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Digitaler Dienstplan als Instrument der Mitarbeitergewinnung und -bindung

9. Juni 2023
Junge Medizinstudenten und ein Arzt sitzen auf einer Uni-Stiege.
Junge Medizinstudenten und ein Arzt sitzen auf einer Uni-Stiege.

Die Mitarbeitenden mit gescheiter Digitalisierung begeistern

Wie gelingt es Spitälern besser, Fachkräfte langfristig zu binden, effiziente Organisations- und Personalstrukturen und Mitarbeiterzufriedenheit in Einklang zu bringen? – Die digitale Dienstplanung ist ein wirksamer Ansatz dazu.

Der digitale Dienstplan ist ein wirksames Instrument, um Mitarbeitende, die wichtigste und zugleich sensibelste Ressource im gesundheitswirtschaftlichen Kontext, durch Einbindung in den Planungsvorgang und Anerkennung zu bestärken und damit eine Brücke zwischen den Anforderungen einer optimalen Ressourcenplanung und menschlichen Gesichtspunkten zu schlagen.

Mitgestaltungsrecht der Mitarbeiter

Jeder selbsterstellte Termin ist ein besserer Termin! Erwiesenermassen ordnet der Mensch Etwas das er selbst tut als wertiger ein. Dieses Phänomen gibt es branchenübergreifend. Auch Patientinnen und Patienten, die ihre Termine selbst online buchen, kommen signifikant häufiger zu einem Termin als andere, die dies nicht tun. Mit diesem Wissen ist eine regulierte, selbständige Dienstplanung für pflegende Mitarbeiter ein wichtiger Baustein, um der Führungskraft die Arbeit bei der Dienstplanung zu erleichtern. Darüber hinaus ist eine Dienstplanung, die Mitarbeitenden unter, im System vorgegebenen/definierten Rahmenparametern, selbst planen, eine Form von Mitgestaltungsrecht, die die Arbeit der Mitarbeitenden würdigt und ihnen angemessene Wertschätzung vermittelt.

Folgende Kernaussagen können über softwareunterstützte, regulierte Selbstplanung von Diensten getroffen werden:

– Bei einer regulierten, selbstständigen Dienstplanung reduziert sich die eigenständige Planung nicht auf die Freizeitwünsche der Mitarbeitenden, sondern ermöglicht auch, Dienstwünsche organisatorisch sinnvoll in die Planung einzuarbeiten.

– Die Arbeit der Führungskraft wird deutlich reduziert.

– Die Fehlzeitquote sinkt.

– Die Mitarbeitenden fühlen sich auf Augenhöhe wahrgenommen.

– Durch die im System hinterlegten Regulatorien behält die Führungskraft dennoch die finale Kontrolle über die Dienstplanung.

Diensttausch – virtuos gelöst

Der Diensttausch ist überall dort, wo Menschen in einem Schichtsystem arbeiten, eine maximale Herausforderung. Der Diensttausch tritt vermehrt auf, wenn Dienstpläne einer Organisation weit im Voraus erstellt werden.

Hier den Überblick zu behalten, ist für die Führungskraft eine echte Gratwanderung. Gesetzlichen Vorschriften (z.B. zur Einhaltung der Ruhephasen usw.) machen den Vorgang noch komplexer, da die Führungskraft diese für jeden infrage kommenden Tauschpartner überprüfen muss. Tendenziell wächst die Unzufriedenheit der Mitarbeitenden, je unstabiler ein Dienstplan ist. Nur ein zuverlässiger Dienstplan ist ein guter Dienstplan, denn die Sorge der Pflegekräfte, spontan einspringen zu müssen, belastet oft deren Ruhephase wie auch die Freizeit. Vor diesem Hintergrund ist der Diensttausch mit einer softwaregestützten Planung ein entscheidender Gewinn. Planen bzw. tauschen Mitarbeitende ihre Dienste in einem vorgegebenen Rahmen selbst, fühlen sie sich stärker daran gebunden und übernehmen ggfs. auch die Verantwortung für passenden Ersatz zu sorgen. Eine Win-Win-Situation für den Dienstplanenden und die Pflegekraft.

Des Weiteren ermöglicht die Software, gesetzlichen Vorgaben und Personalrichtlinien in die Planung mit einfliessen zu lassen. Gesetzlichen Vorgaben werden systematisch berücksichtigt Personalrichtlinien, die sich auf die Arbeitszeit beziehen, z.B. das Arbeitsruhegesetz oder die Wochenendruhe, werden von der Software bei einem Personaldiensttausch automatisch berücksichtigt. Ebenso werden bestimmte Qualifikationen, die für manche Tausch-Positionen beachtet werden müssen, in die Planung einbezogen.

Folgende Kernaussagen treffen auf softwaregestützte, regulierte Selbstplanung bei Diensttausch zu:

– Der Diensttausch erfolgt ohne Zeitverlust.

– Die Mitarbeitenden fühlen sich stärker verpflichtet, den Termin einzahlten und bei Ausfall die Verantwortung für Ersatz wahrzunehmen.

– Die Zufriedenheit und Planungssicherheit der Mitarbeitenden wachsen.

– Der Tausch ist im Sinne der Planfreigabe bereits geprüft.

– Gesetzlichen Vorgaben und Skills werden systematisch berücksichtigt.

Controlling und Fairness

Gerechtigkeit ist ein hohes Gut bei der Planung von Diensten, geht es in den Pflegeberufen doch oft darum, Wochenenddienste und Feiertage fair zu verteilen. Ohne eine signifikante Kennzahl werden die Diskussionen daher mitunter emotional geführt. Auch beim Diensttausch führt die Abwesenheit von Kennzahlen zu einem «natürlichen» Ungerechtigkeitsempfinden. Der Vorteil von einer softwaregeführten Dienstplanung ist hier bezeichnend; weniger Spekulation und sachlich geführte Diskussionen aufgrund von Fakten wie Zahlen führen zu einer «auch gefühlten» Fairness.

Die softwareunterstützte, regulierte Selbstplanung im Sinne von Fairness bietet folgende wichtige Vorteile:

– Fakten schaffen eine sachlich geführte Diskussion.

– Zufriedenheit und Gerechtigkeitsempfinden werden erhöht.

– Missverständnisse werden minimiert.

User Experience «joy of use»

Modernstes Design und eine intuitive Benutzerführung, die aus dem Gesundheitswesen kommt, erhöhen die Akzeptanz der User ungemein. Gerade die jüngere Generation ist mit «Gaming»-Software aufwachsen und erwartet zeitgemässe Computerprogramme.

Vorsprung im Wettbewerb um Fachkräfte – attraktiver Arbeitgeber werden 

Der Fachkräftemangel, vor allem im klinischen Bereich, ist eine der grossen Herausforderungen unserer Zeit. Der digitale Dienstplan mit seinen hier beschrieben Funktionen ist als Werkzeug im Wettbewerb um Fachkräfte ein wirksames Mittel, um als attraktiver Arbeitgeber zu punkten und dem Mangel an Fachkräften entgegenzuwirken.

Weitere Informationen

www.cgm.com/deu_de/produkte/krankenhaus/cgm-clinical-hrm.html

https://www.clinicum.ch

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