Zorggroep HuisartsenOZL en CGM ontwikkelen Dashboard Contactverdeling voor huisartsenpraktijken

Wilt u ook uw planning optimaliseren, piekbelasting voorkomen en uw patiënten de aandacht geven die ze verdienen? Ga dan aan de slag met het dashboard Contactverdeling in CGM Analytics! Met dit slimme dashboard krijgt u direct inzicht in het aantal en typen contacten binnen uw praktijk en wanneer deze gedurende de weekdag en uur plaatsvinden. Zo weet u meteen wanneer piekmomenten ontstaan, zodat u proactief kunt bijsturen om de werkdruk in uw praktijk te verdelen en uw zorgverlening te verbeteren. In dit artikel delen productspecialist Pieter Terpstra (CGM) en praktijkmanager / programmamanager Ton Willemsen (Zorggroep HuisartsenOZL) hun visie op het nieuwe dashboard en welke meerwaarde het biedt aan huisartsenpraktijken.

Efficiëntere praktijkvoering voor huisartsenpraktijken

CGM Analytics wordt regelmatig uitgebreid met nieuwe features. Eén ervan is het dashboard Contactverdeling, dat beschikbaar is voor alle gebruikers van CGM HUISARTS. “Het dashboard laat je via handige overzichten zien hoeveel en welke contacten er in de praktijk zijn. Deze kunnen per weekdag, per uur en per functie worden weergegeven. Daardoor weet je in één oogopslag hoe druk het is in de praktijk”, vertelt Pieter Terpstra, specialist CGM Analytics. “Zo kun je zien welke contacten het betreft (consulten, memo’s, herhaalrecepten et cetera), een zoektocht op deze contacttypes uitvoeren binnen een bepaalde periode (dag/maand/jaar) en ook een selectie op deze contactsoorten maken. Met dit slimme dashboard kunnen de werkzaamheden in de huisartsenpraktijk optimaler worden gepland. Ideaal voor huisartsenpraktijken die een efficiëntere praktijkvoering nastreven!”

Optimale afstemming van zorgaanbod

De wens voor deze overzichten komt oorspronkelijk van Ton Willemsen, praktijkmanager bij Huisartsenpraktijk Gulpen en Programmamanager Continuïteit Huisartsenzorg bij de zorggroep HuisartsenOZL (Huisartsen Oostelijk Zuid Limburg). Welke beweegreden lag hieraan ten grondslag? “Het doel van deze overzichten is om inzicht te verkrijgen in het verloop van de zorgvraag gedurende de dag, zowel wat betreft de frequentie als het type zorgvraag”, vertelt Willemsen. “Dit inzicht stelt ons in staat de zorgvraag te analyseren en te onderzoeken of er patronen te herkennen zijn, zodat het zorgaanbod hier zo optimaal mogelijk op kan worden afgestemd.”

Hij schetst een voorbeeld: “Stel, de overzichten laten zien dat er structureel een piek is op maandagochtend tussen 08.00 en 10.00 uur. Nadere analyse van deze piek kan uitwijzen dat een substantieel deel van de zorgvragen geen urgent karakter heeft en dat dezelfde kwaliteit van zorg ook geleverd had kunnen worden op een later moment. Een mogelijke interventie is om gerichter te communiceren via verschillende kanalen, zoals de website, een telefoonbandje, het wachtkamerscherm en de nieuwsbrief. Hiermee kun je patiënten laten weten dat zij op maandagochtend tussen 08.00 en 10.00 uur alleen kunnen bellen voor urgente zorgvragen. Dat zijn vragen die niet spoedeisend zijn, maar wel noodzakelijk. Voor overige vragen kunnen patiënten vanaf 10.00 uur contact opnemen. Dit kan bijdragen aan het verkorten van telefonische wachttijden en een evenwichtigere spreiding van de werkdruk gedurende de dag.”

Agenda-indeling afstemmen op zorgvraag

“Een tweede toepassingsgebied van de overzichten is het beoordelen in hoeverre het aantal en de typen zorgvragen aansluiten bij het beschikbare zorgaanbod zoals dat is ingericht in de agenda”, legt Willemsen uit. “Indien uit de data blijkt dat er over een periode van zes weken gemiddeld 35 e-consulten worden aangevraagd, terwijl de agenda slechts ruimte biedt voor 25 e-consulten, kan dit aanleiding zijn om de agenda-indeling te herzien en beter af te stemmen op de daadwerkelijke zorgvraag. Dit geldt in het bijzonder wanneer daarbij ook zichtbaar wordt dat het aantal fysieke consulten afneemt als gevolg van substitutie door e-consulten.”  

Hij concludeert: “Waar agenda-indelingen in veel praktijken momenteel grotendeels worden gebaseerd op voorkeur en inschatting, maken deze overzichten het mogelijk om keuzes te onderbouwen met objectieve en feitelijke gegevens.”

Duidelijk inzicht en betere planbaarheid

Pieter Terpstra is enthousiast over het nieuwe dashboard in CGM Analytics. “Naast het feit dat dit een leuke en interessante case was, en de samenwerking met de HuisartsenOZL bijzonder prettig is verlopen, vind ik het vooral mooi dat we met dit dashboard aan een directe gebruikersbehoefte hebben voldaan. Je krijgt nu in één keer duidelijk inzicht in de drukte van de praktijk en weet waar de eventuele knelpunten in de afgelopen tijd zaten in de praktijk. Vervolgens kun je op basis van deze informatie handelen en zorgen voor een betere planbaarheid; niet alleen van de patiënten, maar ook van de praktijkmedewerkers.”

“Wat ik bovendien extra mooi vind, is dat het dashboard onderdeel is van een prachtige module die uniek is dankzij de sterke interactie met het HIS CGM HUISARTS. Als gebruiker kun je direct vanuit CGM Analytics naar het patiëntendossier in ons huisartsensysteem gaan en weer terug. Ik nodig alle CGM HUISARTS-gebruikers daarom van harte uit om ook met CGM Analytics aan de slag te gaan. En met het dashboard Contactverdeling in het bijzonder natuurlijk.”