CGM Challenge Alphega Apotheek De Betuwe: “Altijd op zoek naar nieuwe mogelijkheden”

Apotheken staan voor de uitdaging dat zij met minder mensen meer moeten doen. Daarnaast willen apotheekprofessionals meer tijd en aandacht besteden aan patiënten. Daarom dagen wij hen uit om optimaal gebruik te maken van CGM APOTHEEK. Alphega Apotheek De Betuwe is de eerste deelnemer aan de CGM Challenge. Deze apotheek is ook pilotapotheek voor CGM Digitaal Recept. Dat geldt echter niet voor locatie De Pluk waar wij vandaag aanwezig zijn.

”We doen mee aan de CGM Challenge omdat je altijd iets kunt leren. Daarnaast verdient het team ook een uitje. Vooral als je kijkt naar hoe hard er gewerkt wordt”, vertelt Remco Kaijen enthousiast. Kaijen is samen met zijn vrouw eigenaar van Alphega Apotheek De Betuwe. Sinds 2010 is hij werkzaam in de farmacie. Ook heeft hij een achtergrond in productontwikkeling en innovatie. Deze ervaringen neemt Kaijen mee bij het verbeteren van apotheekprocessen en de bedrijfsvoering voor de drie eigen apotheken. Daarnaast is hij betrokken bij De Zorgadviesgroep. In eerste instantie vanuit zijn ervaring gericht op het optimaliseren van de bedrijfsvoering bij andere apotheken/apotheekclusters, maar nu vooral ook betrokken bij het begeleiden van aan- en verkooptrajecten.

Gevoel van een gezellig grand café

”Wij zijn één apotheek met drie locaties”, vervolgt Kaijen. ”In 2015 zijn we op locatie De Pluk gestart omdat we al jarenlang een gezondheidscentrum wilden. Bovendien had de gemeente de wens om een aantal verenigingen en maatschappelijke instellingen samen te voegen. De charme van dit pand is dat het niet direct de uitstraling heeft van een gezondheidscentrum. Je hebt eerder het gevoel dat je een gezellig grand café binnenloopt.”

Altijd op zoek naar nieuwe mogelijkheden

”We zijn continu op zoek naar nieuwe manieren op onszelf op de kaart te zetten. Daarbij zijn we op dit moment veel in gesprek met de gemeente om te kijken hoe we de populatie gezonder kunnen krijgen. We bieden bijvoorbeeld samen met de gemeente de gezondheids-APK aan. Ook hebben onze bezorgers een training gehad voor het herkennen van eenzaamheid. Dit kunnen zij vervolgens vermelden bij de welszijnsorganisatie.”

Efficiënter werken echt noodzakelijk

“We moeten veel meer werk doen en als je geluk hebt, dan kan dit met hetzelfde aantal mensen”, zegt Kaijen met enige urgentie. “Dat betekent dat je de bestaande werkprocessen moet optimaliseren en dat je een rol moet spelen bij het preventief bieden van zorg aan je populatie. Zo kan een apotheek voor patiënten een laagdrempelige toegang tot zorg vormen en daar kunnen andere stakeholders in de zorgketen gebruik van maken. Maar dan moet je wel meer tijd en ruimte in de apotheek creëren. We analyseren dan ook continu de processtappen binnen onze apotheek. Hoe kun je werk slimmer organiseren vanuit het LEAN-principe? Waar zit een verspilling in het proces? Hoe kunnen we functies die CGM APOTHEEK biedt slim inzetten? We hebben bijvoorbeeld enorm ingezet op de herhaalmodule van CGM APOTHEEK. Daarnaast heeft ieder van onze locaties eigen speerpunten, zodat we als cluster een grotere efficiency realiseren. Op locatie De Pluk maken we het meest gebruik van de herhaalmodule en Local Filling voor het cluster. Op locatie Beesd gebruiken we de Baxter-module. En op locatie Centrum proberen we vaak als eerste de nieuwe processen uit, zoals de peel-off-methode en CGM Digitaal Recept.”

‘Herhaalmodule en digitale receptverwerking vormen een superproces’

Op de korte termijn willen we ook op deze locatie met CGM Digitaal Recept aan de slag. Wellicht dat we als tussenstap eerst de peel-off-methode introduceren. Wij zien veel potentie in het digitaliseren van de receptgang. De combinatie van de herhaalmodule en digitale receptverwerking is natuurlijk een superproces. Naast het voordeel van meer overzicht krijg je de informatie op het juiste moment in het proces aangereikt.”

Uitslag van de CGM Challenge

De behoefte aan een efficiënte werkwijze leeft niet alleen bij Kaijen, maar zeker ook breder op de werkvloer. Voor de start van de CGM Challenge werden door de apothekersassistenten dan ook de nodige vragen gesteld aan Customer Support Professional Suzanne Costongs. Waar deze vragen voor de challenge nog gericht waren op de ‘spelregels’, ging het tijdens de challenge vooral over de tips en tricks voor de meest efficiënte werkwijze. Het enthousiasme spatte er van alle kanten af. En dat is af te zien aan de resultaten. Tussen 09:00 en 15:00u zijn er 843 recepten verwerkt. Dit komt neer op een gemiddelde van 153 recepten per receptverwerker/uur!

Kenmerken Alphega Apotheek De Betuwe

• Aantal: 8-10 apotheekprofessionals gemiddeld op een dag (locatie De Pluk). Als cluster zijn er 35 mensen in dienst.
• Local Filling voor het cluster op deze locatie.
• Kluisjes aanwezig.
• Track & Trace sinds kort door Loxis, omdat Servilocker (voorheen Autopharma) hiermee eind 2023 stopt.
• Peel-off-methode: niet op deze locatie.
• Herhaal- en distributiemodule: op deze locatie alleen de herhaalmodule. De Baxter-module wordt gebruikt op de locatie in Beesd.
• Groothandel: Alliance Healthcare.

Tips

Belangrijkste conclusie is dat Alphega Apotheek De Betuwe al vrij efficiënt werkt en dat enkele van de apothekersassistentes al 15 jaar met CGM APOTHEEK werken.

• De apotheek kan nog sneller werken door eventueel de pop-ups voor de VI-folders en uitgifte-etiketten uit te zetten. Men kan er ook voor kiezen om de VI-folders automatisch te laten printen.
• Er kunnen vanuit de buffer recepten worden gekoppeld aan een patiënt, die nog niet juist gekoppeld zijn. Deze werkwijze wordt door verschillende assistentes gebruikt en door andere niet.

Instellingsaanpassingen in CGM APOTHEEK:

• De apotheek wil geen iteraties meer printen. Dit is mogelijk door een Null-printer te selecteren in de parameters.
• Sneller wijzigen van preferente medicatie door gebruik te maken van de parameter ‘herprinten van recepten’.

Wilt u zelf ook efficiënter werken?

Meld u dan aan voor één van onze online skillsessies. Deelname is kosteloos tot en met augustus 2023. Wees er snel bij, want er zijn al een aantal online skillsessies geweest en op = op.