SiO Helse tok steget inn i fremtiden med journalsystemet CGM Pridok

Hva skjer når en stor helsetjeneste bytter journalsystem? 
Hos SiO Helse ble overgangen til Pridok (nå CGM Pridok) mer enn en teknisk oppgradering – det ble starten på en ny måte å jobbe på.

- Success Story er ordet for vårt bytte til Pridok. Om ikke love story, sier seksjonsleder i SiO, Irene Hermansen.

Ordene faller lett, men de er ikke tomme. For SiO Helse, som har tusenvis av studenter med ulike helsefaglige behov, har journalsystemet alltid vært en av de viktigste komponentene i arbeidsflyten. Når beslutningen om å bytte system ble tatt for litt over to år siden, var det ikke fordi det gamle systemet ikke fungerte – men fordi organisasjonen ønsket å være i forkant og rigge seg for fremtiden.

SiO Helse er en sentral del av velferdstilbudet for studenter i Oslo og tilbyr tjenester innen allmennmedisin, psykisk helse, rådgivning og tannhelse. Med et mangfold av brukere og fagmiljøer stilles det høye krav til både struktur, tilgjengelighet og kvalitet.

Organisasjonen hadde allerede et journalsystem fra CGM som fungerte godt og dekket behovene der og da, men så samtidig at kravene til digital fleksibilitet og tilpasning ville øke i årene som kom. I vurderingen av fremtidige behov ble det tydelig at et webbasert system ville gi mer fleksibilitet og frihet.

CGM Pridok skilte seg ut som en løsning som kunne støtte både bredde og spesialisering i tjenestene. Systemet tilbød en moderne, nettbasert plattform som forenklet hverdagen og la til rette for bedre pasientopplevelser – samtidig som det kunne tilpasses ulike fagmiljøer.

Overgangen til CGM Pridok ble gjennomført høsten 2023, men startet lenge før med grundige forberedelser. Det ble satt sammen en intern prosjektgruppe med ansatte fra ulike fagmiljøer og stillinger. Arbeidet var omfattende, men nødvendig.

- Vi brukte ganske lang tid på å forberede oss. Det er en stor prosess, og det handler om å planlegge godt. Endring er alltid litt skummelt, og nettopp derfor var det ekstra viktig å være grundige, forteller Hermansen. 

Før selve implementeringen ble det gjennomført en grundig kartlegging av behov og arbeidsflyter. Det ble også opprettet et testmiljø, der ulike funksjoner kunne prøves ut i forkant. Dette ga de ansatte en forsmak på hvordan systemet fungerte og bidro til at overgangen ble mer forutsigbar. 

Overgangen ble rullet ut på tre ulike lokasjoner i Oslo. Det ble gjennomført opplæring gjennom en hel uke, med flere konsulenter fra Pridok til stede på hver lokasjon. Uken ble avsluttet med en felles fagdag for alle ansatte på Fornebu.

- Pridok var til stede hele veien. De tok ansvar med én gang når vi støtte på utfordringer og fulgte oss tett opp, og jeg tror det tok bare 14 dager før vi kunne si vi var trygge, forteller allmennlege og fastlege i SiO, Anders Sandvei.

 Overgangen gikk over all forventning. Takket være grundige forberedelser og et engasjert helsepersonell, ble innføringen så smidig som den kunne få blitt.

Når mange fagmiljøer skal jobbe side om side, trengs det både frihet og felleskap. CGM Pridok svarte på dette behovet med løsninger som kunne tilpasses hvert enkelt fagfelt, samtidig som systemet ivaretok en struktur som gjorde samarbeid på tvers enkelt.

Leger, psykologer, sykepleiere og rådgivere fikk verktøy som speilet deres arbeidsplattform. I praksis innebar det at hver faggruppe kunne jobbe med funksjoner og journalmaler tilpasset egne behov og rutiner. CGM Pridok er et system som støtter det faglige mangfoldet – i stedet for å standardisere det bort. 

- Man blir ofte fastlåst i de funksjonene man har. Men det viste seg at Pridok hadde de samme funksjonene – de bare het noe annet. I tillegg kom det mange nye funksjoner vi ikke visste at vi trengte, sier Sandvei.

Det webbaserte grensesnittet åpnet dessuten for større fleksibilitet i arbeidshverdagen.

Ansatte kan nå logge seg på uavhengig av sted – spesielt verdifullt i en organisasjon der digitale konsultasjoner og varierte arbeidshverdager er en del av normalen.

Integrasjonen med Helsenorge var også et viktig krav fra SiO Helse allerede før byttet til CGM Pridok. Med denne funksjonaliteten kan ansatte sende prøvesvar og meldinger digitalt, samtidig som pasientene kan bestille timer og motta informasjon på en sikker og strukturert måte. Det har gjort informasjonsflyten mer effektiv og frigjort tid fra manuell oppfølging.

- Kontorene som står foran et bytte i dag, vil sannsynligvis få glede av enda flere funksjoner fra start – et resultat av at Pridok hele tiden videreutvikles, forteller Sandvei videre.

Kun noen uker etter implementeringen var CGM Pridok en naturlig del av hverdagen. Overgangen ble gjennomført med færre utfordringer enn mange hadde sett for seg, og organisasjonen står igjen med en løsning som gir dem større fleksibilitet og bedre støtte i det daglige arbeidet.

- Det var ikke gitt at overgangen til nytt et journalsystem skulle bli en så positiv opplevelse, men det har det faktisk blitt, avslutter Hermansen.

Erfaringene viser at med god planlegging og en partner som tar ansvar, kan et stort systemskifte oppleves som et løft – ikke en belastning. For SiO Helse har investeringen i CGM Pridok handlet om mer enn teknologi: Det har vært en investering i en mer strukturert, smidig og fremtidsrettet helsetjeneste.

Les mer om CGM Pridok her