CompuGroup Medical
Synchronizing Healthcare

Découvrez tout sur la vision, la mission et les personnes qui façonnent CompuGroup Medical dans le monde. Vous trouverez également ici des informations, des documents et d'autres publications pour les investisseurs.

A propos de nous
CGM France
Carrière
Eine junge Frau telefoniert mit ihrem Smartphone, während sie einen Tablet-PC hält
Côté presse
Eine Person sitzt auf einem Sofa und tippt auf einem Laptop, vor ihr steht eine Tasse

Vacances : les bonnes pratiques avant de fermer son cabinet dentaire

8 juillet 2021 | CompuGroup Medical
cabinet dentaire en congé

Ah les vacances, le soleil, la mer, la montagne, la déconnexion, les cocktails… Nous en rêvons tous depuis de longs mois ! Et ca y est nous y sommes et vous allez bientôt pouvoir profiter d’un repos bien mérité. Mais le départ en vacances peut être synonyme de stress pour certains d’entre nous. Avant de prendre le large l’esprit tranquille, il est donc nécessaire de préparer son départ en avance.

Découvrez dès maintenant 4 conseils d’organisation avant de fermer votre cabinet dentaire qui vous permettront de partir l’esprit léger !

 

Conseil n°1 : priorisez, déléguez et organisez-vous avec une liste de tâches

Avant le grand départ, déchargez votre esprit en posant sur papier les tâches à réaliser impérativement. N’hésitez pas à vous faire une liste pour ne rien oublier et ne pas accumuler trop d'informations. Le départ en vacances doit être une source de plaisir et non de stress. Sur cette liste, essayez de hiérarchiser ces missions en fonction de leur priorité et de leur importance.

Vous travaillez dans un cabinet dentaire avec plusieurs collaborateurs ? Pensez également à vous réunir en amont avec votre équipe pour créer un planning de vacances. Cela permettra à chacun de savoir qui est présent et qui peut éventuellement gérer des remplacements ou des urgences. Pensez à matérialiser cette organisation au sein d’un document récapitulatif : tâches à déléguer, remplaçants, dossier patient délicat, contact d’urgence…

Si vous souhaitez garder un œil sur ce qu’il se passe en votre absence, vous pouvez également demander à un confrère de vous envoyer un rapport hebdomadaire ou journalier de quelques lignes sur les dossiers traités et sur le reste à faire à votre retour.

 

Conseil n°2 : informez vos patients et vos collaborateurs

Il est indispensable d’informer vos patients avant votre départ en vacances. En effet, vous avez le devoir déontologique d’assurer un bon suivi médical et dentaire tout au long de l’année.

Les informer en amont de vos dates de congés

Avant de fermer votre cabinet dentaire, prenez le temps de prévenir vos patients en amont. N’hésitez pas à partager vos dates de congés plusieurs semaines à l’avance afin d’éviter les déconvenues. Vous pouvez les avertir de diverses manières :

  • de vive voix
  • lors d'échanges téléphoniques
  • sur la devanture de votre cabinet, à l’accueil ou en salle d’attente
  • sur votre site web ou votre plateforme de rendez-vous en ligne
  • en envoyant des notifications/SMS/emails à votre patientèle

Pensez à un numéro d’urgence

Durant vos congés, allez-vous fermer votre cabinet ou faire appel à un remplaçant ?

Si vous partez sur le premier cas de figure, il vous faudra en amont réfléchir à un numéro d’urgence à communiquer à vos patients : confrères aux alentours, hôpitaux, cliniques… L’essentiel est de ne pas laisser vos patients sans recours en cas d’urgence.

Dans le cas où vous vous feriez remplacer, la question du numéro d’urgence ne se pose plus. Cependant, prenez le temps de faire une bonne passation en lui communiquant le maximum d’informations et en lui mettant à disposition les bons documents.

Une fois en vacances, gardez le contact avec eux

Pour ne pas être submergé lors de la reprise, il est pertinent de garder un œil sur les rendez-vous et les questions posées. Quelques minutes par jour, échangez avec vos patients sur des sujets nécessitant votre intervention. C’est possible grâce à l’application mobile XDENT et XINFO Clinic

 

Conseil n°3 : libérez-vous l’esprit avec l’agenda et la prise de rendez-vous en ligne

Même si votre structure et votre standard téléphonique sont fermés, ne passez pas à côté de la prise de rendez-vous en ligne ! Libérez-vous du temps en laissant vos patients prendre rendez-vous en ligne 24h/24 ET 7j/7 selon vos propres critères. Ce service va vous permettre d’augmenter votre visibilité, de réduire les rendez-vous non honorés, de libérer votre secrétaire des tâches chronophages... De plus, au-delà de l’aspect économique, cela va donner à votre cabinet une image positive et renforcer la satisfaction de vos patients.

Le logiciel de gestion dentaire XDENT et son module connecté CLICKDOC offrent cette fonctionnalité. Depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone, vos patients pourront prendre rendez-vous en quelques clics sur clickdoc.fr !

Par ailleurs, pour éviter le rush et le stress du retour, il peut être utile d’organiser son retour et de préparer en amont les dossiers à traiter en priorité à votre retour. Profiter d’un agenda disponible en ligne pour organiser son retour est un réel avantage !

En quelques minutes, vous pourrez alors visualiser votre planning, mettre à jour vos disponibilités, regarder vos prochains rendez-vous à venir, vérifier si vous n’avez pas de rendez-vous sur liste d’attente ou qui nécessitent d’être reprogrammés. Grâce à l'agenda en ligne synchronisé à XDENT vous pourrez bénéficier d’une très bonne visibilité sur votre planning et ainsi anticiper votre semaine de reprise.

 

Conseil n°4 : faites le point sur l’activité de votre cabinet dentaire

Après plusieurs mois d’activité, le départ en vacances peut aussi être le bon moment pour faire le point sur votre organisation, vos objectifs et la performance de votre cabinet dentaire. N’hésitez pas à visualiser vos indicateurs de performances : nombre de rendez-vous, nouveaux patients, pourcentage d’actes réalisés par type… En fonction des résultats et de vos objectifs, vous pourrez alors réorienter votre production journalière.

Faites un grand rangement dans votre cabinet dentaire. Chez soi comme au travail, il est agréable de faire un grand ménage avant de partir ! Ainsi, à votre retour, vous pourrez profiter d’un espace de travail opérationnel et bien ordonné. Ce ménage passe dans un premier temps par le rangement de vos différents dossiers. Assurez-vous que tout soit en ordre et réglez les derniers détails : vérifiez vos stocks, faites le point sur les commandes laboratoires, les réceptions à venir, le règlement de vos différentes factures...

Ce départ en vacances imminent est aussi une bonne occasion pour effectuer une veille sur le secteur. Outils de gestion, formations à effectuer, nouveaux matériaux, actualités réglementaires… Vous n’êtes pas entièrement satisfait par votre logiciel actuel ? C’est peut-être l’occasion de découvrir les nouveautés et trouver un logiciel qui correspond à vos besoins.

Comme nous avons pu le découvrir, il est possible de fermer son cabinet dentaire en toute tranquillité. Une bonne anticipation, une communication cohérente et un logiciel de gestion performant sont vos meilleurs alliés !

Il est temps de vous souhaiter de bonnes vacances !

Ça pourrait aussi vous intéresser…
Mentions légales