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1. Objet de la Politique Données Personnelles
La société CompuGroup Medical France SAS (ci-après « CGMF ») commercialise la suite logiciel Libellia, destinée à la gestion et au traitement des données de santé dans un environnement sécurisé.
Naturellement nous nous conformons aux différentes prescriptions de loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après “loi Informatique et Libertés“), et au Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 (ci-après “RGPD“) à compter de son entrée en application.
La présente Politique Données Personnelles décrit dans le détail la nature des données que vous nous confiez, les informations que nous vous réclamons, le traitement consécutif de ces informations ainsi que vos droits au regard de la loi Informatique et Libertés et du RGPD. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir prendre le temps de lire attentivement et dans son intégralité notre Politique Données Personnelles.
Vous pouvez téléchargez la présent Politique Données Personnelles à l’adresse https://libelliacgm.fr.
Pour toute question concernant notre Politique Données Personnelles, vous pouvez à tout moment nous contacter en écrivant à support@libellia-fr.cgm.com ou à l'adresse suivante : CompuGroup Medical France, Service Clients, 55 av. des Champs Pierreux, 92012 Nanterre cedex. Dans ce cadre, nous vous recommandons de nous formuler votre demande de façon claire et concise, sans communiquer d’information qui serait inutile à la gestion de votre demande, et en privilégiant l’envoi de votre demande par courrier postale plutôt que par internet.
2. Identité du responsable de traitement et destinataires
CGMF est le responsable du traitement pour la collecte et le traitement (i) des Données Contractuelles et d’Inscription et (ii) des Données d’Exploitation Technique (décrites à l’article 3) dont la finalité principale est, l’utilisation du Service Libellia, et l’amélioration de performance de ces Services. Ce traitement est nécessaire à l’exécution des contrats auxquels vous êtes partie en application des Conditions Générales d‘Utilisation du Service Libellia (ci-après les « Contrats »).
Informations relatives à CGMF :
CompuGroup Medical France SAS
55, av. des Champs Pierreux
92012 Nanterre cedex
RCS Nanterre 479 076 929
Tél. : 01 80 42 04 04
Le délégué à la protection des données est : M. Eric Le Quellenec, qui peut être contacté à l’adresse dpo.fr@cgm.com.
CGMF est sous-traitant dans le cadre des traitements de données à caractère personnel qu’elle collecte pour votre compte, à savoir (i) les Données de santé et (ii) les Données de paiement en ligne. Concernant le traitement des données à caractère personnel précitées (décrites à l’article 4), chaque utilisateur est responsable de traitement pour les Données de Santé. CGMF, en tant que sous-traitant, ne peut intervenir sur ces données personnelles de l’utilisateur que selon ses instructions, conformément à l’article 4.
Les destinataires de vos données personnelles sont : (i) le personnel de CGMF (ii) CompuGroup Medical SE et ses filiales.
3. Cas dans lesquels CGMF est responsable de traitement : les finalités du traitement des données personnelles collectées, leurs durées de conservation et leur suppression
Pour l'utilisation des Services Libellia qu'elle propose, CGMF enregistre les types de données suivants :
3.1 Données Contractuelles et d'Inscription
Les données Contractuelles et d’Inscription servent à la création de votre compte utilisateur.
CGMF ne stocke et ne traite les données à caractère personnel dont elle prend connaissance dans le cadre de la relation contractuelle et commerciale, que dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat, notamment la commande et le suivi du client.
Les données suivantes doivent obligatoirement être renseignées : -
Il est expressément recommandé à l’utilisateur de changer régulièrement son mot de passe !
Les données suivantes peuvent également être indiquées en option :
Les Données Contractuelles et d’Inscription collectées dans le cadre des Services sont stockées par CGMF en France et conservées le temps strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale par CGMF.
Nous nous engageons, conformément à la loi Informatique et Libertés, à supprimer toutes les Données Contractuelles et d’Inscription lors de la résiliation de votre contrat.
Toutefois, nous sommes légalement tenus de respecter une durée de conservation des données en vertu du droit commercial et du droit fiscal, qui peut être supérieure à la durée convenue dans le contrat.
3.2 Données d'Exploitation Technique
Les Données d'Exploitation Technique sont nécessaires au bon fonctionnement des Services tels que définis dans les Contrats, à la sécurité et à l’amélioration desdits Services.
Lorsque vous utilisez nos Services, les données suivantes sont temporairement enregistrées en vue de garantir la sécurité du système :
Les Données d'Exploitation Technique sont stockées par CGMF en France et conservées aussi longtemps que le fonctionnement technique l'exige, elles seront cependant supprimées au plus tard lors de la résiliation de votre contrat.
