Apotheek Den Bonsen Hoek houdt meer tijd over voor patiëntenzorg dankzij CGM Track & Trace

Apotheker Fauzia Chitanie houdt van nieuwe dingen implementeren. Ze wil de apotheek daarmee zo efficiënt mogelijk laten draaien om daardoor zoveel mogelijk tijd over te houden voor patiëntenzorg. De implementatie van CGM Track & Trace vond ze toch wel wat spannend. Alle samenwerkende apotheken in Hellevoetsluis gingen op één dag over. Zou dat lukken en, zou het pakket doen wat het belooft?

Apotheek Den Bonsen Hoek werkt nauw samen met drie andere apotheken (zie kader onderaan dit artikel). Zij gebruikten verschillende modules van CGM APOTHEEK, maar een ander Track & Trace-systeem. Dat betekende de hele dag door switchen tussen verschillende schermen. "Ook al kost dat misschien maar een minuut, als je dat 30 keer per dag moet doen is dat toch veel tijd", zegt Fauzia. "Er komen veel telefoontjes binnen in de apotheek en er staan cliënten aan de balie. Als je dan ook nog twee of drie systemen moet raadplegen, dat werkt gewoonweg niet. Daarom wilden we over naar een compleet integraal systeem: het complete CGM-pakket. Werken met één systeem is gewoon 10 keer eenvoudiger en veel efficiënter, zeker gezien het personeelstekort."

Naadloos overstappen naar één toegankelijk systeem  

Fauzia zegt eerlijk dat ze voor de implementatie nog wat sceptisch was. Ze twijfelde of ze het haar team kon aandoen om weer met iets nieuws te komen. Maar op de oude manier doorwerken, kon ook niet langer. Ze koos ervoor om CGM Track & Trace op één dag te implementeren op alle vier de locaties. "Onze medewerkers rouleren: ze werken de ene dag in de ene apotheek en de andere dag in een andere. Het leek mij beter dat ze vanaf dezelfde dag overal met het nieuwe systeem aan de slag konden, inclusief de bezorgmodule. Dat was voor het team dat hier alles kwam installeren ook nieuw; ze adviseerden ons om het te spreiden. Toch heb ik doorgezet, hoe spannend ook, en het is gelukt dankzij de goede begeleiding. Het systeem is zo toegankelijk dat je zelfs als cluster – met 30 medewerkers – op één dag over kunt en het je eigen kunt maken."

Voordelen van één centraal en compleet Track & Trace-systeem  

Het grote voordeel van CGM Track & Trace is volgens Fauzia dat het zo’n compleet pakket is, met alle mogelijkheden om patiënten continu op de hoogte te houden. En, de assistenten vinden het veel makkelijker werken dan voorheen. "We werken met één centraal patiëntenbestand, waardoor veel processen zijn gecentraliseerd en recepten overal kunnen worden verwerkt. Vanuit elke apotheek binnen het cluster is alle informatie in Track & Trace beschikbaar. Als er bijvoorbeeld een stroomstoring is in een apotheek, kan een andere locatie het direct overnemen. Ook voor patiënten is dit prettig, omdat zij zelf kunnen kiezen bij welke apotheek ze hun geneesmiddel ophalen en zelfs last-minute wijzigingen kunnen doorgeven in het systeem."

Duidelijkheid voor de patiënt  

De informatieverstrekking richting patiënten verloopt heel goed, merkt Fauzia. Zij zien precies de status van hun recept, de verwerking, de bestelling en de levering. "Dat maakt het voor assistenten makkelijker om met patiënten te communiceren als zij bellen of aan de balie staan omdat alles op één scherm staat. Al onze medewerkers zijn in hart en nieren zorgmedewerkers die het goede willen doen voor de cliënt. Een pakket zoeken is natuurlijk ook goed doen, maar dat voelt wel heel anders."

Sneller en gerichter inspelen op de behoefte van de patiënt  

Het is ook prettig en efficiënt dat het systeem gekoppeld is aan het nummersysteem in de apotheek, vertelt Fauzia. Zo kunnen de assistenten zich beter voorbereiden, omdat ze direct aan het nummer zien dat mevrouw Jansen er is, welke medicatie zij komt ophalen en of het om een eerste uitgifte of een herhaling gaat.  

Meer kwaliteit van zorg

"Niemand mag onderschatten hoe waardevol het is om met één geïntegreerd systeem te werken", zegt Fauzia. Het maakt het contact met patiënten volgens haar makkelijker en verhoogt de kwaliteit van de zorg. "Wanneer je met meerdere systemen werkt, loop je meer risico’s: het overzicht ontbreekt sneller en dat maakt de zorg foutgevoeliger. Met één systeem is de medicatieveiligheid optimaal. Op dit systeem kunnen we vertrouwen."