Denne artikkelen er også publisert i Dagens Medisin
De færreste mennesker velger endring når vi ikke må. Heller ikke helsepersonell. Å bytte journalsystem kan være krevende. Det innebærer endring og vi unngår det nok når vi kan. Men når vi først skal bytte, bør vi ha fokus på å velge et system vi kan leve lenge og godt med.
«Å skifte system gjør man som oftest ikke “frivillig”, da det innebærer mye jobb og kostnader.» Slik innledet fastlege Egil Johannesen for kort tid siden sin artikkel om journalsystemer og utfasingen av SystemX, i magasinet Legekunsten.
Helt klart. De mest essensielle arbeidsverktøyene – enten det er journalsystemer for helsepersonell eller ERP-systemer for store virksomheter – kan kreve enormt mye å bytte ut. Resultatet er at mange legger størst vekt på selve endringen og hva den prosessen krever.
Spørsmålet er om vi ikke da glemmer det aller viktigste, nemlig å velge systemet som vil tjene oss best i tiden etterpå? Vi vet tross alt at dette er systemer som skal vare i årevis. Kanskje bør vi i større grad vektlegge å velge det systemet som vil fungere best også etter at byttet er gjort – i de mange kommende arbeidsdager og -år?
Hvordan velge rett system? Mulighetene er mange, men ikke alle er rett for alle
For å velge rett, for de mange kommende arbeidsdager og år, bør vi søke å forstå de ulike systemenes evne til å møte våre behov i arbeidshverdagen, så vi velger et system vi kan leve lenge og godt med.
Ifølge Direktoratet for e-helse, finnes det i dag 41 ulike journalsystemer i Norge, og 29 ulike leverandører av disse. Ti av disse systemene kan brukes av fastleger, men mye tyder på at kun et fåtall av dem er reelle, velfungerende arbeidsverktøy for fastlegene. Når SystemX utfases ved slutten av året, står vi igjen med enda færre muligheter, og med en del fastleger som må bytte system.
Johannesen peker i sin artikkel på at det har skjedd en “hyggelig modning” i markedet, og at det i dag finnes mange systemer med tilnærmet lik grunnleggende funksjonalitet, som vil være gode alternativer for fastleger som nå må bytte journalsystem. Men han sier også at ikke alle systemer vil være rett valg for alle leger.
For meg er det mer presist å omtale «de gamle” systemene som “modne” systemer. Og med modne systemer mener jeg systemer med rikere funksjonalitet, og dermed mindre manuelt arbeid for bruker
Usama Rana, Produkteier CGM Journal
Velge «nytt» eller «gammelt» system? Mye handler om funksjonalitet
Johannesen omtaler markedets ulike journalsystemer som «nye» og «gamle». Hva ligger i det, og spiller det noen rolle for den enkeltes valg av nytt system?
CGM Journal har eksistert i det norske markedet i 15 år og omtales som et av «de gamle» systemene. Over 10 000 helsefagarbeidere bruker systemet hver dag, og mange av de har gjort det lenge.
Produkteier for CGM Journal, Usama Rana forteller om flere eksempler på at CGM kunder har byttet til andre og nyere løsninger, men så kommet tilbake til CGM journal, fordi det nye systemet mangler noe av funksjonaliteten til CGMs system. Og mangel på funksjonalitet betyr mer manuelt arbeid, lengre og tyngre arbeidsprosesser for brukerne.
– For meg er det mer presist å omtale «de gamle” systemene som “modne” systemer. Og med modne systemer mener jeg systemer med rikere funksjonalitet, og dermed mindre manuelt arbeid for bruker”, sier Rana.
Med en UX designprosess, jobber vi kontinuerlig med utvikling på brukernes premisser, samtidig som vi minimerer behovet for store endringer etter at noe er utviklet og lansert
Kristin Haugstad, UX-designer CGM Journal
Modent system – moderne arbeidsmetodikk
Kristin Haugstad er UX-designer i CGM Norge. For en UX-designer handler hverdagen om å forstå brukerens behov og utforme eller forbedre digitale løsninger deretter. Målet er intuitive, raskere, og mer sømløse systemer som kommer helsepersonell og pasienter til gode.
Historisk har journalsystemer blitt utviklet gjennom prosesser hvor det utvikles og slippes ny funksjonalitet og løsninger, som deretter tas i bruk og justeres basert på feedback fra brukere.
I dag jobber Kristin og CGM på en annen, mer moderne måte. De har opprettet en brukergruppe, bestående av omtrent 30 systembrukere; leger, helsesekretærer, ledere og andre. Gjennom tett dialog med denne gruppen og med brukere generelt via CGM support, holdes kontinuerlig oversikt over utfordringer knyttet til systemet - og til helsepersonells bruk av det i arbeidshverdagen.
– For at jeg som UX designer skal kunne sikre at vi utvikler CGM journal til det beste for brukerne, er jeg avhengig av tett dialog med de som bruker systemet daglig. Alt handler om å forstå brukernes faktiske utfordringer, atferd og arbeidsflyt.
Først når det er helt klart for Kristin og CGM hva utfordringen handler om og hvilke implikasjoner den har på arbeidsprosesser, kan utviklingen begynne. Da designes mulige løsninger, som diskuteres og justeres, før den beste velges, testes, - og en prototype utvikles.
– Med en UX designprosess, jobber vi kontinuerlig med utvikling på brukernes premisser, samtidig som vi minimerer behovet for store endringer etter at noe er utviklet og lansert, sier hun.
Ingen «one-size-fits-all”
Valg av nytt journalsystem blir til syvendes og sist opp til hver enkelt lege og legekontor. Ikke alle systemer passer for alle.
Men uansett hva hver enkelt setter høyest, vil et større fokus på systemet og funksjonaliteten over tid – heller enn på selve byttet og endringsprosessen - være mer hensiktsmessig for de fleste. For vi bytter jo ikke journalsystem annethvert år.
Heldigvis.