4. Cas dans lesquels CGMF est sous-traitant : les finalités du traitement des données personnelles collectées, leurs durées de conservation et leur suppression
4.1 Données de santé des patients
Des données de santé (ci-après « Données de Santé »), peuvent être collectées par CGMF dans le but uniquement de les transmettre soit aux Professionnels de Santé soit au patient, dans le cadre des différents Services Libellia, notamment :
· Dans les cas de création ou de mise à jour du dossier médical patient par le Professionnel de Santé. Un certain nombre d'informations seront enregistrées afin de permettre la prise en charge médicale du patient (identité, antécédents, mesures, allergies, prescriptions, etc.).
· Dans les cas de prescription médicamenteuse réalisée via le module Synapse intégré à Libellia. Les données de prescription sont enregistrées dans le dossier patient et peuvent être transmises sous forme d'ordonnance numérique.
· Dans les cas de partage de documents entre le Professionnel de Santé et les autres acteurs du parcours de soin via le Dossier Médical Partagé (DMP). Les documents pourront être consultés par les Professionnels de Santé autorisés via les services de l'Assurance Maladie.
· Dans les cas de vérification de l'identité du patient via le téléservice INSi. Les données d'identité sont transmises aux services de l'Assurance Maladie afin de récupérer ou qualifier l'Identité Nationale de Santé (INS) du patient.
· Dans les cas d'enregistrement d'un acte vaccinal réalisé par le Professionnel de Santé. Les données de vaccination (vaccin administré, numéro de lot, date) sont enregistrées dans le dossier patient.
Dans ce contexte, CGMF est sous-traitant et n’agit que sur instruction du patient.
Les Données de Santé sont soumises, notamment concernant les exigences de sécurité, à la loi Informatique et Libertés et au Code de la santé publique et sont traitées avec une attention particulière par CGMF.
L’hébergement de Données de Santé est réalisé conformément aux conditions fixées par les articles L.1111-8 et R.1111-9 à R.1111-14 du Code de la santé publique relatives à l’hébergement de Données de Santé à Caractère Personnel. Ces dispositions ont pour objectif d’organiser et d’encadrer le dépôt, la conservation et la restitution des Données de Santé à Caractère Personnel, dans des conditions de nature à garantir leur confidentialité et leur sécurité.
Dans le cadre du Service Libellia, l’hébergement des données de santé est réalisé par hébergeur agréé de données de santé : Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond Washington 98052, Etats-Unis d’Amérique
Les Données de Santé recueillies dans le cadre de l'utilisation du Service Libellia sont transmises et enregistrées sous forme chiffrée ou sécurisée et séparément de tous les autres types de données. Ni le personnel de CGMF ou personnel d'autres sociétés qui pourraient être associés à la sauvegarde de vos Données de Santé, ni les tiers ne peuvent consulter vos Données de Santé.
Uniquement vous et les personnes et organismes que vous autorisez expressément sont en mesure de consulter les Données de Santé. En effet, et notamment dans le cadre de l’article 3 point 3 des CGU du Service Libellia, lorsque vous décidez d’utiliser la demande de rendez-vous assistée du Service Libellia pour solliciter un rendez-vous chez un Professionnel de Santé qui ne propose pas de créneaux spécifiques de disponibilité, votre consentement préalable est demandé à chaque fois, pour la transmission de votre demande à CGMF, ainsi qu’à son prestataire de télésecrétariat, filiale de CGM SE, uniquement dans le but (i) de contacter le Professionnel de Santé concerné pour lui faire part de votre demande de rendez-vous assistée, (ii) puis de pour revenir vers vous afin de vous tenir informé du résultat. Dans l’hypothèse où votre demande de rendez-vous assistée est effectuée pour l’un de vos proches tels que vos enfants, alors vous vous engagez et garantissez avoir préalablement recueilli le consentement libre et éclairé du proche concerné par la demande de rendez-vous assistée, et agir dans l’intérêt de ce dernier.
Les Données de Santé sont stockées par CGMF en France.
En tant que responsable du traitement relatif à vos Données de Santé, vous, en tant qu’utilisateur des Services, définissez la durée de conservation de vos Données de Santé. Vous pouvez demander par écrit à CGMF de les supprimer dans un délai raisonnable, selon les modalités de l’article 5. Ces Données de Santé seront supprimées par CGMF au plus tard lors de la résiliation de vos Contrats.
