gaat vaak elders werken, omdat de salarissen daar hoger zijn en de werkdruk lager. Daarnaast zijn er het afgelopen jaar op onze drie locaties in totaal tien mensen vertrokken. Hiermee zijn we aan de slag gegaan door bijvoorbeeld BBL-ers zelf op te leiden en zij-instromers aan te nemen. Ook kiezen we ervoor om apotheekmedewerkers aan te nemen. Die mogen niet alle taken uitvoeren, zoals de assistent dat mag, maar het geeft wel meer lucht op de werkvloer. Ik denk dat scholen achterlopen bij het actief promoten van het beroep. We zijn hier bij een opleidingsinstituut aanwezig geweest om zelf het beroep te promoten.”

‘Tussen de middag dicht’

“We zijn tussen de middag twee uur dicht om het werk af te kunnen krijgen binnen de normale werktijd. Dat kan gelukkig zonder dat je patiënten daarmee lastigvalt. We hebben een afhaalautomaat en later op de dag kunnen we bezorgen bij de mensen thuis. Ik hoor ook over apotheken die praktisch heel de dag dicht zijn. Zover gaat het hier niet komen. Het sluiten tussen de middag heeft ook als voordeel dat we met zijn allen kunnen lunchen. Dat is goed voor de teambuilding.”

Clean desk-principe

“Qua efficiency heb ik hoge verwachtingen van CGM Digitaal Recept. Sowieso al omdat je niet meer locatiegebonden bent en natuurlijk vanwege het clean desk-principe. Als er nu iets is, dan moet je eerst het papieren recept zoeken. Het geeft heel veel rust als je alles op je scherm hebt.”

Kenmerken Apotheek Bladel

Bij Apotheek Bladel werken achttien personen waarvan twee apothekers en twaalf assistenten. De apotheek is onderdeel van een groep van drie apotheken waar in totaal 54 personen werken.

• Local Filling Odessa-kastsysteem voor twee apotheken
• Afgifte-automaat Pharmaself24
• Track & Trace via Loxis
• Maken gebruik van de herhaal- en distributiemodule in CGM APOTHEEK
• Groothandel: Pluripharm

Uitslag van de CGM Challenge

Nog voor de start van de CGM Challenge kreeg onze Customer Support Professional Fabiënne Cremers een hele reeks vragen van de deelnemende apothekersassistenten. Een positief signaal dat getuigt van de absolute drive bij Team Apotheek Bladel om hoge ogen te gooien bij de challenge. Fabiënne gaf ter plaatse diverse tips en tricks om efficiënter te werken in de apotheek. Die aanpak wierp al snel zijn vruchten af. Het ging zelfs zo snel dat er halverwege de challenge geen recepten meer in de buffer zaten. Het team heeft daarom in één dagdeel 686 recepten verwerkt, hetgeen neerkomt op een gemiddelde van 179 recepten per receptverwerker/uur!

Tips & Tricks:

• Meer gebruik maken van sneltoetsen, zoals F9 en Alt+letter.
• Bufferrecepten printen bij verwerken in plaats van bulk. Vooral met het oog op CGM Digitaal Recept is dit een winstpunt.
• Wijzigingen voor het leveren van de HHS worden bij Activeren ingevoerd. Dit kan ook eerder gedaan worden als de patiënt het doorgeeft. De wijziging die bij activeerprofielen wordt gedaan, blijft onthouden voor de volgende ‘genereren profielen’.
• Order Groothandel: bij het wijzigen van bestelling online ook de order in CGM APOTHEEK aanpassen. Hierdoor komt de pakbon overeen en kan er makkelijk, snel en goed ingeboekt worden.
• Instellingen gewijzigd, zodat specialist-recepten ook direct vanuit de buffer kunnen worden geprint.

Wilt u zelf ook efficiënter werken?

Meld u dan aan voor één van onze online skillsessies. Deelname is kosteloos tot en met augustus 2023. Wees er snel bij, want er zijn al een aantal online skillsessies geweest en op = op.