Les données relatives à vos demandes de rendez-vous assistées du Service CLICKDOC en application de l’article 3 point 3 des CGU seront supprimées par CGMF et son prestataire de télésecrétariat après vous avoir communiqué la réponse du Professionnel de Santé concerné, ou au plus tard 7 jours après réception de votre demande de rendez-vous.
5. Garantie de l’exercice de vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement des données à caractère personnel vous concernant. Vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit à la portabilité des données. Vous disposez enfin d’un droit à la limitation du traitement, du droit de vous opposer au traitement et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès.
Vous avez le droit de révoquer à tout moment les consentements exprimés auprès de CGMF, avec effet pour l’avenir.
Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à support@libellia-fr.cgm.com ou à l’adresse suivante : CompuGroup Medical France, Service Clients, 55 av. des Champs Pierreux, 92012 Nanterre cedex.
Conformément à la loi, vous disposez du droit légal d'introduire toute réclamation auprès d'autorités de contrôle compétentes, telles que la CNIL en France : www.cnil.fr
6. Outils d'analyse du site internet et des applications mobiles Libellia
Nous utilisons un logiciel d’analyse pour déterminer la fréquence d’utilisation et le nombre d’utilisateurs de notre site Internet et des applications mobiles, par le biais de cookies. Avec votre consentement, les informations collectées sur l’utilisation (y compris votre adresse IP anonymisée) sont sauvegardées sur nos serveurs pour une analyse d’utilisation, aux fins exclusives d’optimisation de nos pages Internet. Votre adresse IP est immédiatement anonymisée dans le processus. Vous n’êtes alors plus identifiable pour nous. Les informations sur votre utilisation du présent site ne sont pas transmises à des tiers.
Si vous n’êtes pas d’accord avec le stockage et l’analyse de ces données de votre visite, vous pouvez bloquer le stockage et l’analyse en procédant comme suit :
Site internet :
Applications mobiles :
Si vous n’avez pas déjà refusé, votre visite sur Libellia sera saisie par le logiciel d’analyse et conservée pendant une durée n’excédant pas 13 mois.
7. Cookies & Pixel Tags
Les « cookies » sont des fichiers qui nous permettent de stocker des informations sur votre ordinateur et qui perdurent au-delà de votre visite. Nous ne plaçons un cookie que si vous ne consentez pas à l’analyse. Le contenu du cookie se limite à l’indication de la décision d’opt-out pour l’analyse (voir aussi l’article 5) sur le Site internet et les Applications mobiles. L’utilisation de Libellia est également possible sans restriction si vous refusez les cookies.
Nous n’utilisons pas de Pixel Tags.
8. Obligation du personnel de CGMF et mandataires de CGMF quant à la protection des données
Nous limitons l'accès aux Données Contractuelles et d’Inscription et Données d'Exploitation Technique aux seuls salariés de CGMF et mandataires de CGMF tels que définis à l’article 2, dont l'activité nécessite ces informations dans le but de fournir les Services conformément aux Contrats Ces personnes sont tenues de respecter la présente Politique Données Personnelles, sont soumises au devoir de confidentialité. Toute violation de ces obligations de confidentialité peut faire l'objet d'un renvoi et de poursuites judiciaires. Le personnel CGMF et mandataires CGMF n'a aucun accès aux Données de Santé traitées dans le cadre de l’utilisation des Services.
9. Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre les mesures de sécurité adaptées afin de protéger les Données Contractuelles et d’Inscription, les Données d'Exploitation Technique et les Données de Santé de tout accès non autorisé et de toute modification, divulgation et suppression non autorisées. Ces mesures incluent des contrôles internes de nos procédures de collecte, de sauvegarde et de traitement des données, ainsi que des mesures de sécurité visant à protéger de tout accès non autorisé les systèmes sur lesquels nous stockons ces données.
10. Exécution par CGMF de la Politique Données Personnelles
CGMF contrôle régulièrement et en permanence le respect de la présente politique de confidentialité. Si CGMF venait à recevoir des actes formels de recours, elle contactera l'auteur du recours en vue de résoudre les éventuelles réclamations concernant l'utilisation de données personnelles. CGMF s'engage à coopérer pleinement avec les autorités compétentes, y compris les autorités locales de protection des données.
11. Modification de la Politique Données Personnelles
La présente Politique Données Personnelles peut être soumise, le moment venu, à des modifications. En règle générale, il s'agit de changements mineurs. Nous publions toute modification relative à la Politique Données Personnelles. En cas de modification non minime de la Politique Données Personnelles, vous serez averti par courrier ou courrier électronique dans un délai de 30 jours.
Nous tenons à votre disposition et sur support durable la Politique Données Personnelles qui vous est applicable.